{"id":12777,"date":"2018-09-06T12:12:21","date_gmt":"2018-09-06T11:12:21","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.doo.net\/?p=12777"},"modified":"2018-09-06T12:59:08","modified_gmt":"2018-09-06T11:59:08","slug":"veranstaltungs-management-sich-als-event-organisator-richtig-positionieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2018\/09\/06\/veranstaltungs-management-sich-als-event-organisator-richtig-positionieren\/","title":{"rendered":"Veranstaltungs-Management: Sich als Event-Organisator richtig positionieren"},"content":{"rendered":"

[vc_row][vc_column][vc_column_text]F\u00fcr viele ist der Job des Event-Organisators ein Traumjob: Spannende Events in den unterschiedlichsten Locations organisieren und dabei mit zahlreichen interessanten Leuten in Kontakt kommen. Klar ist, die besten Event-Manager sind diejenigen, die mit Leidenschaft und Spa\u00df bei der Sache sind. Denn die Planung eines Events bedeutet harte Arbeit und erfordert ein hohes Ma\u00df an Einsatz.<\/p>\n

Ein Event-Organisator hat unz\u00e4hlige Pflichten und Aufgaben: vor<\/strong> dem Event, w\u00e4hrenddessen<\/strong>, aber auch danach, wenn es um das Reporting an den Vorgesetzten<\/strong> bzw. Auftraggeber geht. Damit dabei nichts schiefl\u00e4uft, haben wir einmal aufgelistet, was die Arbeit von Event-Managern ausmacht und worauf sie beim\u00a0Veranstaltungs-Management besonders achten sollten.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

Was macht eigentlich ein Event-Organisator?<\/h2>

Ein Event-Organisator plant und organisiert verschiedene Veranstaltungen. Darunter k\u00f6nnen Business-Events, wie z. B. Messen, Konferenzen und Seminare fallen, aber auch Freizeit-Events, wie Konzerte und Sportveranstaltungen. Neben der Planung der Location, des Event-Caterings<\/span><\/a> und der Teilnehmereinladung k\u00fcmmern sie sich ebenfalls um das Event-Marketing, sind beim Aufbau vor Ort zur Stelle und werten die Daten nach einem Event aus, um den ROI und den Event-Erfolg zu bestimmen.<\/p>

Merkmale eines guten Event-Organisators<\/h2>

Um als Event-Planer erfolgreich zu sein, muss man sich souver\u00e4n in den unterschiedlichsten Situationen verhalten k\u00f6nnen. Am besten vereint ein Event-Organisator mehrere Charaktereigenschaften: er ist unempfindlich, wenn mal ein etwas rauerer Ton angeschlagen wird, ist charmant gegen\u00fcber Gesch\u00e4ftspartnern und Teilnehmern, durchsetzungsstark bei Verhandlungen und extrovertiert, da er tagt\u00e4glich mit vielen unterschiedlichen Leuten in Kontakt kommt.<\/p>\n

Au\u00dferdem ist es wichtig, immer einen k\u00fchlen Kopf zu bewahren, wenn es mal wieder etwas stressiger zugeht und unter Zeitdruck gearbeitet werden muss. Auf dem Event sollten Event-Organisatoren souver\u00e4n und bestimmt auftreten. Sie haben die Entscheidungsgewalt sowie den \u00dcberblick \u00fcber das gesamte Event. Falls etwas schiefgehen sollte, sind sie es, die die Sache wieder in Ordnung bringen.<\/p>\n

Sowohl gegen\u00fcber den Event-Mitarbeitern, als auch den Teilnehmern sollten Event-Manager immer selbstsicher auftreten und klar und deutlich kommunizieren. Die aber wohl wichtigste Eigenschaft von Event-Organisatoren ist es, Entscheidungen schnell treffen zu k\u00f6nnen und keine Angst vor Konflikten zu haben.<\/p>

Zu viel zu tun? Alles passiert gleichzeitig? Was nun?<\/h2>

Der Alltag eines Event-Planers ist meist stressig: Termine und Deadlines m\u00fcssen eingehalten werden, Abl\u00e4ufe kontrolliert und kurzfristige \u00c4nderungen durchgef\u00fchrt sowie Marketingaktionen \u00fcberwacht werden.
Der Ablauf \u00e4hnelt dabei einem Uhrwerk: Ein R\u00e4dchen greift ins andere und wenn es an einer Stelle hakt, steht der ganze Apparat still. Kein Wunder also, dass Event-Organisatoren st\u00e4ndig unter Strom stehen. Es ist deshalb wichtig, immer die richtigen Priorit\u00e4ten zu setzen und trotz aller Hektik einen k\u00fchlen Kopf zu bewahren.<\/p>\n

Nachfolgend haben wir ein paar Tipps f\u00fcr Veranstaltungsplaner zusammengetragen, um der ganzen Hektik w\u00e4hrend der Event-Planung entspannter entgegentreten zu k\u00f6nnen und nicht im Burn-out zu enden.
\u00a0 \u00a0 <\/p>[vc_single_image image=”12576″ img_size=”large” add_caption=”yes”]

<\/p>

Sich auf das Jetzt konzentrieren<\/h2>

Vor einem Event gibt es so vieles, das noch erledigt werden muss. Nichts darf dabei vergessen werden. Hier hilft es, diese Dinge in einen Kalender einzutragen. So wird der Kopf wieder frei, ohne die Sorge, etwas zu vergessen. Ist alles Wichtige notiert, sollte man sich dann wieder voll und ganz auf die Gegenwart konzentrieren und auf die Dinge, die in diesem Moment anstehen und zu erledigen sind. So kann eines nach dem anderen abgearbeitet werden und Schritt f\u00fcr Schritt kommt das Ziel in greifbare N\u00e4he.<\/p>

Zwischenziele definieren<\/h2>

Von Anfang an sollten alle Organisationsschritte schriftlich fixiert und Zwischenziele mit Datum festgehalten werden. So l\u00e4sst sich am besten der Fortschritt bei der Organisation kontrollieren. Man ger\u00e4t nicht unter Zeitruck und hat immer einen optimalen \u00dcberblick \u00fcber den Stand der Eventorganisation<\/span><\/a>.<\/p>

Aktuellen Stand der Event-Organisation dokumentieren<\/h2>

Eine regelm\u00e4\u00dfige \u00dcberpr\u00fcfung und steter Abgleich des Organisationsstandes mit dem Zeitplan sorgt daf\u00fcr, dass Zeitfresser und Verz\u00f6gerungen identifiziert werden und rechtzeitig dagegen gesteuert werden kann. Es wirkt beruhigend, wenn man schwarz auf wei\u00df vor sich hat, dass der Zeitplan eingehalten wird.<\/p>\n

Es ist immer hilfreich, genau zu wissen, an welchem Punkt der Event-Organisation man gerade exakt steht, um eventuelle Schwierigkeiten beizeiten auszumachen und beheben zu k\u00f6nnen. Vor allem bei einem gr\u00f6\u00dferen Team ist es wichtig, auf dem aktuellen Stand der Aufgabenerledigung jedes einzelnen zu sein. So kann zeitnah nachgehakt werden, warum eine bestimmte Aufgabe noch nicht erledigt ist und gegebenenfalls Gegenma\u00dfnahmen ergriffen werden.<\/p>

Einfach einmal Durchatmen<\/h2>

In Stresssituationen wird die Atmung meist flach und der K\u00f6rper bekommt zu wenig Sauerstoff. Doch dieser ist n\u00f6tig, um voll konzentriert zu sein und richtige Entscheidungen treffen zu k\u00f6nnen. Umso wichtiger ist es deshalb, bei unerwarteten Schwierigkeiten, Problemen oder wenn viele Personen auf einmal etwas von einem wollen, kurz innezuhalten, tief durchzuatmen und einen anderen Blickwinkel einzunehmen.<\/p>\n

Lassen Sie die Aufgaben nicht zu nah an sich heran und wahren Sie eine gewisse professionelle Distanz. Hilfreich ist es dabei, sich vorstellen, wie die ganze Situation aus dem Weltall aussehen w\u00fcrde oder wie Sie in 10 Jahren auf diesen Moment zur\u00fcckblicken und ihn dann bewerten w\u00fcrden. Das nimmt meist den Druck und hilft dabei, entspannt und mit klarem Geist eine L\u00f6sung zu finden.<\/p>

Erst Probleme l\u00f6sen, dann analysieren<\/h2>

Tritt ein unerwartetes Problem auf, das sofort gel\u00f6st werden muss, ist es sinnvoll, sich auf die Probleml\u00f6sung zu konzentrieren, anstatt jemandem die Schuld zuzuweisen. Erst, wenn auch diese Herausforderung erfolgreich gemeistert wurde, kann man mit k\u00fchlem Kopf analysieren, was zu diesem Problem gef\u00fchrt hat und den Verantwortlichen darauf hinweisen, damit dies in Zukunft nicht mehr passiert.<\/p>

Event-Reports erstellen<\/h2>

Event-Organisatoren m\u00fcssen nicht nur gute Organisations- und Kommunikationsf\u00e4higkeiten besitzen, sondern auch statistische Daten auswerten k\u00f6nnen. Denn nur so ist es m\u00f6glich, den Erfolg eines Events zu messen und objektiv zu bewerten. Auftraggeber und Vorgesetzte, wie CMOs, verlangen deshalb nach Ende eines Events einen Report mit allen wichtigen Kennzahlen, an denen sie ablesen k\u00f6nnen, ob die Event-Ziele<\/strong> erreicht wurden.
\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0<\/p>[vc_single_image image=”12635″ img_size=”large” add_caption=”yes”]

<\/p>

Wie erstelle ich einen Event-Report?<\/h2>

Grundlage eines jeden Reports sind Daten. Um an valide Zahlen aus der Attendee-Journey zu gelangen, k\u00f6nnen Event-Manager dabei Event-Management-Plattformen, wie z. B. doo, zu Hilfe nehmen.
Event-Reports sind wichtig, um zuk\u00fcnftige Events zu optimieren und enthalten u. a. die Auswertungen folgender Daten:<\/p>\n