{"id":14102,"date":"2019-07-15T09:55:48","date_gmt":"2019-07-15T08:55:48","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.doo.net\/?p=14102"},"modified":"2019-07-17T16:12:09","modified_gmt":"2019-07-17T15:12:09","slug":"teilnehmermanagement-software-tipps-fur-die-auswahl","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2019\/07\/15\/teilnehmermanagement-software-tipps-fur-die-auswahl\/","title":{"rendered":"Teilnehmermanagement Software: Tipps f\u00fcr die Auswahl"},"content":{"rendered":"<div class=\"wpb-content-wrapper\"><p>[vc_row][vc_column][vc_column_text]Ein professionelles Teilnehmermanagement ist die Voraussetzung f\u00fcr effektive und erfolgreiche Events. Je gr\u00f6\u00dfer und komplexer die Veranstaltung wird, desto notwendiger wird auch eine auf das Event zugeschnittene Teilnehmermanagement Software.[\/vc_column_text]<h2 class=\"doo_h2_subheader\">Definition: Was ist eine Teilnehmermanagement Software?<\/h2>[vc_column_text]Eine Teilnehmermanagement Software kommt zum Einsatz, wenn ein Eventmanager die <strong>Daten <\/strong>seiner <strong>Event-G\u00e4ste erfassen, segmentieren, zusammenf\u00fchren, auswerten und analysieren<\/strong> m\u00f6chte.<\/p>\n<p>Mit dem G\u00e4stemanagement sind viele verschiedenen Arbeitsschritte verbunden, die eine professionelle Eventmanagement Software vereinfacht und unterst\u00fctzt. So <strong>sinkt die Fehleranf\u00e4lligkeit,<\/strong> die <strong>Effizienz steigt<\/strong> und es bleibt <strong>mehr Zeit f\u00fcr die Vorbereitung<\/strong> des Events.<\/p>\n<p>Als \u201eTeilnehmermanagement L\u00f6sung\u201c kommt vielerorts immer noch Excel zum Einsatz. Die Software ist bereits lizenziert und \u201cbisher hat es ja auch so funktioniert\u201d. Fehlende \u00dcbersicht, Fehleranf\u00e4lligkeit, keine Schnittstelle zum internen CRM oder Datenschutz-Probleme sind bei der Benutzung von Excel jedoch meist die Nachteile.<\/p>\n<p><span style=\"color: #006ab7;\"><em>Tipp: Lesen Sie dazu auch \u201c<a style=\"color: #006ab7;\" href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2019\/06\/17\/teilnehmermanagement-mit-excel-vorteile-und-nachteile\/\">Teilnehmermanagement mit Excel \u2013 Vorteile und Nachteile<\/a>\u201d.<\/em><\/span><\/p>\n<p>Eine spezielle G\u00e4stemanagement Software ist genau auf die Anforderungen des Anwenders und der Veranstaltungen ausgerichtet und leistet damit weitaus bessere Dienste. Doch wie findet man die passende Teilnehmermanagement Software?[\/vc_column_text]<h2 class=\"doo_h2_subheader\">Teilnehmermanagement Software: Wie unterscheiden sich die Angebote?<\/h2>[vc_column_text]Die Wichtigkeit von Veranstaltungen im Marketing-Mix hat dazu gef\u00fchrt, dass zahlreiche Anbieter mit Softwarel\u00f6sungen auf den Markt dr\u00e4ngen, die speziell f\u00fcr Event-Organisatoren entwickelt wurden.<\/p>\n<p>Die meisten Anbieter einer G\u00e4stemanagement Software bieten <strong>L\u00f6sungen in folgenden Bereichen<\/strong> an:<\/p>\n<ul>\n<li>Komplettl\u00f6sungen f\u00fcr das Teilnehmermanagement oder Anwendungen f\u00fcr Teildisziplinen<\/li>\n<li>Spezial-L\u00f6sungen je nach Event-Art oder Teilnehmerzahl<\/li>\n<li>Dauerhafte L\u00f6sungen f\u00fcr mehrere Veranstaltungen oder Einmalnutzung<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text]<h3 class=\"doo_h3_subheader\">Komplettl\u00f6sung oder Teildisziplin?<\/h3>[vc_column_text]Um beurteilen zu k\u00f6nnen, welchen Umfang die Software bieten soll, muss man festlegen, welche Ziele man verfolgt. Kommt man mit seinem G\u00e4stemanagement-Prozess gut zurecht und ben\u00f6tigt lediglich an einem bestimmten Punkt Unterst\u00fctzung, kann ein Teilbereich einer Komplettl\u00f6sung die passende Wahl sein. Der Vorteil ist, dass sich die Einarbeitungszeit verk\u00fcrzt und die Kosten geringer ausfallen.<\/p>\n<p>Ben\u00f6tigt man an mehreren Stellen im Teilnehmermanagement digitale Unterst\u00fctzung, empfiehlt sich eine Software, die alle Teile abdeckt. Diese l\u00f6st nicht nur die Problempunkte, sondern f\u00fchrt h\u00e4ufig dazu, dass die Gesamtqualit\u00e4t der Abl\u00e4ufe zunimmt. Oft stellt man bei der Umstrukturierung n\u00e4mlich noch weitere Defizite fest, die dann von vornherein beseitigt werden.<\/p>\n<p><em><span style=\"color: #006ab7;\">Tipp: \u00dcberlegen Sie, wo genau Ihnen eine Softwarel\u00f6sung weiterhelfen kann. Ber\u00fccksichtigen Sie dabei Ihre und ebenso die Erfahrungen des Software Anbieters und denken Sie an zuk\u00fcnftige Veranstaltungen.<\/span><\/em>[\/vc_column_text]<h3 class=\"doo_h3_subheader\">L\u00f6sungen je Event-Art oder Teilnehmerzahl?<\/h3>[vc_column_text]Bestimmte Software-Angebote konzentrieren sich auf spezielle Branchen. Das hat den Vorteil, dass die besonderen Charakteristika der jeweiligen Branche abgebildet sind und die L\u00f6sung passgenauer sein kann als eine Allgemeine.<\/p>\n<p>Im Gegensatz dazu gibt es branchen\u00fcbergreifende Teilnehmermanagement Softwares. Diese unterscheiden sich meist anhand der Zahl der mitgelieferten Funktionen. W\u00e4hrend sich einige Produkte ausschlie\u00dflich auf bestimmte Teilaspekte beziehen, wie beispielsweise ein reines Ticketing-System, bilden andere als Komplettl\u00f6sung ein vollst\u00e4ndiges dynamisches Teilnehmermanagement (z.B. inklusive Registrierungssoftware mit M\u00f6glichkeit zur Datenintegration, Teilnehmeranalyse, E-Mail Editor f\u00fcr Einladungen oder Reminder, Event-Website-Builder, etc.).<\/p>\n<p>Ein weiteres Kriterium ist die Teilnehmerzahl. So findet man Anwendungen, die ausschlie\u00dflich auf einen eher kleinen Teilnehmerkreis ausgelegt sind und solche, bei welchen die Teilnehmerzahl nach oben offen ist. Diese sind in der Lage, auch gr\u00f6\u00dfere und komplexere Events reibungslos durchzuf\u00fchren.[\/vc_column_text]<h3 class=\"doo_h3_subheader\">Dauerhafte oder einmalige Nutzung der Software?<\/h3>[vc_column_text]Weil bei der Auswahl der geeigneten Software auch die Kosten ber\u00fccksichtigt werden m\u00fcssen, sollte man sich \u00fcber die Nutzungsh\u00e4ufigkeit im Klaren sein. Wer nur eine Veranstaltung, beispielsweise zum runden Firmenjubil\u00e4um, organisiert, ben\u00f6tigt eine L\u00f6sung nur f\u00fcr dieses eine Event.<\/p>\n<p>Wer h\u00e4ufiger mit verschiedenen Veranstaltungen oder der Durchf\u00fchrung einer Event-Reihe zu tun hat, ben\u00f6tigt eine dauerhafte L\u00f6sung.<\/p>\n<p>Entsprechend sollte man sich \u00fcber die ben\u00f6tigten Funktionen hinaus auch die Abrechnungsmodelle der Anbieter anschauen. Diese variieren teils stark und reichen vom einmaligen Pauschalpreis,\u00a0 \u00fcber eine Abrechnung per Teilnehmer, einer monatlichen Fee bis hin zum festen Kaufpreis. Der Anbieter der Teilnehmermanagement Software sollte immer verschiedene Preismodelle anbieten, die dann auf den Kunden individuell zugeschnitten werden.<\/p>\n<p><span style=\"color: #006ab7;\"><em>Tipp: Versuchen Sie beim Vergleich der Anbieter, die Kosten auf denselben Anwendungsfall zu beziehen (z.B. einzelne Veranstaltung, Eventreihe, etc.), damit Sie eine bessere Vergleichbarkeit erzielen.<\/em><\/span>[\/vc_column_text]<h2 class=\"doo_h2_subheader\">Auswahl Teilnehmermanagement Software: Worauf achten?<\/h2>[vc_column_text]M\u00f6chte man von verschiedenen Dienstleistern Angebote f\u00fcr dieselbe Aufgabe einholen, ist ein ausf\u00fchrliches Briefing sinnvoll. Hier sind die einzelnen\u00a0 Anforderungspunkte hinterlegt, was sp\u00e4ter eine gute Vergleichbarkeit erm\u00f6glicht.<\/p>\n<p><em><span style=\"color: #006ab7;\">Tipp: Zahlreiche Tipps zur Dienstleisterauswahl finden Sie im Artikel \u201c<a style=\"color: #006ab7;\" href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2019\/02\/18\/angebotsvergleich-wie-finde-ich-den-passenden-event-dienstleister\/\">Angebotsvergleich: Wie finde ich den passenden Event-Dienstleister<\/a>\u201d.<\/span><\/em><\/p>\n<p>Bei der Suche nach der passenden Software geht man analog vor. Sind die Anforderungen formuliert, schaut man sich die Angebote der verschiedenen Anbieter an und geht die Liste Punkt f\u00fcr Punkt durch.[\/vc_column_text]<h3 class=\"doo_h3_subheader\">Checkliste f\u00fcr ein effektives Briefing<\/h3>[vc_column_text]Gerade wenn man unter Zeitdruck steht, weil das n\u00e4chste Event bald ansteht, ist es wichtig, schnell ein aussagekr\u00e4ftiges Angebot zu erhalten. Folgende Checkliste hilft beim Erstellen eines professionellen Briefings &#8211; speziell f\u00fcr eine Teilnehmermanagement Software:[\/vc_column_text][vc_column_text]<\/p>\n<table style=\"width: 676px;\">\n<tbody>\n<tr>\n<td style=\"width: 122px;\">Checkliste<\/td>\n<td style=\"width: 538px;\"><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td style=\"width: 122px;\">Event-Details<\/td>\n<td style=\"width: 538px;\">\n<ul>\n<li>Welche Art von Veranstaltung planen Sie?<\/li>\n<li>Mit wie vielen Teilnehmern rechnen Sie?<\/li>\n<li>Wie ist der geplante Ablauf?<\/li>\n<li>Welche Event-Besonderheiten gibt es?<\/li>\n<li>Wer ist die Zielgruppe?<\/li>\n<li>Was ist das Ziel der Veranstaltung? (z.B. Lead Generierung, Kundenbindung, etc.)<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td style=\"width: 122px;\">Umfang\/ Funktionen<\/td>\n<td style=\"width: 538px;\">\n<ul>\n<li>Welche Funktionen bzw.<a href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2019\/06\/26\/checkliste-aufgaben-gastemanagement\/\"> Aufgaben des G\u00e4stemanagements<\/a> sollen mit der L\u00f6sung erf\u00fcllt werden? (z.B. Online-Registrierung, E-Mail-Einladungen, Event-Website, Analyse und Reporting, Onsite, etc.)<\/li>\n<li>Soll mit einem Tool m\u00f6glichst alles abgedeckt werden oder k\u00f6nnen verschiedene Tools kombiniert werden?<\/li>\n<li>Ben\u00f6tigen Sie eine Einmal- oder eine Dauerl\u00f6sung?<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td style=\"width: 122px;\">Budget<\/td>\n<td style=\"width: 538px;\">\n<ul>\n<li>Gibt es ein vorgegebenes Budget?<\/li>\n<li>Tendieren Sie zur Miete oder zum Kauf?<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td style=\"width: 122px;\">Ziele<\/td>\n<td style=\"width: 538px;\">\n<ul>\n<li>Welche Ziele m\u00f6chten Sie mit der Teilnehmermanagement Software erreichen? (z.B. Arbeitserleichterung, Zeiteinsparung, h\u00f6herer ROI, mehr Teilnehmer, weniger No-Shows, etc.)<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td style=\"width: 122px;\">Service<\/td>\n<td style=\"width: 538px;\">\n<ul>\n<li>M\u00f6chten Sie die Software unabh\u00e4ngig selbst bedienen oder ben\u00f6tigen Sie speziellen Service und Support? Ist eine Kombination denkbar?<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td style=\"width: 122px;\">Datenintegration<\/td>\n<td style=\"width: 538px;\">\n<ul>\n<li>Soll sich die Software in bestehende Prozesse und Systeme<br \/>\n(z.B. internes CRM-System) integrieren k\u00f6nnen?<br \/>\n<span style=\"color: #006ab7;\"><em>Tipp: Lesen Sie hierzu auch \u201c<a style=\"color: #006ab7;\" href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2019\/04\/09\/datenintegration-definition-vorteile-und-beispiele\/\">Datenintegration: Definition, Vorteile und Beispiele im Eventmanagement<\/a>\u201d.<\/em><\/span><\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>Gibt es vorhandene Systeme, die verkn\u00fcpft werden sollen?<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td style=\"width: 122px;\">Sprache<\/td>\n<td style=\"width: 538px;\">\n<ul>\n<li>Soll das System auf Deutsch, Englisch oder mehrsprachig verf\u00fcgbar sein? (je f\u00fcr Administratoren und Nutzer\/ Teilnehmer)<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td style=\"width: 122px;\">Zusatzleistungen<\/td>\n<td style=\"width: 538px;\">\n<ul>\n<li>Gibt es spezielle Anforderungen oder Besonderheiten beim Event?<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>[\/vc_column_text][vc_column_text]<\/p>\n<p>Theoretisch gibt es die M\u00f6glichkeit, mehrere Tools parallel einzusetzen. Das kann sich anbieten, falls die Komplettl\u00f6sung zu viele Funktionalit\u00e4ten bereith\u00e4lt oder die Anschaffungskosten zu hoch erscheinen. Man sollte jedoch beachten, dass dies den Aufwand des Handlings deutlich erh\u00f6ht. Au\u00dferdem ist nicht gew\u00e4hrleistet ist, dass verschiedene L\u00f6sungen aufeinander abgestimmt und damit kombinierbar sind. Professionelle Anbieter erm\u00f6glichen die Entwicklung von neuen Spezial-Funktionen, die direkt auf den Anwendungsfall zugeschnitten werden.<\/p>\n<p>Zuletzt sollte man doch beachten, ob die Software intuitiv bedient werden kann. Alternativ sollte der Anbieter bei komplexeren Vorg\u00e4ngen individuelle Schulungen anbieten.[\/vc_column_text]<h2 class=\"doo_h2_subheader\">Testen Sie Ihre Teilnehmermanagement Software<\/h2>[vc_column_text]Generell gilt, dass man eine Teilnehmermanagement Softwarel\u00f6sung erst dann im Detail beurteilen kann, wenn man einmal mit ihr gearbeitet hat. Auch wenn es aufwendig erscheint, sollte man sich die M\u00fche machen, ein Event von Anfang bis Ende durchzuspielen. Eine nur oberfl\u00e4chliche Betrachtung greift meist zu kurz, denn h\u00e4ufig liegen T\u00fccken oder Erkenntnisse im Detail.<\/p>\n<p>Da ein \u201eechter\u201c Test relativ zeitaufwendig ist, sollte man versuchen, schon im Vorfeld die geeignete Software zu identifizieren und sich auf maximal zwei potenzielle Anbieter festlegen. Bei diesen k\u00f6nnen beispielsweise Produkt-Demos genutzt werden, die anschaulich zeigen, wie die Software funktioniert.[\/vc_column_text]<h2 class=\"doo_h2_subheader\">Fazit: Teilnehmermanagement Software<\/h2>[vc_column_text]Die passende Teilnehmermanagement Software zu finden, ist aufgrund der Vielzahl der Angebote am Markt nicht leicht. Eine gr\u00fcndliche Bestandsaufnahme der pers\u00f6nlichen Anforderungen ist der erste Schritt. Diese gleicht man mit den Funktionen der einzelnen L\u00f6sungen ab, bis sich schlie\u00dflich die G\u00e4stemanagement Software herauskristallisiert, die am besten geeignet scheint. Ein gr\u00fcndlicher Test dieser Anwendung sollte erfolgen, bevor man die endg\u00fcltige Entscheidung trifft.[\/vc_column_text][vc_single_image image=&#8221;13850&#8243; img_size=&#8221;full&#8221; onclick=&#8221;custom_link&#8221; img_link_target=&#8221;_blank&#8221; link=&#8221;https:\/\/doo.net\/de\/about\/request.html&#8221;][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Worauf sollte man bei der Auswahl einer Teilnehmermanagement Software achten? 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