{"id":13997,"date":"2019-06-17T15:48:29","date_gmt":"2019-06-17T14:48:29","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.doo.net\/?p=13997"},"modified":"2019-06-18T16:03:02","modified_gmt":"2019-06-18T15:03:02","slug":"teilnehmermanagement-mit-excel-vorteile-und-nachteile","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2019\/06\/17\/teilnehmermanagement-mit-excel-vorteile-und-nachteile\/","title":{"rendered":"Teilnehmermanagement mit Excel \u2013 Vorteile und Nachteile"},"content":{"rendered":"

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Eventplaner sind wahre Organisationsk\u00fcnstler, die sich t\u00e4glich komplexen Aufgaben stellen. Nicht selten m\u00fcssen verschiedene Vorg\u00e4nge parallel gesteuert werden. <\/span><\/p>\n

Werden die Events gr\u00f6\u00dfer und komplexer muss dar\u00fcber nachgedacht werden, wie man sein G\u00e4stemanagement in Zukunft angehen m\u00f6chte. Die Frage, der zahlreiche Eventmanager gegen\u00fcberstehen ist also: Ist Excel als Teilnehmermanagement Software f\u00fcr mich sinnvoll oder nicht?<\/strong><\/p>\n

Aus unterschiedlichen Gr\u00fcnden arbeiten zahlreiche Organisatoren nach wie vor mit Excel. Die Software ist fast jedem vertraut, der in einem B\u00fcro arbeitet, zumindest rudiment\u00e4r. Dennoch ist Excel ein Programm f\u00fcr Tabellenkalkulation und keine Event-Software.<\/strong> Besonders anschaulich wird dies beim Teilnehmermanagement anl\u00e4sslich gro\u00dfer Veranstaltungen und bei der Zusammenarbeit im Team. Mit Excel zu arbeiten kann gelingen. Deutlich schneller und zuverl\u00e4ssiger geht es jedoch mit einer ma\u00dfgeschneiderten Software.[\/vc_column_text]

Vorteile von Excel beim G\u00e4stemanagement<\/h2>[vc_column_text]Die Verwendung von Excel als G\u00e4stemanagement Software bietet zun\u00e4chst einige Vorteile. Daher wird Exel von unerfahrenen Eventplanern oder wenn das Budget an falscher Stelle eingespart wird, h\u00e4ufig als Teilnehmermanagement verwendet. Sp\u00e4testens wenn die Veranstaltungen komplexer und gr\u00f6\u00dfer werden reicht Excel als Eventmanagement-Software aber oft nicht mehr aus.[\/vc_column_text]

Die Software und Ihre Grundfunktionen sind weitgehend bekannt<\/h3>[vc_column_text]Excel als Programm ist nicht v\u00f6llig neu und der Planer ben\u00f6tigt keine lange Eingew\u00f6hnungszeit oder gar eine Schulung. Die Funktionen, die ein Eventplaner f\u00fcr seine Arbeit nutzen kann, sind leicht zu verstehen und anzuwenden. Beispielsweise lassen sich Datens\u00e4tze einfach \u00e4ndern, l\u00f6schen oder nach den gew\u00fcnschten Kriterien filtern und sortieren. Die \u201eTabellenblatt\u201c-Funktion erlaubt es zudem, ein gewisses Grundma\u00df an Struktur in die gespeicherten Daten zu bringen.<\/p>\n

Auch der Datenaustausch mit Kollegen und Partnern ist aufgrund der gro\u00dfen Verbreitung der Software prinzipiell m\u00f6glich. So k\u00f6nnen unterschiedliche Parteien auch spontan an einer Datei arbeiten und die Inhalte verstehen.[\/vc_column_text]

Effiziente Nutzung vorhandener Ressourcen<\/h3>[vc_column_text]Nachdem zahlreiche Unternehmen Excel bereits nutzen, entfallen (zus\u00e4tzliche) Anschaffungskosten. Lizenzen und Nutzungsvertr\u00e4ge sind vorhanden und der Eventmanager kann direkt starten, Excel als Teilnehmermanagement System zu nutzen.[\/vc_column_text]

Excel kooperiert mit zahlreichen Systemen <\/h3>[vc_column_text]Soll z.B. eine Event-Einladung an alle Kontakte aus der Excel-Liste verschickt werden, kann die Datei einfach als csv-Datei abgespeichert und in g\u00e4ngigen Mailing-Programmen hochgeladen werden.[\/vc_column_text][vc_single_image image=”13998″ img_size=”full” alignment=”center”][vc_column_text]Teilnehmermanagement mit Excel<\/em><\/span>[\/vc_column_text]

Nachteile von Excel beim Teilnehmermanagement<\/h2>[vc_column_text]Auf der anderen Seite ist Excel keine dezidierte Teilnehmermanagement L\u00f6sung. Die Zweckentfremdung geht mit zahlreichen Nachteilen einher. Einige sind evident, andere erkennt man erst, wenn man schon tief im Projekt steckt und es \u201ckein Zur\u00fcck mehr gibt\u201d.[\/vc_column_text]

Fehleranf\u00e4lligkeit<\/h3>[vc_column_text]Zu den gr\u00f6\u00dften Nachteilen von Excel z\u00e4hlt die Dezentralit\u00e4t. Das bezieht sich sowohl auf den eigenen Arbeitsplatz als auch auf die Zusammenarbeit im Team. Nicht selten arbeitet ein Eventplaner f\u00fcr ein und dieselbe Veranstaltung mit einer Vielzahl von Listen. Und h\u00e4ufig existieren zus\u00e4tzlich unterschiedliche Versionen eines Dokuments.<\/p>\n

Arbeiten verschiedene Teammitglieder separat an derselben Datei und ist diese nicht zum gleichzeitigen Bearbeiten freigegeben, ist es \u00e4u\u00dferst m\u00fchselig, die Einzelst\u00fccke im Nachhinein zu synchronisieren. Zwangsl\u00e4ufig leidet die \u00dcbersicht. Das wiederum f\u00fchrt zu einem erh\u00f6hten Zeitaufwand, um einen verbindlichen Status quo herzustellen.<\/p>\n

Au\u00dferdem werden die Listen automatisch fehleranf\u00e4llig. Wer hat welche \u00c4nderung bereits durchgef\u00fchrt und in welcher Dateiversion? Zwangsl\u00e4ufig gehen \u00c4nderungen schnell verloren und die Aussagekraft der Liste wird wertlos. Daneben k\u00f6nnen falsche Handlungsempfehlungen aus unsauberen Listen abgeleitet werden, was sich wiederum im Event-Erfolg widerspiegelt.[\/vc_column_text]

Manueller Aufwand<\/h3>[vc_column_text]Werden die Daten bei der Registrierung eines Gastes nicht automatisch an ein System bzw. eine Software \u00fcbergeben, muss dies h\u00e4ndisch erfolgen. Der Dateneintrag in Excel und dann wiederum in das CRM ist aber nicht nur zeitaufwendig sondern erneut hochgradig fehleranf\u00e4llig.[\/vc_column_text]

Fehlende Schnittstelle zum CRM System<\/h3>[vc_column_text]Nichts ist im Rahmen des Teilnehmermanagements so wichtig wie die Aktualit\u00e4t der Daten. H\u00e4ufig \u00e4ndern Teilnehmer die von ihnen gemachten Angaben im Laufe der Planung. Zwar k\u00f6nnen die neuen Informationen in das Excel-Sheet eingetragen werden, allerdings gibt es aufgrund einer mangelnden Schnittstelle keine M\u00f6glichkeit zur Synchronisation mit dem CRM System. Erneut entsteht ein Mehraufwand, der Zeit kostet und unn\u00f6tige \u00dcbertragungsfehler beg\u00fcnstigt.[\/vc_column_text][vc_single_image image=”13999″ img_size=”full” alignment=”center” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https:\/\/doo.net\/de\/about\/request.html”][vc_column_text]Mit den Integrationsm\u00f6glichkeiten von doo, lassen sich Daten einfach z.B. in Salesforce integrieren.<\/em><\/span>[\/vc_column_text]

Problem Datenschutz<\/h3>[vc_column_text]Hat man in Excel eine \u201eMaster-Liste\u201c angelegt, werden dort s\u00e4mtliche erfassten Daten hinterlegt. Dies ist bei der Verarbeitung aus datenschutzrechtlichen Gr\u00fcnden problematisch. Denn nicht jeder Event-Partner (Hotel, Caterer, Reiseveranstalter etc.) ist dazu berechtigt, die kompletten Daten einzusehen. Als Folge werden einzelne Daten aus der Master-Liste extrahiert und m\u00fchsam in viele separate Listen verteilt. Dies f\u00fchrt zu hohem Zeitaufwand und der \u00dcberblick fehlt. Bei einer entsprechenden Event-Software k\u00f6nnen individuell Zugriffsrechte vergeben werden, sodass jeder Partner jederzeit die f\u00fcr ihn relevanten einsehen kann.[\/vc_column_text][vc_single_image image=”13842″ img_size=”full” alignment=”center” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https:\/\/doo.net\/de\/about\/request.html”][vc_column_text]Unterschiedliche Beteiligte mit individuellen Zugriffsrechten.<\/em><\/span>[\/vc_column_text]

Warum Tools besser sind als Excel<\/h2>[vc_column_text]Es hat einen Grund, warum Event-Tools im Vergleich mit Excel deutlich besser abschneiden. Eine Spezial-Software ist exakt auf die Bed\u00fcrfnisse des Anwenders zugeschnitten. Au\u00dferdem entwickeln Anbieter von Event-Software ihre Programme immer weiter und reagieren auf aktuelle Gegebenheiten, zum Beispiel auf die Einf\u00fchrung der DSGVO im Mai 2018.[\/vc_column_text]

Vorteile einer Teilnehmermanagement Software<\/h3>[vc_column_text]Die Vorteile eines Eventmanagement Software beim professionellen Teilnehmermanagement liegen auf der Hand:<\/p>\n
    \n
  • eine Software f\u00fcr alle Aufgaben (Registrierung, Einladung, Event-Website, Datenanalyse, Synchronisation mit dem internen CRM, Einlassmanagement vor Ort, etc.)<\/li>\n
  • Sicherheit im Umgang mit Daten<\/li>\n
  • einheitliche Prozesse f\u00fcr effizientere Teamarbeit<\/li>\n
  • Zugriff \u00fcber station\u00e4re und mobile Ger\u00e4te (Desktop-Rechner, Smartphone) zu jeder Zeit von jedem Ort<\/li>\n
  • integrierte Analyse- und Reporting-Funktion<\/li>\n
  • schnelleres Arbeiten und mehr Zeit f\u00fcr kreative und organisatorische Aufgaben<\/li>\n
  • bessere \u00dcbersicht<\/li>\n
  • stets aktuelle Daten<\/li>\n
  • individuelle Zugriffsrechte f\u00fcr Projektteam-Mitglieder<\/li>\n<\/ul>\n

    Tipp: Viele Anbieter von Eventmanagement-Software bieten eine kostenlose Live-Demo an. Nutzen Sie die Gelegenheit und lassen Sie sich konkret zeigen, ob sich der Einsatz f\u00fcr Ihr Event lohnt und wie die Software Ihren Arbeitsalltag erleichtern kann.<\/em><\/span>[\/vc_column_text][vc_single_image image=”14000″ img_size=”full” alignment=”center” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https:\/\/doo.net\/de\/about\/request.html”]

    Fazit<\/h2>[vc_column_text]Excel ist eine weitverbreitete Software, die zun\u00e4chst als passender Ersatz f\u00fcr eine etwas teurere Teilnehmermanagement Software erscheint.<\/p>\n

    M\u00f6chte man sein Event aber von A bis Z professionell organisieren, wird eine ma\u00dfgeschneiderte L\u00f6sung – gerade bei steigender Teilnehmerzahl – unbedingt notwendig.<\/p>\n

    Der sp\u00fcrbare Zeitgewinn sowie die bessere \u00dcbersicht \u00fcber alle Vorg\u00e4nge sorgen daf\u00fcr, dass dem Eventplaner mehr Zeit f\u00fcr die Inhalte bleibt. Deutlich weniger Fehler verbessern zudem die G\u00e4stezufriedenheit sowie den gesamten Event-Erfolg. Mit der richtigen Software lassen sich Events also effizienter planen und umsetzen, was unmittelbar zu einem Qualit\u00e4tsgewinn und positiven Feedbacks f\u00fchrt.[\/vc_column_text][vc_single_image image=”13858″ img_size=”full” alignment=”center” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https:\/\/doo.net\/de\/about\/request.html”][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Was spricht f\u00fcr und gegen den Einsatz von Excel als Teilnehmermanagement Software? Welche Alternativen gibt es?<\/p>\n","protected":false},"author":28,"featured_media":14007,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[4],"tags":[],"class_list":["post-13997","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-event-technologien"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/13997","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/users\/28"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=13997"}],"version-history":[{"count":13,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/13997\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":14016,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/13997\/revisions\/14016"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/media\/14007"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=13997"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=13997"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=13997"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}