{"id":14022,"date":"2019-06-26T14:11:43","date_gmt":"2019-06-26T13:11:43","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.doo.net\/?p=14022"},"modified":"2019-06-26T14:18:19","modified_gmt":"2019-06-26T13:18:19","slug":"checkliste-aufgaben-gastemanagement","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2019\/06\/26\/checkliste-aufgaben-gastemanagement\/","title":{"rendered":"Checkliste: Aufgaben beim G\u00e4stemanagement"},"content":{"rendered":"<div class=\"wpb-content-wrapper\"><p>[vc_row][vc_column][vc_column_text]Eine der wichtigsten Aufgaben f\u00fcr professionelle Event-Planer ist das G\u00e4stemanagement bzw. das Teilnehmermanagement. Denn abseits von Programm, Inhalten und Location bestimmt vor allem die Zufriedenheit der G\u00e4ste den Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung. Die Herausforderung im Besuchermanagement liegt vor allem darin, bereits im Vorfeld die <strong>gesamte Veranstaltung verl\u00e4sslich zu durchdenken und zu planen<\/strong> &#8211; von der Auswahl der eingeladenen Teilnehmer \u00fcber die Kommunikation bis zur Auswertung nach Veranstaltungsende.<\/p>\n<p>Eine gute Planung ist f\u00fcr ein erfolgreiches Event schon mehr als die halbe Miete. Grunds\u00e4tzlich gibt es <strong>verschiedene Phasen mit unterschiedlichen Aufgaben<\/strong>, die man mehr oder weniger linear abarbeiten kann. Die nachstehende <strong>Checkliste<\/strong> eignet sich <strong>als Grundlage f\u00fcr Events aller Art<\/strong> und kann je individuell um spezifische Punkte erweitert werden.[\/vc_column_text]<h2 class=\"doo_h2_subheader\">Die drei Phasen beim G\u00e4stemanagement<\/h2>[vc_column_text]Das Teilnehmermanagement unterteilt sich in drei verschiedene Phasen:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>VOR<\/strong> dem Event<\/li>\n<li><strong>W\u00c4HREND<\/strong> des Events<\/li>\n<li><strong>NACH<\/strong> dem Event<\/li>\n<\/ul>\n<p>In der ersten Phase wird der Grundstein f\u00fcr eine erfolgreiche Veranstaltung gelegt. Sie bildet die Basis f\u00fcr die Aktivit\u00e4ten in der zweiten Phase, in welches es um das Event als solches geht. Die letzte Phase schlie\u00dflich dient vor allem dazu, Auswertungen zu erm\u00f6glichen, die wiederum Optimierungspotenziale f\u00fcr Folgeveranstaltungen offenlegen.<\/p>\n<p><span style=\"color: #006ab7;\"><em>Tipp: Welche Vorg\u00e4nge im Detail zum <strong>Teilnehmermanagement<\/strong>\u00a0(oder auch\u00a0<strong>G\u00e4stemanagement, Besuchermanagement<\/strong>) geh\u00f6ren lesen Sie im Artikel: &#8220;<a style=\"color: #006ab7;\" href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2019\/02\/12\/was-ist-teilnehmermanagement\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Was ist Teilnehmermanagement?<\/a>&#8220;<\/em><\/span>[\/vc_column_text][vc_single_image image=&#8221;13521&#8243; img_size=&#8221;full&#8221; alignment=&#8221;center&#8221; onclick=&#8221;custom_link&#8221; img_link_target=&#8221;_blank&#8221; link=&#8221;https:\/\/blog.doo.net\/2019\/02\/12\/was-ist-teilnehmermanagement\/&#8221;]<h2 class=\"doo_h2_subheader\">Teilnehmermanagement VOR dem Event<\/h2>[vc_column_text]<span style=\"font-weight: 400;\">Wer ein Event plant, setzt daf\u00fcr meistens ein signifikantes Budget ein. Deshalb muss im Vorfeld gekl\u00e4rt werden, welche Ziele mit dieser Ma\u00dfnahme erreicht werden sollen. Sind die Ziele definiert, ergeben sich daraus der einzuladende Teilnehmerkreis sowie der grobe Ablauf der Veranstaltung.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"color: #006ab7;\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">Tipp: Definieren Sie, welche (messbaren) Ziele Sie mit Ihrem Event erreichen wollen. Nur so k\u00f6nnen Sie sp\u00e4ter den Erfolg evaluieren. Lesen Sie dazu auch, <\/span><\/i><a style=\"color: #006ab7;\" href=\"https:\/\/doo.net\/de\/learning-center\/event-roi-handbuch.html\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">wie Sie den Return-On-Investment Ihres Events mit einfachen Mitteln steigern<\/span><\/i><\/a><i><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/i><\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Zu den einzelnen Aufgaben in der \u201ePre-Eventphase\u201c geh\u00f6ren:<\/span>[\/vc_column_text]<h3 class=\"doo_h3_subheader\">1. Teilnehmerkommunikation<\/h3>[vc_column_text]Wer an einem Event teilnehmen soll, muss wissen, welchen Mehrwert er von der Teilnahme erwarten kann. Nicht zuletzt ist dies auch wichtig, um sich fr\u00fchzeitig den Termin zu blocken. Daher sind folgende Aktivit\u00e4ten in dieser Phase obligatorisch:<\/p>\n<ul>\n<li>Save-the-Date-Ank\u00fcndigung versenden: die rechtzeitige Aufforderung, sich den Veranstaltungstermin freizuhalten.<\/li>\n<li>Einladung verschicken: eine Registrierung f\u00fcr das Event generieren.<\/li>\n<li>Erinnerung versenden: Reminder an diejenigen Adressaten, die sich noch nicht angemeldet haben.<\/li>\n<li>Abschlie\u00dfende Informationen \u00fcbermitteln: die finalen Details bez\u00fcglich Anreise, Unterkunft, Veranstaltungszeiten und inhaltlichen H\u00f6hepunkten.<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text]<h3 class=\"doo_h3_subheader\">2. Event-Anmeldung bzw. Event-Registrierung<\/h3>[vc_column_text]Die Registrierung erfasst die wesentlichen Daten der Teilnehmer:<\/p>\n<ul>\n<li>Pers\u00f6nliche Daten<\/li>\n<li>Kontaktdaten<\/li>\n<li>Reisedetails<\/li>\n<li>Allergien und Sonderw\u00fcnsche<\/li>\n<li>Teilnahme an Programmpunkten (Workshops, Dinner, Freizeitaktivit\u00e4ten etc.)<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"color: #006ab7;\"><em>Tipp: Nutzen Sie zur Erfassung eine zentrale Teilnehmermanagement Software. Damit k\u00f6nnen Sie eventuelle \u00c4nderungen komfortabel bearbeiten und Ihre Kommunikation automatisieren. Anschlie\u00dfend speichern Sie die Daten im internen CRM-System (siehe auch \u201c<a style=\"color: #006ab7;\" href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2019\/04\/09\/datenintegration-definition-vorteile-und-beispiele\/\">Was ist Datenintegration?<\/a>\u201d).<\/em><\/span>[\/vc_column_text]<h3 class=\"doo_h3_subheader\">3. Reiseplanung<\/h3>[vc_column_text]Dieser Punkt widmet sich den relevanten Information rund um die An- und Abreise sowie den Aufenthalt:<\/p>\n<ul>\n<li>Termine und Details zur Anreise und Abreise erfassen<\/li>\n<li>Unterkunft\/ Hotel buchen<\/li>\n<li>Pr\u00e4ferenzen bei der Zimmerwahl abfragen (Nichtraucherzimmer, Einzelzimmer, Roomsharing, etc.)<\/li>\n<li>Gruppenbuchungen koordinieren<\/li>\n<li>eventuell Fl\u00fcge und Transfers buchen<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text]<h3 class=\"doo_h3_subheader\">4. Event-Website<\/h3>[vc_column_text]Die spezielle Website zur Veranstaltung ist die zentrale Anlaufstelle im Rahmen des G\u00e4stemanagements. Folgende Informationen sollten hier hinterlegt werden:<\/p>\n<ul>\n<li>allgemeine Infos zum Event<\/li>\n<li>Termine und Deadlines<\/li>\n<li>Programminhalte<\/li>\n<li>Informationen zu An- und Abreise<\/li>\n<li>digitale Formulare f\u00fcr die Anmeldung -&gt; integriertes Registrierungs-Widget<\/li>\n<li>Informationen \u00fcber spezielle Vorschriften<\/li>\n<li>s\u00e4mtliche Kontaktinformationen, wie der Veranstalter wann zu erreichen ist<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Website soll Lust auf die Veranstaltung machen, daher empfiehlt sich der Fokus auf attraktive Inhalte und ein ansprechendes \u201eLook &amp; Feel\u201c. Wichtig ist auch eine ad\u00e4quate Darstellung auf Smartphones.[\/vc_column_text]<h2 class=\"doo_h2_subheader\">Teilnehmermanagement W\u00c4HREND des Events<\/h2>[vc_column_text]Das G\u00e4stemanagement w\u00e4hrend der Veranstaltung l\u00e4sst sich unter Verwendung einer speziellen Teilnehmermanagement Software inklusive Event-App besonders komfortabel gestalten. Zu den Aufgaben in dieser Phase geh\u00f6ren:[\/vc_column_text]<h3 class=\"doo_h3_subheader\">1. Teilnehmerkommunikation<\/h3>[vc_column_text]G\u00e4ste sollten jederzeit \u00fcber den aktuellen Status Quo informiert sein und aktiv am Geschehen teilnehmen k\u00f6nnen. Zu den Aufgaben und M\u00f6glichkeiten z\u00e4hlen:<\/p>\n<ul>\n<li>aktuelle \u00c4nderungen mitteilen (programmtechnisch oder zeitlich)<\/li>\n<li>Hinweise zum aktuellen Geschehen: wo findet was als n\u00e4chstes statt?<\/li>\n<li>Live-Umfragen durchf\u00fchren<\/li>\n<li>Fragen an den Vortragenden einsammeln<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text]<h3 class=\"doo_h3_subheader\">2. Registrierung am Counter<\/h3>[vc_column_text]Ein Registrierungscounter vor Ort stiftet Orientierung.<\/p>\n<ul>\n<li>Ausgabe von Unterlagen (Namensschilder, Lagepl\u00e4ne, Taschen, Werbematerial, Infos)<\/li>\n<li>Beantworten von Teilnehmer-Fragen<\/li>\n<li>Schnelles und pers\u00f6nliches Eingehen auf W\u00fcnsche der Teilnehmer<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text]<h3 class=\"doo_h3_subheader\">3. Teilnehmerunterlagen und Namensschilder<\/h3>[vc_column_text]Die Basisinformationen k\u00f6nnen vor oder w\u00e4hrend des Events zur Verf\u00fcgung gestellt werden:<\/p>\n<ul>\n<li>vorab per E-Mail zum Selbstausdruck<\/li>\n<li>vorab per Post<\/li>\n<li>Vor-Ort-Ausgabe<\/li>\n<li>Ausdruck am Registrierungscounter durch Servicepersonal<\/li>\n<li>Selbstausdruck \u00fcber digitalen Code vor Ort<\/li>\n<li>digitaler Zugang via QR-Code, der vorab per E-Mail verschickt wird<\/li>\n<li>digitaler Zugang \u00fcber Event-App ohne Ausdruck<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text]<h2 class=\"doo_h2_subheader\">Teilnehmermanagement NACH dem Event<\/h2>[vc_column_text]\u201cNach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung.\u201d Wer mit seinen G\u00e4sten nach dem Event kommuniziert, sammelt wertvolle Informationen in puncto Verbesserungspotenzial. Diese Aufgaben fallen nach der Veranstaltung an:[\/vc_column_text]<h3 class=\"doo_h3_subheader\">1. Teilnehmerkommunikation<\/h3>[vc_column_text]<\/p>\n<ul>\n<li>F\u00fcr die Teilnahme bedanken (je nach Kapazit\u00e4t telefonisch, postalisch, per E-Mail)<\/li>\n<li>Fragen beantworten, die eventuell aufgetaucht sind<\/li>\n<li>Beschwerden behandeln<\/li>\n<li>eine attraktive Zusammenfassung in Wort und Bild erstellen, die einfach geteilt werden kann -&gt; via E-Mail und\/oder Event-Website<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"color: #006ab7;\"><em>Tipp: Stellen Sie Ihren Teilnehmern passendes Material zur Verf\u00fcgung. Beispielsweise Fotos, Videos oder Pr\u00e4sentationen zum Download.<\/em><\/span>[\/vc_column_text]<h3 class=\"doo_h3_subheader\">2. Feedback der G\u00e4ste<\/h3>[vc_column_text]Das Feedback der Teilnehmer sollte unmittelbar im Anschluss an das Event eingeholt werden, wenn die Eindr\u00fccke noch frisch sind:<\/p>\n<ul>\n<li>per (Online-)Fragebogen oder<\/li>\n<li>pers\u00f6nlich (telefonisch oder per E-Mail),<\/li>\n<li>mit offenen und geschlossenen Fragen<\/li>\n<li>eventuell schon pers\u00f6nlich w\u00e4hrend der Veranstaltung<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"color: #006ab7;\"><em>Tipp: Lesen Sie hierzu auch unseren Blogartikel \u201c<a style=\"color: #006ab7;\" href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2017\/08\/03\/feedback-fragen-event-erfolg\/\">Feedback: Mit den richtigen Fragen zum Event-Erfolg<\/a>\u201d.<\/em><\/span>[\/vc_column_text]<h3 class=\"doo_h3_subheader\">3. Datenerfassung im CRM-System<\/h3>[vc_column_text]Je genauer man seine Teilnehmer kennt, desto besser wird das G\u00e4stemanagement. Haben sich beim Event neue oder weitere Informationen zu Teilnehmern ergeben, sollten diese zentral ins CRM-System (Customer Relationship Management) \u00fcberf\u00fchrt werden, zum Beispiel:<\/p>\n<ul>\n<li>Interesse an bestimmten Produkt<\/li>\n<li>Schwierigkeiten bei der Reiseplanung<\/li>\n<li>Zust\u00e4ndigkeit im Unternehmen<\/li>\n<li>genaue Vorstellungen und W\u00fcnsche f\u00fcr die n\u00e4chste Teilnahme<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"color: #006ab7;\"><em>Tipp: Lesen Sie dazu auch: \u201c<a style=\"color: #006ab7;\" href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2019\/04\/09\/datenintegration-definition-vorteile-und-beispiele\/\">Datenintegration: Definition, Vorteile und Beispiele im Eventmanagement<\/a>\u201d.<\/em><\/span>[\/vc_column_text]<h3 class=\"doo_h3_subheader\">4. Event-Analyse und Return-On-Investment (ROI)<\/h3>[vc_column_text]Ob sich das Event gelohnt hat, erf\u00e4hrt man, indem man die Ergebnisse mit den Zielen abgleicht und den <a href=\"https:\/\/doo.net\/de\/learning-center\/event-roi-handbuch.html\">Return on Investment<\/a> kalkuliert, also ermittelt, welchen Wert man f\u00fcr den Budgeteinsatz generieren konnte. Diese Funktion ist in einer Event- und G\u00e4stemanagement Software bereits enthalten und erm\u00f6glicht:<\/p>\n<ul>\n<li>eine Analyse der <a href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2018\/08\/30\/vip-attendee-journey-wichtige-kontakte-identifizieren\/\">Attendee Journey<\/a> (was hat der Teilnehmer wann gemacht?),<\/li>\n<li>R\u00fcckschl\u00fcsse auf zuk\u00fcnftige Handlungen auf Teilnehmer-Basis und<\/li>\n<li>eine Auswertung der verschiedenen Programminhalte.<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text][vc_single_image image=&#8221;13622&#8243; img_size=&#8221;full&#8221; alignment=&#8221;center&#8221; onclick=&#8221;custom_link&#8221; img_link_target=&#8221;_blank&#8221; link=&#8221;https:\/\/blog.doo.net\/2018\/08\/30\/vip-attendee-journey-wichtige-kontakte-identifizieren\/&#8221;]<h2 class=\"doo_h2_subheader\">Fazit<\/h2>[vc_column_text]<span style=\"font-weight: 400;\">Erfolgreiches Teilnehmermanagement ist essentiell f\u00fcr den Erfolg einer Veranstaltung. Rechtzeitige Zielsetzung und gr\u00fcndliche Planung sorgen f\u00fcr das Erreichen der Ziele. Der Planungsprozess in den verschiedenen Phasen wird durch den Einsatz einer speziellen G\u00e4stemanagement L\u00f6sung wesentlich erleichtert. Mit dieser k\u00f6nnen alle Prozesse, wie beispielsweise Registrierung, Mailings, Event-Website oder Analysen jederzeit gesteuert werden.<\/span>[\/vc_column_text][vc_single_image image=&#8221;13858&#8243; img_size=&#8221;full&#8221; alignment=&#8221;center&#8221; onclick=&#8221;custom_link&#8221; img_link_target=&#8221;_blank&#8221; link=&#8221;https:\/\/doo.net\/de\/about\/request.html&#8221;][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Welche Aufgaben geh\u00f6ren zu einem professionellen Teilnehmermanagement? 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