{"id":13554,"date":"2024-02-20T17:36:52","date_gmt":"2024-02-20T16:36:52","guid":{"rendered":"http:\/\/pp.doo.net\/de\/knowhow\/?p=13554"},"modified":"2024-05-08T12:00:48","modified_gmt":"2024-05-08T11:00:48","slug":"checkliste-zur-kalkulation-von-veranstaltungskosten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2024\/02\/20\/checkliste-zur-kalkulation-von-veranstaltungskosten\/","title":{"rendered":"Checkliste zur Kalkulation von Veranstaltungskosten: So geht\u2019s!"},"content":{"rendered":"

[vc_row][vc_column][vc_column_text]<\/p>\n

Das Controlling beim Event-Management ist eine wichtige Grundlage f\u00fcr Entscheidungen, ob wo und und in welchem Umfang eine Veranstaltung geplant wird und wie erfolgreich diese ist. Mit Hilfe einer detaillierten Kalkulation behalten Sie Ihre Kosten im Blick und k\u00f6nnen das geplante Budget besser einteilen. Dieses soll ja schlussendlich ROI-positiv sein. <\/span><\/p>\n

[\/vc_column_text]

Welche Arten von Kalkulationen gibt es?<\/h2>[vc_column_text]Je nach Planungsstand unterscheidet man zwischen drei Kalkulationsarten mit unterschiedlichen Funktionen:<\/span><\/p>\n

1. Vorkalkulation<\/strong>
\nDie Vorkalkulation dient zur Kostenermittlung und damit zur Absch\u00e4tzung der voraussichtlichen Kosten einer Veranstaltung. Die Hauptfunktion der Vorkalkulation ist die Beurteilung ob und in welchem Umfang das Event stattfinden wird. Die gr\u00f6\u00dfte Herausforderung besteht darin, alle ben\u00f6tigten Leistungen so genau wie m\u00f6glich vorauszusehen. Dies ist nicht immer im Detail m\u00f6glich.<\/p>\n

Tipp:<\/span> Planen Sie ausreichend Puffer bereits in der Vorkalkulation ein, um eventuelle Zusatzkosten auszugleichen.<\/em><\/span><\/p>\n

2. Zwischenkalkulation
\n<\/strong>Zwischenkalkulationen entstehen w\u00e4hrend der Eventplanung. Die Vorkalkulation als Grundlage wird regelm\u00e4\u00dfig aktualisiert – entweder sofort, wenn sich Preis- oder Mengen\u00e4nderungen ergeben oder an festgelegten Terminen.<\/p>\n

Tipp:<\/span> Mit Hilfe einer stets aktuellen Kalkulation behalten Sie den \u00dcberblick und k\u00f6nnen die momentanen Zahlen jederzeit an den Vorgesetzten weitergeben.<\/em><\/span><\/p>\n

3. Nachkalkulation<\/strong>
\nDie Nachkalkulation erfasst alle tats\u00e4chlich angefallenen Kosten der eingegangenen Rechnungen. Auf Grundlage der Gesamtkosten aus der Nachkalkulation kann letztendlich der ROI (Return on Investment) berechnet werden.<\/p>\n

Tipp:<\/span> Mit Hilfe von zeitlich unterschiedlichen Kalkulationsversionen k\u00f6nnen sp\u00e4ter auch eingesparte Kosten sichtbar gemacht werden.<\/em><\/span><\/p>\n

[\/vc_column_text]

Wie ist eine Kalkulation aufgebaut?<\/h2>[vc_column_text]<\/p>\n

Eine detaillierte Kalkulation besteht aus mehreren Abschnitten. F\u00fcr die automatische Berechnung der Gesamtkosten empfiehlt sich die Kalkulation einer Veranstaltung in einer Excel-Datei, die sich bei einzelnen \u00c4nderungen automatisch anpasst.<\/span><\/p>\n

[\/vc_column_text][vc_column_text]<\/p>\n

1. Informationen zum Event
\n<\/strong>Eventtitel, Termin, Ort, Datum der Kalkulation sowie wichtige Informationen zum Event erkl\u00e4ren kurz, um welche Kalkulation es sich handelt.<\/p>\n

2. Auflistung der Event-Bestandteile (siehe Checkliste)
\n<\/strong>Alle einzelnen Nettokosten mit jeweiligen Mengen werden erfasst und automatisch in die Gesamtkosten (netto) eingerechnet.<\/p>\n

Tipp: Erstellen Sie einzelne Rubriken mit untergeordneten zugeh\u00f6rigen Kosten. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Rubriken (Hotel, Reisekosten, etc.) die h\u00f6chsten Kosten verursachen.<\/em><\/span><\/p>\n

3. Optional: Kosten pro Teilnehmer
\n<\/strong>Die Gesamtkosten (netto) k\u00f6nnen durch die (voraussichtliche) Teilnehmerzahl geteilt werden, um die aktuellen Nettokosten pro Teilnehmer im Blick zu behalten.<\/p>\n

4.\u00a0Hinzuf\u00fcgen der Steuer
\n<\/strong>Zuletzt wird die aktuell g\u00fcltige Steuer in einer separaten Spalte bei den jeweiligen Posten hinzugerechnet. Damit kann sowohl eine Aussage zu den Brutto- als auch Nettogesamtkosten getroffen werden.[\/vc_column_text]

Berechnung des ROIs (Return on Investment) <\/h2>[vc_column_text]<\/p>\n

Der kostenfreie ROI-Rechner von doo<\/a> unterst\u00fctzt Sie bei der Kalkulation sowie der Berechnung des entsprechenden ROIs (Return on Investment). Tragen Sie einfach alle angefallenen Kosten sowie erreichten Ziele ein (z.B. Anzahl Neukunden, Verk\u00e4ufe, etc.) und erhalten Sie wertvolle Aussagen zum Event-Erfolg.<\/p>\n

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Angebotsvergleich – aber richtig <\/h2>[vc_column_text]<\/p>\n

Gerade wenn der Ort des Events noch nicht final feststeht, kann man favorisierte Locations mit Hilfe von unterschiedlichen Kalkulationen vergleichen.<\/p>\n

Zum besseren Vergleich unterschiedlicher Angebote empfiehlt es sich auch inkludierte bzw. kostenfreie Leistungen in der Kalkulation aufzuf\u00fchren. (Welche weiteren Kriterien beim Angebotsvergleich entscheiden lesen Sie in unserem Artikel \u201eAngebotsvergleich: Wie finde ich den passenden Event-Dienstleister?<\/a>\u201d)<\/p>\n

Achtung:<\/span> M\u00f6chten Sie mehrere m\u00f6gliche L\u00e4nder f\u00fcr Ihr Event mit Hilfe einer Kalkulation vergleichen beachten Sie unbedingt die Steuer. Bei nationalen oder EU-Mitgliedstaaten verwenden Sie daher Nettopreise in der Kalkulation (Reverse Charge). Bei anderen L\u00e4ndern m\u00fcssen Bruttopreise als eigene Netto-Kosten angesetzt werden. Gleichzeitig gelten in vielen L\u00e4ndern je nach Leistung unterschiedliche Steuers\u00e4tze, die bei der Berechnung des Netto-Preises bedacht werden m\u00fcssen (z.B. in deutschen Hotels: \u00dcbernachtung (7%) und Verpflegung (19%)).<\/em><\/span><\/p>\n

[\/vc_column_text]

Checkliste zur Kalkulation von Veranstaltungskosten<\/h2>[vc_column_text]<\/p>\n

Eine ausf\u00fchrliche Kalkulation bringt Planungssicherheit mit sich. Mit Hilfe von gezieltem Erwartungsmanagement k\u00f6nnen die Kosten f\u00fcr Hotel, Location oder Catering relativ genau abgesch\u00e4tzt werden.<\/p>\n

Die folgende Checkliste listet als Anhaltspunkt die h\u00e4ufigsten Bestandteile einer Event-Kalkulation auf. Je nach Veranstaltung sind die einzelnen Punkte bei unterschiedlichen Rubriken einzuordnen.<\/p>\n

[\/vc_column_text][vc_single_image image=”13578″ img_size=”full” onclick=”img_link_large” img_link_target=”_blank”]

Fazit<\/h2>[vc_column_text]<\/p>\n

Das Event-Budget entscheidet h\u00e4ufig ob, wo und vor allem in welchem Umfang ein Event stattfinden wird. \u00a0Eine Event-Kalkulation hilft in erster Linie dabei, das Budget zu planen und den genauen \u00dcberblick \u00fcber die Einzelkosten als auch die Gesamtkosten zu behalten.<\/p>\n

Die gr\u00f6\u00dfte Herausforderung bei der Kalkulation ist der unklare Blick in die Zukunft. Eine Checkliste mit den h\u00e4ufigsten Kosten, die bei der Event-Planung auftreten, hilft dem Event-Manager, die voraussichtlichen Gesamtkosten weitestgehend abzusch\u00e4tzen.<\/p>\n

Eine detaillierte Kostenkalkulation ist also ein erforderliches Hilfsmittel im Event-Management. Je genauer die Preiskalkulation jeweils erfolgt, desto weniger Kosten\u00fcberraschungen treten sp\u00e4ter auf.<\/p>\n

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Eine detaillierte Event-Kalkulation hilft dabei, das Budget zu planen und den \u00dcberblick \u00fcber alle Kosten zu behalten.<\/p>\n","protected":false},"author":28,"featured_media":13582,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[34],"tags":[],"class_list":["post-13554","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-eventmanagement"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/13554","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/users\/28"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=13554"}],"version-history":[{"count":12,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/13554\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":14153,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/13554\/revisions\/14153"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/media\/13582"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=13554"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=13554"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=13554"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}