{"id":12728,"date":"2018-08-30T16:15:51","date_gmt":"2018-08-30T15:15:51","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.doo.net\/?p=12728"},"modified":"2018-10-11T10:45:55","modified_gmt":"2018-10-11T09:45:55","slug":"vip-attendee-journey-wichtige-kontakte-identifizieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2018\/08\/30\/vip-attendee-journey-wichtige-kontakte-identifizieren\/","title":{"rendered":"VIP Attendee-Journey: Wichtige Kontakte identifizieren"},"content":{"rendered":"<div class=\"wpb-content-wrapper\"><p>[vc_row][vc_column][vc_column_text]Zufriedene Teilnehmer bilden die Grundlage eines jeden erfolgreichen Events. Um dies zu erreichen, bietet es sich an, diese in Gruppen zu unterteilen.<br \/> Der Gruppe der VIPs sollte dabei besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. Daf\u00fcr m\u00fcssen diese aber nat\u00fcrlich erst einmal identifiziert werden. Wie das am einfachsten funktioniert und wie die Zufriedenheit der VIPs entlang der Attendee-Journey gemessen und verbessert werden kann, wird im Folgenden n\u00e4her erl\u00e4utert.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]<h2 class=\"doo_h2_subheader\">Was ist eine Attendee-Journey?<\/h2><p class=\"doo_text_block\">Der englische Begriff Attendee-Journey kann als <strong>Teilnehmer-Reise<\/strong> \u00fcbersetzt werden. Hierbei handelt es sich um die einzelnen Stationen, die ein Teilnehmer vor, w\u00e4hrend, aber auch nach einem Event durchl\u00e4uft. Das reicht von der Einladung zur Veranstaltung \u00fcber die Anmeldung und dem Check-in bis hin zum Check-out.<br \/> Um die Attendee-Journey zu messen, muss daf\u00fcr das <a href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2018\/08\/23\/teilnehmer-engagement-richtig-messen\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Teilnehmer-Engagement<\/a>\u00a0bei den einzelnen Stationen analysiert werden. Die Attendee-Journey startet beim <strong>ersten direkten Kontakt<\/strong> des Veranstalters mit dem Event-Teilnehmer.<\/p><h2 class=\"doo_h2_subheader\">Wie kann ich die Attendee-Journey abbilden und auswerten?<\/h2><p class=\"doo_text_block\">Um die Attendee-Journey abbilden und auswerten zu k\u00f6nnen, m\u00fcssen vorab alle <strong>Ber\u00fchrungspunkte<\/strong> der Teilnehmer mit dem Event identifiziert werden. Jeder einzelne Schritt muss nachgezeichnet werden. F\u00fcr jede Station der Teilnehmer-Reise wird dann eine <strong>Kennzahl<\/strong> festgelegt. Diese k\u00f6nnen dann im Anschluss analysiert werden.<\/p>\n<p>Eine Event-Software, wie z. B. doo, kann diese Daten ganz einfach sammeln. Au\u00dferdem erm\u00f6glicht sie eine \u00fcbersichtliche Darstellung der Ergebnisse. Interessante Messwerte, um die Interessen der VIPs herauszufinden, k\u00f6nnten z. B. folgende sein:<\/p>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\">Anmeldungen: Welches Angebot zieht welche Zielgruppe an?<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\">Teilnehmermanagement: Segmentierung der Teilnehmer nach Position, Budget, Unternehmen etc.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\">Check-in: Wer nimmt an der Veranstaltung tats\u00e4chlich teil und wer kommt trotz Anmeldung nicht?<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\">Check-out: Wer bleibt bis zum Schluss und wer verabschiedet sich bereits fr\u00fcher?<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\">Teilnehmerinteressen: Welche Teilnehmer interessieren sich f\u00fcr welche Themen und besuchen welchen Vortrag bzw. Workshop?<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\">Teilnehmer-Engagement: Wie interagieren die einzelnen Teilnehmer?<\/li>\n<\/ul>\n<p><!--EndFragment-->\u00a0 \u00a0 <\/p>[vc_single_image image=&#8221;12731&#8243; img_size=&#8221;large&#8221; add_caption=&#8221;yes&#8221; onclick=&#8221;img_link_large&#8221; img_link_target=&#8221;_blank&#8221;]<p class=\"doo_text_block\"><\/p><h2 class=\"doo_h2_subheader\">Welche Kontakte kommen \u00fcberhaupt zu meinen Events?<\/h2><p class=\"doo_text_block\">Sind die <strong>VIPs<\/strong> eines Events erstmal identifiziert, k\u00f6nnen diese zu einer Gruppe zusammengefasst werden.\u00a0 Dadurch wird es m\u00f6glich, speziell auf sie<strong> zugeschnittene Einladungen<\/strong> zu verschicken. Gezielte <strong>Segmentierung<\/strong> und <strong>Tracking<\/strong> hilft dabei, den \u00dcberblick zu bewahren.<\/p>\n<p>Eine Event-Management-Software, wie z. B. doo, erleichtert diesen Vorgang. Das Programm erstellt \u00dcbersichten \u00fcber die <strong>\u00d6ffnungsrate<\/strong> der E-Mails und \u00fcber alle <strong>Zu- und Absagen<\/strong>. Au\u00dferdem lassen sich die Daten ganz praktisch als Excel-Tabelle herunterladen und im eigenen CRM weiterverarbeiten.<br \/> So wei\u00df man vorab immer ganz genau, welche eingeladenen VIPs sich f\u00fcr die Veranstaltung angemeldet haben.<br \/> Ein professionelles <strong>Einlass-Management<\/strong> sowie integriertes Anwesenheits-Tracking erleichtert des weiteren den \u00dcberblick \u00fcber die Check-ins bei der Veranstaltung.<\/p><h2 class=\"doo_h2_subheader\">Wie identifiziere ich VIPs f\u00fcr mein Event, also Kontakte, die besonders interessant f\u00fcr mich sind?<\/h2><p class=\"doo_text_block\">Ob CMOs, Budgetverantwortliche, Chefs oder Abteilungsleiter bestimmter Bereiche: In welchem Fall diese Personen in die VIP-Kategorie fallen, h\u00e4ngt ganz allein von der Zielsetzung des Events ab. Dabei ist es am einfachsten, erst einmal allgemein die <strong>relevante Zielgruppe<\/strong> zu bestimmen. Ist diese identifiziert, l\u00e4sst sich daraus dann die VIP-Gruppe herausfiltern.<br \/> <\/p><h2 class=\"doo_h2_subheader\">Wie erreiche ich die f\u00fcr mich relevante Zielgruppe?<\/h2><p class=\"doo_text_block\">Um die f\u00fcr ein Event relevante Zielgruppe zu erreichen, bietet sich eine <strong>Zielgruppenanalyse<\/strong> an. Je mehr \u00fcber die potenziellen Event-Teilnehmer bekannt ist, desto zielgenauer k\u00f6nnen diese angesprochen werden. Bei der <a href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2017\/02\/09\/zielgruppenanalyse\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span lang=\"EN-US\">Zielgruppenanalyse<\/span><\/a> m\u00fcssen folgende Fragen im Zentrum stehen:<\/p>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\">Wie sieht der ideale Event-Teilnehmer aus?<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\">Welche Berufsgruppen und Positionen sollen angesprochen werden?<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\">Welche Motivation soll hinter der Event-Anmeldung des Teilnehmers stehen?<\/li>\n<\/ul>\n<p>K\u00f6nnen diese Frage beantwortet werden, steht einer gezielten Marketingkampagne nichts mehr im Wege.<\/p>\n<p>Diese Daten lassen sich mithilfe einer Event-Software, die die Daten vergangener Events analysiert, zusammentragen. Oder aber sie werden durch Umfragen oder Marktforschung ermittelt. Newsletter-Anmeldungen geben ebenfalls einen Hinweis darauf, welche Zielgruppe sich f\u00fcr das Angebot interessiert.<br \/> <\/p>[vc_single_image image=&#8221;12743&#8243; img_size=&#8221;large&#8221; add_caption=&#8221;yes&#8221;]<p class=\"doo_text_block\"><\/p><h2 class=\"doo_h2_subheader\">Bestimmung der VIPs<\/h2><p class=\"doo_text_block\">Wie lassen sich denn nun VIPs bestimmen? Um VIPs zu identifizieren, die in erster Linie durch das Event erreicht werden sollen, kann folgenderma\u00dfen vorgegangen werden:<\/p>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\">Vorab-Recherche: Welche Personen k\u00f6nnten am meisten zur Erreichung der Event-Zielsetzung beitragen? Welche Voraussetzungen m\u00fcssen diese Personen mitbringen?<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\">Anmeldeformular: Gezielte Abfrage der wichtigen Faktoren, wie z. B. Verantwortungsbereich, Position, etc.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\">Interessenabfrage: F\u00fcr welche Themen interessiert sich der Teilnehmer? Wie weit passt das mit der Event-Zielsetzung zusammen?<\/p><\/li>\n<\/ul>\n<p><h2 class=\"doo_h2_subheader\">Wie kann ich die Attendee-Journey der VIPs optimieren und diese begeistern?<\/h2><p class=\"doo_text_block\">Jeder Ber\u00fchrungspunkt, bei dem der VIP mit der Veranstaltung in Kontakt kommt, sei es <strong>digital<\/strong> oder <strong>physisch<\/strong>, bietet Optimierungspotenzial. VIPs sind ganz normale Teilnehmer, die nur aufgrund von bestimmten Merkmalen vom Veranstalter in die Gruppe der VIPs eingeordnet wurden.<\/p>\n<p>Das bedeutet, dass die Attendee-Journey von VIPs und Nicht-VIPs gr\u00f6\u00dftenteils gleich verl\u00e4uft, mit Ausnahme von eventuell stattfindenden VIP-Programmpunkten. Anders als normale Teilnehmer erwarten VIPs jedoch meist mehr: <strong>mehr Aufmerksamkeit, mehr Komfort, mehr Perfektion<\/strong>. Um diese Erwartungen zu erf\u00fcllen, muss der Veranstalter zum einen die VIPs sehr gut kennen und zum anderen das gesamte <strong>Event-Erlebnis<\/strong> von der Einladung bis zur Kontaktaufnahme nach dem Event so angenehm wie m\u00f6glich gestalten. Dabei ist es wichtig, nichts dem Zufall zu \u00fcberlassen. Der Veranstalter muss das Event aus dem Blickwinkel des VIPs betrachten, um Schwachstellen aufzusp\u00fcren und zu beseitigen.<\/p>\n<p>Dabei k\u00f6nnen <strong>Daten aus vergangenen Events<\/strong> hilfreich sein, aber auch alle schon bekannten Daten des aktuellen Events. Denn nur wer seine Event-Teilnehmer kennt, kann auch die VIPs begeistern.<\/p><h2 class=\"doo_h2_subheader\">H\u00e4ufigste Probleme w\u00e4hrend der Attendee-Journey<\/h2><p class=\"doo_text_block\">Oft auftretende Probleme bei einer Veranstaltung, die zeigen, dass bei der Attendee-Journey noch Optimierungsbedarf besteht:<\/p>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\"><strong>Problem:<\/strong> Die Teilnehmer haben keine Ahnung, was auf der Veranstaltung angeboten wird.<br \/>\u00a0 \u00a0 \u00a0\u00a0<br \/><strong>L\u00f6sung:<\/strong> Die Kommunikation mit den Teilnehmern vor und w\u00e4hrend des Events muss verbessert werden. Die Informationen k\u00f6nnen am besten mit einer <a href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2018\/07\/04\/zufriedene-teilnehmer-durch-smarte-event-apps\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span lang=\"EN-US\">Event-App<\/span><\/a> \u00fcbermittelt werden.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\"><strong>Problem:<\/strong> Die Teilnehmer interagieren nicht miteinander. Es kommt kein <a href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2018\/08\/16\/networking-events-erfolgreich-meistern\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Networking<\/a> zustande.<br \/>\u00a0 \u00a0 \u00a0\u00a0<br \/><strong>L\u00f6sung:<\/strong> Von Anfang an die richtigen Personen mit den gleichen Interessen einladen, damit es Ankn\u00fcpfungspunkte gibt. Mithilfe von Social Media kann bereits vorab eine Community aufgebaut werden. Hier k\u00f6nnen sich Interessenten und Teilnehmer \u00fcber das Event austauschen und vorab digital ins Gespr\u00e4ch kommen. Weitere Eisbrecher sind w\u00e4hrend des Events auch Wettbewerbe, Spiele oder sonstige Aktionen. Dadurch interagieren die Teilnehmer miteinander und kommen in Kontakt.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\"><strong>Problem:<\/strong> Teilnehmer werden w\u00e4hrend des Events nicht \u00fcber Programm\u00e4nderungen oder sonstige organisatorische \u00c4nderungen informiert.<br \/>\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0<br \/><strong>L\u00f6sung:<\/strong> Eine Event-App mit Push-Nachrichten schafft hier Abhilfe. So sind alle Teilnehmer immer up to date.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\"><strong>Problem:<\/strong> Interessenten tun sich schwer mit der Entscheidung, ob das Event ihren Interessen und Erwartungen entspricht. Sie sind sich unsicher, ob die Veranstaltung ihre Zeit und ihr Geld wert ist.<br \/>\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0<br \/><strong>L\u00f6sung:<\/strong> Optimierung der Marketingstrategie und gezielteres Eingehen auf die Kernthemen des Events. Eine <a href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2018\/07\/13\/erfolgreiche-event-landingpages-so-sehen-sie-aus\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Event-Landingpage<\/a> bietet Interessenten und Teilnehmern Orientierung hinsichtlich wichtiger Informationen wie Datum, Location, Preis und Programm. Eine \u00fcbersichtliche und ansprechende Darstellung aller Informationen erleichtert dann zus\u00e4tzlich nochmals die Entscheidung.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\"><strong>Problem:<\/strong> Der Registrierungsprozess ist zeitaufwendig und un\u00fcbersichtlich.<br \/>\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0<br \/><strong>L\u00f6sung:<\/strong> Das <a href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2018\/07\/30\/anmelde-prozess-personalisieren-jetzt-auch-mit-konditionalen-produkten\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Anmeldeformular<\/a> \u00fcberarbeiten und optimieren. Es muss sichergestellt werden, dass technisch alles einwandfrei funktioniert.\u00a0 Auch der Aufbau sollte klar und einleuchtend sein.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li dir=\"ltr\"><strong>Problem:<\/strong> Lange Wartezeiten beim Check-in sowie fehlende Beschilderung, wodurch sich die Teilnehmer in der Location nur schwer zurechtfinden.<br \/>\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a0\u00a0<br \/><strong>L\u00f6sung:<\/strong> Schnellerer <a href=\"https:\/\/blog.doo.net\/2018\/06\/12\/registrierung-und-check-in-erfolgreich-managen\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Einlass<\/a> durch Smartphone-App oder Gesichtserkennung. Es sollte f\u00fcr eine \u00fcbersichtliche Beschilderung gesorgt werden. Bei gro\u00dfen Locations ist den Teilnehmern ein Lageplan zur Verf\u00fcgung zu stellen.<\/p><\/li>\n<\/ul>\n<p><h2 class=\"doo_h2_subheader\">Vom Event-Planer hin zum Attendee-Journey-Designer<\/h2><p class=\"doo_text_block\">Um ein erfolgreiches Event zu veranstalten, reicht es nicht mehr aus, denselben Plan immer und immer wieder bei allen Veranstaltungen unver\u00e4ndert anzuwenden. Vielmehr sind <strong>Kreativit\u00e4t und Innovation<\/strong> gefragt. Nat\u00fcrlich muss das Organisatorische stimmen, wie die Location, das Catering, die Programmpunkte sowie das Einladungs- und Teilnehmermanagement. Dabei darf aber nicht vergessen werden, wie die Teilnehmer das Event subjektiv empfinden. Das Gef\u00fchl, das die Event-Teilnehmer nach der Veranstaltung haben, ist ausschlaggebend f\u00fcr die Bewertung des Events.<\/p>\n<p>Eine optimale und erfolgreiche Attendee-Journey verhilft genau dazu: den Teilnehmern ein Event zu bieten, das sie <strong>begeistert<\/strong> und nach dem sie mit einem <strong>guten Gef\u00fchl<\/strong> nach Hause gehen.<br \/>\u00a0 \u00a0 \u00a0\u00a0<\/p>[vc_single_image image=&#8221;11676&#8243; img_size=&#8221;full&#8221; onclick=&#8221;custom_link&#8221; img_link_target=&#8221;_blank&#8221; link=&#8221;https:\/\/doo.net\/konto\/contact&#8221;]<p class=\"doo_text_block\"><\/p>[\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text][\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]<\/p>\n<p>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Zufriedene Teilnehmer bilden die Grundlage eines jeden erfolgreichen Events. 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