{"id":14177,"date":"2019-07-26T16:08:43","date_gmt":"2019-07-26T15:08:43","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.doo.net\/?p=14177"},"modified":"2019-07-26T16:08:43","modified_gmt":"2019-07-26T15:08:43","slug":"einlassmanagement-und-check-in-moglichkeiten-bei-events","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2019\/07\/26\/einlassmanagement-und-check-in-moglichkeiten-bei-events\/","title":{"rendered":"Einlassmanagement und Check-in M\u00f6glichkeiten bei Events"},"content":{"rendered":"

[vc_row][vc_column][vc_column_text]F\u00fcr die Registrierung und das Management von Teilnehmern vor Ort gibt es mittlerweile eine Vielzahl von M\u00f6glichkeiten. Wo liegen eigentlich die Vor- und die Nachteile dieser verschiedenen Optionen? Der folgende Gastbeitrag unserer Partnerin und Event-Bloggerin Katrin Taepke soll einen ersten und schnellen \u00dcberblick geben.[\/vc_column_text]

Excel und Papierliste<\/h2>[vc_column_text]Mit Hilfe von Excel werden die Besucherdaten vorab manuell erfasst (wenn sich beispielsweise ein Teilnehmer telefonisch anmeldet). Die fertigen Listen k\u00f6nnen dann f\u00fcr das Event ausgedruckt und zum Beispiel zum Abhaken der Namen genutzt werden.<\/p>\n

Vorteile:
\n<\/strong>Excel oder eine \u00e4hnliche Software f\u00fcr Tabellenkalkulation hat heutzutage nahezu Jede\/r auf seinem Rechner installiert. Alternativ kann man kostenfreie Tools wie beispielsweise Google Drive nutzen. Auch deshalb ist diese L\u00f6sung f\u00fcr Eventmanager auch heute noch sehr beliebt und verbreitet.<\/p>\n

Nachteile:
\n<\/strong>Diese Listen liegen h\u00e4ufig auf einem Server, auf den nur wenige Personen meist nur eine Einzige zeitgleich zugreifen kann. Das erh\u00f6ht das Risiko paralleler Listen mit unterschiedlichen Inhalten. \u00c4nderungen k\u00f6nnen nicht nachvollzogen werden und die Listen m\u00fcssen stets manuell an alle beteiligten Partner verschickt werden. Der Ausdruck der Listen ist \u2018fast immer\u2019 veraltet und vor Ort bilden sich schnell Warteschlangen beim Check-In. Zutrittsberechtigungen m\u00fcssen von den Listen auf ein zweites Medium \u00fcbertragen werden, z.B. codierten Tickets.<\/p>\n

Die Allzweckwaffen Excel und Papierlisten eignen sich meist nur bei sehr kleinen Veranstaltungen, bei denen der Einsatz und das Set-up eines Tools den Zusatzaufwand daf\u00fcr nicht mehr rechtfertigt.<\/p>\n

Tipp: Lesen Sie dazu auch: “Teilnehmermanagement mit Excel – Vorteile und Nachteile<\/a>“.<\/span>[\/vc_column_text][vc_single_image image=”11101″ img_size=”full”]

Barcode oder QR Code<\/h2>[vc_column_text]Barcodes, auch Strichcodes genannt, und QR Codes, auch 2D Barcodes genannt, finden immer h\u00e4ufiger den Weg in den Gesch\u00e4ftsalltag. Beim Ticket der Deutschen Bahn, beim Flieger oder auf Veranstaltungen sind diese \u201cmobilen Handytickets\u201d bereits weit verbreitet.<\/p>\n

Vorteile:<\/strong>
\nDiese Codes lassen sich vor Ort schnell scannen und vom Besucher ohne zus\u00e4tzlichen Ausdruck einfach mitnehmen. Ein Smartphone hat heute schlie\u00dflich nahezu jede*r dabei. Veranstalter ersparen sich selbst und dem Besucher den Ausdruck von viel Papier: F\u00fcr Tickets oder f\u00fcr Teilnehmerlisten. Au\u00dferdem l\u00e4sst sich so die Zahl der bereits eingecheckten Teilnehmer sehr leicht ermitteln.<\/p>\n

Nachteile:
\n<\/strong>Wer auf diese Einlasstechnik zur\u00fcckgreifen m\u00f6chte, ben\u00f6tigt vor Ort Scanner f\u00fcr die Codes \u2013 entweder als Miet- oder als Kaufger\u00e4t. Je nach Registrierungstool kann es auch erforderlich sein, aus einer Teilnehmer-ID einen Code zu generieren. Gerade bei der Umwandlung von der ID in den Code kann es zu Pannen kommen. Daher sollten die Codes vor dem Event unbedingt einmal getestet werden. Oder diese Aufgabe an einen der IT-Dienstleister, die sich auf das Teilnehmermanagement spezialisiert haben, ausgelagert werden.[\/vc_column_text][vc_single_image image=”13881″ img_size=”full”]

RFID oder NFC <\/h2>[vc_column_text]RFID steht f\u00fcr Radio Frequency Identification, also Radiofrequenz-Identifikation w\u00e4hrend NFC f\u00fcr Near Field Communication steht. Bei beiden handelt es sich um einen internationalen \u00dcbertragungsstandard zum kontaktlosen Datenaustausch via Funk. W\u00e4hrend eine NFC-Verbindung nur \u00fcber sehr kurze Distanzen (1-4 cm) zustande kommt, hat die RFID-Technologie (50 cm) deutlich gr\u00f6\u00dfere Reichweiten. RFID-\/NFC-Transponder gibt es mittlerweile als Armband, Schl\u00fcsselanh\u00e4nger, Plastikkarte, Emblem, Metallschild oder als integrierte Technik in Android-Smartphones.<\/p>\n

Vorteile:<\/strong>
\nEvent-Teilnehmer mit einem NFC-f\u00e4higen Smartphone oder Transponder ben\u00f6tigen f\u00fcr den Check-In keinen separaten Ticketausdruck mehr und k\u00f6nnen selbst beim Bezahlen auf Bargeld oder Kreditkarten verzichten. Au\u00dferdem steigt beim bargeldlosen Bezahlen auch die Kauflust der Teilnehmer (Lesen Sie dazu auch folgenden Artikel: “vom Schmerz des Bezahlens<\/a>“) und damit das Umsatzpotenzial f\u00fcr den Veranstalter. Dar\u00fcber hinaus ben\u00f6tigt der Check-In mit dieser Technologie weniger Zeit (bis zu 4mal schneller als die zuvor genannten Codes) und reduziert l\u00e4stige Warteschlangen beim Einlass. Individuelle Zutrittsberechtigungen sowie das Erfassen der Besucherzahl sind mit RFID oder NFC umsetzbar.<\/p>\n

Nachteile:
\n<\/strong>RFID-\/NFC-Transponder verursachen Kosten f\u00fcr den Veranstalter und einen Zusatzaufwand im Handling. Erst recht, wenn alle Leih-Transponder den Weg zur\u00fcck zum Veranstalter finden sollen. Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen diese Transponder wie auch Smartphones an andere Besucher weitergegeben werden. Ein Minuspunkt auf der Seite des Sicherheitsaspektes.<\/p>\n

W\u00e4hrend NFC bereits auf Android-Smartphones integriert ist, \u00f6ffnet Apple diese Technologie wohl erst Ende 2019. Wer die Bezahlfunktion auf seinem Smartphone nutzen will, muss sich au\u00dferdem zuvor daf\u00fcr registrieren oder dies mit seinem Bankkonto verkn\u00fcpfen. Dieser Vorgang ben\u00f6tigt Zeit und sollte vom Teilnehmer bereits vor dem Eventbesuch erledigt werden.[\/vc_column_text]

Self-Print und Self-Check-In<\/h2>[vc_column_text]Self-Service ist ebenfalls schon in vielen Bereichen des (Business-)Alltags angekommen. Was in Hotels oder an Automaten f\u00fcr den \u00d6PNV, Parktickets oder bei IKEA funktioniert, h\u00e4lt auch Einzug in die Veranstaltungsbranche.<\/span><\/p>\n

Vorteile:<\/strong>
\n<\/span>Der Veranstaltungsbesucher \u00fcbernimmt Aufgaben des Veranstalters, z.B. den Druck und das Korrekturlesen seines Tickets. Auch Teilnehmer, die sich noch sehr sp\u00e4t anmelden, erhalten so rechtzeitig ein korrektes Ticket. Veranstalter sparen so wertvolle Zeit, Kosten und Nerven. Auch mit dieser Technologie lassen sich Besucherzahlen schnell ermitteln und Zutrittsberechtigungen steuern.\u00a0<\/span><\/p>\n

Nachteile:
\n<\/strong>Solche selbst ausgedruckten Tickets werden von Teilnehmern gern einmal vergessen oder sogar von Dritten gef\u00e4lscht. Dar\u00fcber hinaus ben\u00f6tigt der ein oder andere Hilfe beim Check-In. Sei es, weil er oder sie mit der Technik nicht klarkommt, weil diese nicht einwandfrei funktioniert oder weil er oder sie den pers\u00f6nlichen Kontakt mit dem Veranstalter sch\u00e4tzt. Au\u00dferdem ben\u00f6tigt der Veranstalter, wie bei der vorherigen Einlassmethode, auch hier IT-Hardware zum \u00dcberpr\u00fcfen der Tickets.\u00a0<\/span>[\/vc_column_text]

Gesichtserkennung<\/h2>[vc_column_text]Auch bekannt unter den Stichworten \u201cBiometrische Einlasserfassung\u201d oder \u201cFacial Recognition\u201d findet auch diese Technologie immer mehr den Einzug in den Alltag \u2013 ob auf Flugh\u00e4fen oder als User-Erkennung auf dem iphone X.<\/p>\n

Vorteile:
\n<\/strong>Das eigene Gesicht hat man – im Gegensatz zum selbst ausgedruckten Ticket – \u201cimmer dabei\u201d und ist ein eindeutiger Merker. Es l\u00e4sst sich also im Gegensatz zu Armb\u00e4ndern oder Smartphones nicht weitergeben. Zudem funktioniert Gesichtserkennung auch bei relativ schlechten Lichtverh\u00e4ltnissen sehr gut und sorgt f\u00fcr einen schnellen Einlass. Wie schon bei den vorangegangen Techniken k\u00f6nnen auch hier individuelle Zugangsberechtigungen gesteuert und Personenzahlen schnell ermittelt werden.<\/p>\n

Nachteile:
\n<\/strong>Teilnehmer haben noch Zweifel an dieser Einlassmethode, vor allem aus Datenschutz-Gr\u00fcnden und -bedenken. Was passiert, wenn deren biometrische Daten in die falschen H\u00e4nde gelangen? Ist ein Gesicht auch bei Zwillingen, beim Tragen einer Brille oder eines neuen Haarschnittes, Bartes o.\u00e4. wirklich eineindeutig?[\/vc_column_text][vc_single_image image=”10932″ img_size=”full”]

Teilnehmermanagement dank Event-Software<\/h2>[vc_column_text]Eine speziell f\u00fcr das Eventmanagement entwickelte Software unterst\u00fctzt Eventmanager neben dem Handling des Einlasses auch bei der Registrierung<\/strong> vorab so wie vielen weiteren Funktionen. Dabei ist die Liste der M\u00f6glichkeiten heute so lang wie facettenreich:<\/p>\n
    \n
  • Teilnehmermanagement<\/li>\n
  • E-Mail-Kampagnen und Social Media Integration<\/li>\n
  • Rechnungserstellung und -versand<\/li>\n
  • Hotelbuchung und -listen<\/li>\n
  • Rahmen- und Abendprogramme<\/li>\n
  • Selfservice f\u00fcr Umbuchungen<\/li>\n
  • Abstractmanagement<\/li>\n
  • Referentenhandling<\/li>\n
  • Raum- und Kontingentverwaltung<\/li>\n
  • Programmplanung<\/li>\n
  • Sitzplatzvergabe<\/li>\n
  • Erfassung f\u00fcr Zertifizierungen und Punkte (CME)<\/li>\n
  • Budgeterstellung und -monitoring<\/li>\n
  • Aufgabenmanagement und Kalenderfunktionen<\/li>\n
  • Reporting<\/li>\n
  • und vieles mehr.<\/li>\n<\/ul>\n

    [\/vc_column_text]

    Fazit Einlass-M\u00f6glichkeiten bei Events<\/h2>[vc_column_text]Es gibt zahlreiche manuelle wie auch digitale L\u00f6sungen, den Einlass bei einem Event zu gestalten. Bei der Auswahl sollte man besonders die Zielgruppe und deren digitale Affinit\u00e4t sowie die Veranstaltungsart und das zur verf\u00fcgung stehende Budget beachten.[\/vc_column_text][vc_single_image image=”13859″ img_size=”full” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https:\/\/doo.net\/de\/index.html”][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Welche M\u00f6glichkeiten gibt es f\u00fcr den Event-Check-in? Ein \u00dcberblick \u00fcber Vorteile und Nachteile von unterschiedlichen Einlass-Optionen.<\/p>\n","protected":false},"author":25,"featured_media":13882,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[38],"tags":[],"class_list":["post-14177","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-event-logistik"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/14177","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/users\/25"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=14177"}],"version-history":[{"count":5,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/14177\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":15865,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/14177\/revisions\/15865"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/media\/13882"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=14177"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=14177"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=14177"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}