{"id":8435,"date":"2016-12-21T15:25:55","date_gmt":"2016-12-21T15:25:55","guid":{"rendered":"https:\/\/website.doo.net\/?p=8435"},"modified":"2018-05-11T13:01:30","modified_gmt":"2018-05-11T12:01:30","slug":"erfolgreiche-events-organisieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2016\/12\/21\/erfolgreiche-events-organisieren\/","title":{"rendered":"10 Tipps, wie Sie erfolgreiche Events organisieren"},"content":{"rendered":"

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Wer erfolgreiche Events organisieren m\u00f6chte, braucht drei wichtige G-Zutaten: Grips, Gesp\u00fcr und auch ein bisschen Gl\u00fcck.<\/span>

\"Erfolgreiche

Schritt f\u00fcr Schritt zur perfekten Veranstaltung<\/p><\/div> W\u00e4hrend Letzteres nicht zu erzwingen ist, haben Sie es bei den ersten Beiden selbst in der Hand. Egal ob Tagung oder Festival, ob Fachmesse oder Schulung: Bei der Eventorganisation gelten stets einige Grundregeln. Wer sie beachtet, kommt sicher ans Ziel.<\/span> Die folgenden zehn Tipps sollen Ihnen helfen, unvergessliche Veranstaltungen zu organisieren.<\/span><\/p>\n

1. Erst kommt der erste Schritt, dann der zweite<\/strong><\/span><\/h2>\n

Jedes Event beginnt mit einer Idee. Jedes! Bevor nicht klar ist, was eigentlich weshalb veranstaltet werden soll, brauchen Sie auch nicht \u00fcber Zeit, Ort und Teilnehmerzahl nachdenken. Deshalb: Wollen Sie Events organisieren, dann machen Sie den ersten Schritt vor dem zweiten!<\/span> Also: Was ist das Ziel Ihres Events? M\u00f6chten Sie sich mit Gleichgesinnten \u00fcber ein aktuelles Thema aus dem Medizinbereich austauschen, dann bietet sich ein \u00c4rztekongress zu diesem Thema an. Sollen die Schiedsrichter Ihres Sportverbandes zum neuen Regelwerk geschult werden, dann organisieren Sie ein Seminar dazu. Sie sind Spirituosenh\u00e4ndler und wollen Ihren Whisky-Absatz steigern? Das l\u00e4uft wohl auf ein Tasting hinaus.<\/span><\/p>\n

2. Wo, wann, wie viele \u2013 und wer genau eigentlich?<\/strong><\/span><\/h2>\n

Steht das Thema, beginnt die organisatorische Arbeit. Ein Termin muss gefunden, eine Location gebucht werden. Klingt simpel, ist es aber nicht.<\/span> Zuvor m\u00fcssen Sie n\u00e4mlich Ihre Zielgruppe definieren. Organisieren Sie eine Bildungsmesse, dann macht es keinen Sinn, diese in die Sommerferien zu legen \u2013 diejenigen, die Sie erreichen wollen, liegen dann am Strand. Genauso bringt es nichts, f\u00fcr den Jahreskongress der ortsans\u00e4ssigen Philatelisten den 300-Mann-Saal zu reservieren, wenn doch eh nur 30 Leute kommen.<\/span> Sobald Datum und Austragungsort eingegrenzt sind, sollte beides schnellstm\u00f6glich festgezurrt werden \u2013 inklusive Buchung der Halle oder des Tagungszentrums.<\/span><\/p>\n

3. Die richtigen Speaker finden<\/strong><\/span><\/h2>\n

Ein Kongress wird nicht automatisch erfolgreich, nur weil das Thema spannend ist. Ihnen muss es auch gelingen, Speaker einzuladen, die Interessantes dazu beizutragen haben.<\/span> Wie Sie die richtigen Referenten, Seminarleiter oder Messeverk\u00e4ufer finden, haben wir Ihnen bereits ausf\u00fchrlich<\/span> in einem anderen Beitrag<\/span><\/a> beschrieben. Grunds\u00e4tzlich sind eigene Erfahrungen die besten, buchen Sie also vor allem Speaker, die Sie selbst schon gesehen haben. Aber auch in Youtube-Videos k\u00f6nnen Sie sich ein Bild von Personen machen.<\/span> \u00dcbrigens: Viele G\u00e4ste kommen gar nicht vordergr\u00fcndig wegen eines bestimmten Themas, sondern wegen einzelner Referenten. Die richtigen K\u00f6pfe sind deshalb die halbe Miete.<\/span><\/p>\n

4. Nicht nur Events organisieren, sondern auch kommunizieren<\/strong><\/span><\/h2>\n

Klappern geh\u00f6rt zum Handwerk \u2013 und das gilt vor allem f\u00fcr Veranstaltungsplaner. Gehen Sie mit Ihrem Event fr\u00fchzeitig an die \u00d6ffentlichkeit. W\u00e4hlen Sie jene Kan\u00e4le, \u00fcber die Sie Ihre Zielgruppe auch erreichen. Eine wissenschaftliche Tagung f\u00fcr Psychologen m\u00fcssen Sie nicht mit einer teuren Anzeigenkampagne in Tageszeitungen ank\u00fcndigen, sollten sie sehr wohl aber in Fachpublikationen wie \u201ePsychologie heute\u201c platzieren.<\/span> Nutzen Sie auch die sozialen Medien<\/span><\/a>. Im Zweifel brauchen Sie f\u00fcr Ihre Veranstaltung keine Webseite, sollten aber auf Facebook eine Seite f\u00fcr Ihr Event anlegen. Bitten Sie Ihr Twitter-Netzwerk, Ihr Event zu streuen. So erfahren auch deren Kontakte von Ihrer Veranstaltung.<\/span>

\"Erfolgreiche

Mit Eventmarketing in 3 Schritten erfolgreiche Events organisieren<\/p><\/div> \u00a0<\/p>\n

5. Bereiten Sie alle wichtigen Informationen gut auf<\/strong><\/span><\/h2>\n

Egal ob Sie bei der Vermarktung Ihres Events auf Anzeigen, Flyer, Social Media oder direkte Einladungs-E-Mailings setzen: Beantworten Sie stets die W-Fragen Was, Wann, Wo, Wer und Wie viel.<\/span> Alles dar\u00fcber hinaus ist die hohe Kunst der \u00dcberzeugung. Machen Sie Lust auf Ihr Event. Vermitteln Sie Ihrer Zielgruppe, dass sie etwas verpasst, wenn sie nicht teilnimmt. Mittel daf\u00fcr sind eine ansprechende Gestaltung der Werbung und der Einladungen, vor allem aber einfach guter Content.<\/span> Und: Denken Sie auch an die Presse. Redaktionelle Beitr\u00e4ge in Zeitungen sind kostenlose Werbung. Versorgen Sie Journalisten deshalb mit Material, aus dem sie einen guten Artikel verfassen k\u00f6nnen.<\/span><\/p>\n

6. Stetig senden, um die Spannung hochzuhalten<\/strong><\/span><\/h2>\n

Und genau dieser Content darf Ihnen nie ausgehen. Stellen Sie sich vor, Sie k\u00fcndigen Ihre Messe ein halbes Jahr vorm Termin an \u2013 und dann herrscht Funkstille. Wer wird dann wohl noch kommen?<\/span> \u00dcberlegen Sie sich also, wenn Sie Events organisieren, von Anfang an einen Content-Plan: Wann wollen Sie welche Information ver\u00f6ffentlichen, wie oft und in welchen Abst\u00e4nden mit Neuigkeiten aufwarten?<\/span> Die<\/span> Bandbreite der Inhalte ist dabei riesig<\/span><\/a>. Schreiben Sie regelm\u00e4\u00dfig \u00fcber neue Referenten Ihrer Tagung, f\u00fchren Sie kurze Interviews mit prominenten Teilnehmern und ver\u00f6ffentlichen diese als Video auf der Eventseite auf Facebook. Vor allem: Bloggen, twittern, schreiben Sie. Kurzum: Zeigen Sie sich.<\/span><\/p>\n

7. Ticket-Shop und Booking: Nicht ohne (m)eine Software<\/strong><\/span><\/h2>\n

Ob mit Eintritt oder ohne: So oder so spielt das Thema Booking f\u00fcr Sie eine wichtige Rolle. Sei es, weil die Teilnehmerzahl nach oben begrenzt ist. Sei es, weil Sie m\u00f6glichst viele Tickets an den Mann bringen wollen.<\/span> Ohne eine Event-Booking-Software bzw. Event-Registration-Software geht es nicht. Entsprechende Anmelde-Tools k\u00f6nnen Sie direkt auf Ihrer Web- oder Facebookseite einbauen und den gesamten Buchungsprozess dar\u00fcber laufen lassen. Zugleich erhalten Sie alle n\u00f6tigen Daten Ihrer Teilnehmer und k\u00f6nnen die Bezahlung der Eintrittspreise dar\u00fcber abwickeln. Dar\u00fcber hinaus steht Ihnen eine Vielzahl an Analysetools zur Verf\u00fcgung, damit Sie stets den \u00dcberblick \u00fcber die Auslastung Ihres Seminars, Kongresses oder jeglicher anderer Veranstaltung behalten.<\/span> Wie das alles geht? Wir von doo sind die Experten und<\/span> beraten Sie gern<\/span><\/a>.<\/span><\/p>\n

8. Systematisches Teilnehmermanagement betreiben<\/strong><\/span><\/h2>\n

Schon bei der Anmeldung haben Sie im Idealfall wichtige Teilnehmerdaten gesammelt. Ansonsten sollten Sie dies w\u00e4hrend Ihres Events noch nachholen. Die Informationen sind f\u00fcr Sie Gold wert.<\/span> Einfacher, als neue Kunden zu gewinnen, ist es n\u00e4mlich, bestehende Kunden zu halten. Gleiches gilt f\u00fcr Teilnehmer einer Veranstaltung. Arbeiten Sie deshalb mit Ihren G\u00e4sten. Geizen Sie im Vorfeld nicht mit Unterlagen und schicken Sie Messeteilnehmern den Ausstellerkatalog als PDF zu. Fragen Sie Xing-, LinkedIn- und Twitter-Konten ab und suchen Sie auf diesen Plattformen mit Ihren G\u00e4sten das Gespr\u00e4ch. Im g\u00fcnstigsten Fall teilen sie Ihr Event in den sozialen Netzwerken und werben kostenlos f\u00fcr Sie.<\/span><\/p>\n

9. Bringen Sie Ihre G\u00e4ste zusammen<\/strong><\/span><\/h2>\n

Ob Konferenz oder Firmenfeier, Seminar oder Messe: Die Teilnehmer reisen nicht nur an, um Speakern, Dozenten oder Verk\u00e4ufern zuzuh\u00f6ren. Sie wollen auch mit anderen G\u00e4sten ins Gespr\u00e4ch kommen. Schaffen Sie bei Ihrem Event entsprechende R\u00e4ume zum Small Talk und zur Diskussion.<\/span> Wie Sie das tun k\u00f6nnen? Ganz einfach: Bemessen Sie die Pausen \u00fcppig, laden Sie zum Kaffee oder nach dem Tagungsprogramm zum gemeinsamen Aperitif ein. So l\u00f6sen Sie die Zungen und schaffen eine angenehme Atmosph\u00e4re.<\/span> Ein probates Mittel sind auch Workshops. In kleinen Gruppen redet es sich einfacher.<\/span> Scheuen Sie sich nicht vor den modernen Medien. Laden Sie Ihre Teilnehmer ein, auf Twitter unter einem Hashtag zu diskutieren. So ergeben sich oft auch Gespr\u00e4che au\u00dferhalb der Virtualit\u00e4t.<\/span><\/p>\n

10. Nach dem Event ist vor dem Event<\/strong><\/span><\/h2>\n

Fu\u00dfballfans k\u00f6nnen den alten Sepp-Herberger-Spruch schon nicht mehr h\u00f6ren: Nach dem Spiel ist vor dem Spiel. Wir holen ihn hier trotzdem nochmal raus \u2013 weil er f\u00fcr Eventplaner ganz wichtig ist.<\/span> Eine Veranstaltung ist n\u00e4mlich nicht vorbei, nur weil sie vorbei ist. Bereiten Sie ihr Event nach und versorgen Sie Ihre Teilnehmer mit Impressionen und Bonusmaterial. Stellen Sie ein Video mit den Highlights der Podiumsdiskussion ins Netz. Bieten Sie auf einem Portal Datenbl\u00e4tter der Produkte zum Download an, die auf Ihrer Messe zu sehen waren. Nicht nur die Teilnehmer werden sich dar\u00fcber freuen, sondern auch all jene, die nicht dabei sein konnten.<\/span> Auf diese Art transportieren Sie ein positives Bild Ihrer Veranstaltung nach au\u00dfen. So gewinnen Sie bereits die ersten Teilnehmer f\u00fcr das n\u00e4chste Mal, wenn sie wieder mal Events organisieren.<\/span><\/p>\n

Fazit<\/strong><\/span><\/h2>\n

Es ist gar nicht so schwer, gute und erfolgreiche Events zu organisieren. Das richtige Thema, die passenden Speaker, interessierte Teilnehmer \u2013 das ist der ideale Mix f\u00fcr eine spannende Veranstaltung. Der Rest ist Handwerk, das man erlernen kann oder bei dem Event-Profis wie wir von doo sehr gern behilflich sind.<\/span>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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