{"id":16455,"date":"2024-08-12T16:18:21","date_gmt":"2024-08-12T15:18:21","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.doo.net\/de\/knowhow\/?p=16455"},"modified":"2025-04-24T08:23:38","modified_gmt":"2025-04-24T07:23:38","slug":"intelligente-integration-von-crm-und-teilnehmermanagement","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2024\/08\/12\/intelligente-integration-von-crm-und-teilnehmermanagement\/","title":{"rendered":"Wie Sie Ihr CRM durch intelligente Integration des Teilnehmermanagements optimieren k\u00f6nnen"},"content":{"rendered":"

[vc_row][vc_column][vc_column_text css=””]<\/p>\n

Der langfristige Wert von Teilnehmenden-Daten<\/h2>\n

Wenn Sie Veranstaltungen organisieren, wissen Sie, wie wichtig es ist, Ihre Teilnehmenden zu kennen und zu betreuen. Sie wollen nicht nur, dass sie sich f\u00fcr Ihre Veranstaltungen anmelden, sondern auch, dass sie zufrieden sind, wiederkommen und Sie weiterempfehlen.<\/p>\n

Au\u00dferdem m\u00f6chten Sie durch die Veranstaltungen nachhaltig mehr \u00fcber Ihre Teilnehmenden erfahren. Damit Sie k\u00f6nnen sie nach der Veranstaltung noch zielgerichteter ansprechen.<\/p>\n

Um dies zu erreichen, ben\u00f6tigen Sie ein effektives Teilnehmendenmanagement, mit dem Sie Ihre Teilnehmenden rund um die Veranstaltung sinnvoll und effizient verwalten.<\/p>\n

Vorsicht vor Datensilos<\/h3>\n

Gerade bei gr\u00f6\u00dferen Unternehmen sind Veranstaltungsteams eigene Einheiten, die mit einem Teilnehmendenmanagementsystem eine auf Ihre Arbeit zugeschnittene Anwendung haben. Zugang zu dieser Software haben in der Regel nur die Mitarbeitenden des Veranstaltungsteams. Aber es w\u00e4re schade, wenn die im Rahmen von Veranstaltungen gewonnene Daten nur dort verbleiben, anstatt in einem unternehmensweiten Kontext verwendet werden zu k\u00f6nnen. Deshalb bietet es sich an, die Daten in Ihr Customer Relation Management (CRM) einzuspielen. Dort werden ja \u00fcblicherweise die Kundenbeziehungen \u00fcber einen l\u00e4ngeren Zeitraum und Abteilungsgrenzen hinweg verwaltet werden.<\/p>\n

Durch eine CRM-Integration lassen sich die im Rahmen von Veranstaltungen gesammelten Daten mit anderen Daten verkn\u00fcpfen, die Sie \u00fcber Leads und Kund*innen im Unternehmen haben. Dies erlaubt Ihnen, ein umfassendes Bild Ihrer Leads und Kund*innen zu erstellen.<\/p>\n

\"Ein

Verbinden Sie Teilnehmendendaten und Kundendaten via Ihrem CRM<\/p><\/div>\n

F\u00fcr CRM-Integrationen gibt es verschiedene Ausbaustufen, je nachdem, wie Ihre Anforderungen und Ressourcen aussehen. In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen drei m\u00f6gliche Stufen vor und erl\u00e4utern, welche Vorteile sie Ihnen bieten und wann sie sinnvoll sind. Dabei kommt es nicht auf die individuelle CRM Software, die bei Ihnen im Einsatz ist.\u00a0 Durch die Vielzahl der vorhandenen Konnektoren in unserem Automatisierungs-Modul<\/a> k\u00f6nnen Sie die Teilnehmenden-Daten in doo mit so gut wie jedem CRM-System verbinden.<\/p>\n

Stufe 1: Einfache CRM-Integration<\/h2>\n

Die einfachste Variante der CRM-Integration besteht darin, dass Sie aus Ihrem Teilnehmendenmanagement heraus alle registrierten Teilnehmenden als neue Leads an Ihr CRM \u00fcbergeben. So werden Ihre Teilnehmenden automatisch in Ihr CRM \u00fcbertragen und dort als potenzielle Kund*innen speichern.<\/p>\n

\"Datenfluss

Laden Sie neue Teilnehmer als Leads in Ihr CRM<\/p><\/div>\n

Dies hat den Vorteil, dass Sie die Daten nicht mehr manuell eingeben m\u00fcssen, was Zeit spart und Fehler vermeidet. Au\u00dferdem stellen Sie sicher, dass Sie keine wertvollen Leads aus Ihren Veranstaltungen vergessen. Vor allem, wenn Sie viele Teilnehmende erwarten oder mehrere Veranstaltungen organisieren, stellt die Integration eine gro\u00dfe Arbeitserleichterung dar. Lesen Sie dazu auch mehr in unserer Kundenfallstudie mit dem Premium Leader Club<\/a>.<\/p>\n

Um diese Stufe der CRM-Integration optimal zu nutzen, sollten Sie f\u00fcr jede Veranstaltung eine Kampagne in Ihrem CRM anlegen. Eine Kampagne ist eine Gruppe von Leads, die zu einem bestimmten Thema oder Anlass zusammengefasst werden. So k\u00f6nnen Sie Ihre Leads nach Veranstaltungen segmentieren und gezielt nachfassen.<\/p>\n

\"Ansicht

Beispielansicht im Hubspot CRM<\/p><\/div>\n

Ein gutes CRM bringt die Bordmittlel f\u00fcr eine Dublettenpr\u00fcfung mit und gleicht beim Anlegen automatisch ab, ob die registrierten Personen bereits als Kontakte gespeichert sind. Auf diese Weise vermeiden Sie es, dieselbe Person mehrfach in Ihrem CRM zu haben. Gleichzeitig k\u00f6nnen Sie die Anmeldedaten nutzen, um Bestandsdaten zu aktualisieren. So halten Sie Ihre Datenbank aktuell und sauber und k\u00f6nnen eine konsistente und aktuelle Ansprache Ihrer Leads und Kund*innen gew\u00e4hrleisten.<\/p>\n

Die konsequente Daten\u00fcbertragung an Ihr CRM erlaubt Ihnen langfristig, den Erfolg Ihrer Veranstaltungen zu verfolgen. Sie k\u00f6nnen sehen, wie sich Ihre Teilnehmenden im Laufe der Zeit verhalten, ob sie weitere Interaktionen mit Ihrem Unternehmen hatten, ob sie zu Kund*innen geworden sind oder nicht und wie hoch der Umsatz ist, der mit ihnen generiert wurde. Auf dieser Grundlage l\u00e4sst sich der Return on Investment (ROI) Ihrer Veranstaltungen berechnen und optimieren. Dies hilft Ihnen, Ihre Marketingstrategie datengest\u00fctzt anzupassen und Ihre Zielgruppen effektiver anzusprechen.<\/p>\n

Ein weiterer Datenpunkt, der sich vom Teilnehmendenmanagement an das CRM \u00fcbermitteln l\u00e4sst, ist eine Newsletteranmeldung, die gegebenenfalls sogar mit einem Double Opt-in-Prozess erhoben wird. Die Registrierung zu einer einer Veranstaltung ist ein gro\u00dfartiger Zeitpunkt, um Ihren Leads die M\u00f6glichkeit zu geben, sich auch gleich noch zum Newsletter anzumelden, ohne separat nochmal Daten eingeben zu m\u00fcssen. Spielen Sie die Neuanmeldungen in Ihr CRM zur\u00fcck, kann Ihr Marketingteam sie direkt weiter nutzen und bespielen.<\/p>\n

Stufe 1 ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie Ihre Teilnehmenden ohne manuellen Aufwand einfach und schnell als Leads in Ihrem CRM erfassen m\u00f6chten und der Gro\u00dfteil Ihrer Teilnehmenden neue Personen sind, die noch nicht im CRM erfasst sind. Auch f\u00fcr die Aktualisierung von Bestandsdaten oder das Einsammeln von Newsletteranmeldungen ist Stufe 1 die richtige Wahl.<\/p>\n

Stufe 2: Bidirektionale CRM-Integration<\/h2>\n

W\u00e4hrend Stufe 1 der CRM-Integration auf dem Datenfluss vom Teilnehmendenmanagement zum CRM aufbaut, ist die n\u00e4chste Ausbaustufe der bidirektionale Datenaustausch. Das hei\u00dft, dass die Daten zus\u00e4tzlich auch vom CRM in Ihr Teilnehmendenmanagement \u00fcbertragen werden.<\/p>\n

\"Bidirektionale

Der bidirektionale Datenaustausch mit dem CRM<\/p><\/div>\n

Eine Art, diesen Kanal vom Teilnehmendenmanagement zum CRM zu nutzen, ist die Verwaltung von Einladungslisten. Sie k\u00f6nnen in Ihrem CRM Zielgruppen f\u00fcr die Einladung zu Ihrer Veranstaltung zusammenstellen und diese an Ihr Teilnehmendenmanagement \u00fcbergeben. Im Idealfall werden die entsprechenden Einladungslisten sogar von den jeweiligen Account- oder Regionalmanager*innen zusammengestellt und dann automatisch \u00fcber die Integration in das Teilnehmermanagement \u00fcbertragen – das beschleunigt den Prozess und entlastet das Veranstaltungsteam. In unserer Kundenfallstudie mit dem BVMW<\/a>, wie so \u00fcber 200 Funktionstr\u00e4ger ihre Veranstaltungen reibungslos mit Salesforce und doo organisieren.<\/p>\n

Durch die Einladungslisten k\u00f6nnen Sie Ihre bestehenden Kund*innen und Kontakte gezielt zu Ihren Veranstaltungen einladen, ohne diese Daten manuell \u00fcbertragen zu m\u00fcssen. Au\u00dferdem lassen sich die Daten, die Sie bereits von Ihren Kontakten haben, bei der Einladung zu Ihrer Veranstaltung vorbef\u00fcllen, was die Anmeldung f\u00fcr Ihre Teilnehmenden vereinfacht und komfortabler macht. Nat\u00fcrlich k\u00f6nnen Sie die Daten auch nutzen, um Ihre Einladungen und Buchungspfade zu personalisieren, insbesondere wenn Sie bereits eine Beziehung zu Ihren Interessenten aufgebaut haben und sie ma\u00dfgeschneidert ansprechen wollen.<\/p>\n

Ihre Vertriebsmitarbeitenden m\u00f6chten vielleicht nicht nur ein Mitspracherecht dabei haben, wer eingeladen wird, sie wollen auch wissen, wie die von ihnen betreuten Kund*innen auf die Einladung reagieren oder ob sie am Event teilgenommen haben. Mit der richtigen Teilnehmendenmanagement-Software k\u00f6nnen Sie nun nicht nur das positive Ereignis (die gew\u00fcnschte Person hat sich angemeldet), sondern auch weitere Ereignisse (die Person wurde kontaktiert, die Person hat die Einladung abgelehnt usw.) an Ihr CRM \u00fcbermitteln. So erhalten alle im Unternehmen ein vollst\u00e4ndigeres Bild der Leads und Kund*innen. Nichts ist \u00e4rgerlicher, als weiterhin zu einer Veranstaltung eingeladen zu werden, obwohl man bereits einmal abgesagt hat. Durch die Integration in das CRM kann auch der\/die jeweilige Kundenbetreuende den Status (Einladung erhalten \/ Zusage \/ Absage \/ Check-In) direkt einsehen und im Kundengespr\u00e4ch entsprechend reagieren.<\/p>\n

Stufe 2 ist sinnvoll, wenn Ihre Teilnehmenden bereits bekannt sind und aktiv von Ihrem Vertriebsteam gemanagt werden. Au\u00dferdem profitieren Sie von dieser Ausbaustufe,wenn Ihre Kund*innen und Leads von mehreren Abteilungen gleichzeitig bespielt werden und die betreuenden Personen ein m\u00f6glichst umfassendes und aktuelles Bild der Aktivit\u00e4ten und Interaktionen ben\u00f6tigen.<\/p>\n

Stufe 3: Intelligente CRM-Integration<\/h2>\n

In Stufe 1 haben wir uns angesehen, wie die Daten vom Teilnehmendenmanagement zum CRM genutzt werden k\u00f6nnen. In Stufe 2 kam der Datenfluss in die umgekehrte Richtung hinzu. Nun geht es darum, nicht nur die Teilnahme einer Person an einer Veranstaltung in Ihrem CRM zu erfassen, sondern dar\u00fcber hinaus qualifizierte Aussagen \u00fcber deren inhaltliche Interessen zu treffen. Das bedeutet, dass Sie die verhaltensbasierten Daten in aggregierter Form an Ihr CRM \u00fcbergeben k\u00f6nnen. So k\u00f6nnen Sie anfangen, daraus Erkenntnisse zu gewinnen, die \u00fcber eine reine Widerspiegelung der Aktivit\u00e4ten hinausgehen.<\/p>\n

\"Datenfluss

Datenaufbereitung vor der \u00dcbertragung in das CRM<\/p><\/div>\n

W\u00e4hrend einer Veranstaltung fallen viele verhaltensbasierte Daten \u00fcber eine Person an. Welche Workshops hat sie besucht? Welche Antworten hat sie auf interaktive Umfragen gegeben? Zu welchen Themen hat sie Fragen gestellt?\u00a0 Eine gute Teilnehmendenmanagement-Software kann diese Daten aus den verschiedenen Subsystemen sammeln und dabei vereinheitlichen. Wichtig ist, dass diese Daten dann klassifiziert und aggregiert werden, so dass Ihr CRM die inhaltlichen Interessen in einem sinnvollen Format erh\u00e4lt. Das hei\u00dft, das Teilnehmermanagement interpretiert die einzelnen Verhaltensdaten und generiert daraus zum Beispiel eine aggregierte und abstrahierte Kennzahl.<\/p>\n

Dies ist besonders wertvoll, wenn Sie Ihre Veranstaltungen (auch) zur Lead-Qualifizierung nutzen m\u00f6chten. Sie k\u00f6nnen Ihre Leads im Nachhinein nicht nur nach demografischen Merkmalen, sondern auch nach ihren Interessen und Bed\u00fcrfnissen segmentieren. So k\u00f6nnen Sie Ihre Kommunikation und Ihr Angebot individuell auf Ihre Leads zuschneiden und Ihre Konversionsrate erh\u00f6hen. Dies ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu loyalen Kund*innen und langfristigen Beziehungen.<\/p>\n

Stufe 3 ist sinnvoll, wenn Sie auf Ihren Veranstaltungen ein breites Spektrum an themenspezifischen Interaktionsm\u00f6glichkeiten bieten – und in Ihrem CRM bereits wichtige Interessens- oder Lifecycle-Kennzahlen hinterlegt haben.<\/p>\n

Fazit<\/h2>\n

Zusammenfassend l\u00e4sst sich sagen, dass eine CRM-Integration Ihnen helfen kann, Ihre Datenbasis im CRM zu optimieren, indem Sie Ihre Daten synchronisieren, Ihre Leads qualifizieren und Ihre Kundenbeziehungen pflegen. Die Integration erlaubt es Ihnen, Prozesse zu automatisieren und gleichzeitig Erkenntnisse \u00fcber Ihre (potenziellen) Kund*innen aus Veranstaltungsdaten zu gewinnen. Je nach Ihren Zielen und Ressourcen k\u00f6nnen Sie eine einfache, eine bidirektionale oder eine intelligente CRM-Integration nutzen, um den Erfolg Ihrer Veranstaltungen langfristig im Unternehmen zu verankern.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Eine Integration zwischen Ihrem Teilnehmenden-Management und Ihrem CRM kann Ihnen viel Arbeit abnehmen. Bei der richtigen Ausgestaltung der Integration gibt es aber vielf\u00e4ltige M\u00f6glichkeiten. Erfahren Sie mehr \u00fcber die verschiedenen Optionen, und ihre Einsatzm\u00f6glichkeiten. <\/p>\n","protected":false},"author":26,"featured_media":16465,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[36,34,48],"tags":[],"class_list":["post-16455","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-event-analytics","category-eventmanagement","category-teilnehmermanagement"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/16455","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/users\/26"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=16455"}],"version-history":[{"count":11,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/16455\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":16478,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/16455\/revisions\/16478"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/media\/16465"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=16455"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=16455"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=16455"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}