{"id":11798,"date":"2018-06-15T15:49:27","date_gmt":"2018-06-15T14:49:27","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.doo.net\/?p=11798"},"modified":"2018-07-26T18:06:50","modified_gmt":"2018-07-26T17:06:50","slug":"die-11-groessten-fehler-im-event-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2018\/06\/15\/die-11-groessten-fehler-im-event-management\/","title":{"rendered":"Die 11 gr\u00f6\u00dften Fehler im Event-Management"},"content":{"rendered":"

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Die Organisation von gro\u00dfartigen Veranstaltungen ist keine leichte Aufgabe. Sie m\u00fcssen geplant, die richtige Location gefunden und die Teilnehmer, Speaker, Aussteller und ggf. Sponsoren zufriedengestellt werden. Event-Manager m\u00fcssen dabei immer alle Details im Blick haben und auf auftretende Probleme schnell reagieren k\u00f6nnen.<\/span><\/strong>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]<\/p>\n

Neben beeindruckenden Umsetzungen eines Events k\u00f6nnen aber, trotz gr\u00f6\u00dfter Bem\u00fchungen und Erfahrungen von Event-Managern, auch Fehler bei der Organisation einer Veranstaltung passieren. Viele davon sind sehr \u00e4rgerlich, lassen sich mit der richtigen Planung aber leicht umgehen.<\/p>\n

Es gibt typische Fehler, die immer wieder passieren und aus denen Event-Verantwortliche viel lernen k\u00f6nnen. Diese haben wir im Folgenden zusammengefasst \u2013 inklusive m\u00f6glicher Herangehensweisen, um sie zu vermeiden:<\/p>\n

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1. Eine gute Idee, aber nicht f\u00fcr die richtige Zielgruppe<\/h2>

Eine gute Idee macht noch kein gutes Event aus. Besonders nicht, wenn dieses nicht die richtige Zielgruppe<\/strong> anspricht. Das erste, wor\u00fcber sich ein Event-Manager also Gedanken machen sollte, bevor er mit der Planung einer Veranstaltung beginnt, ist die richtige Zielgruppe. Diese sollte klar definiert werden: Wer ist meine Zielgruppe? Welche Themen interessieren sie und was erwarten sie von einem Event? Sind sie Entscheidungstr\u00e4ger? Was sind sie bereit f\u00fcr ein Ticket zu zahlen? Wie spreche ich sie am besten an?<\/p>\n

Zudem bietet es sich an, im Vorfeld eine Marktrecherche durchzuf\u00fchren, um herauszufinden, ob mein geplantes Thema f\u00fcr den Markt und besonders meine Zielgruppe \u00fcberhaupt relevant ist. Hierzu k\u00f6nnen Sie auch Erfahrungen aus vorherigen Events miteinbeziehen oder Meinungen der Zielgruppe einholen.<\/p>\n

Eine genaue Definition hilft enorm bei der Personalisierung von Events<\/strong> und erh\u00f6ht damit die Chancen auf eine erfolgreiche Veranstaltung und zufrieden Teilnehmer. Aber nicht nur das Event selbst kann personalisiert werden, sondern bereits die gesamte Attendee-Journey<\/strong>. Von den individuellen Einladungen bis hin zu zugeschnittenen Vortr\u00e4gen und Networking kann die gesamte Teilnehmer-Reise auf einzelne Personen der Zielgruppe zugeschnitten werden.<\/p>

2. Ziele, welche Ziele?<\/h2>

Viele Event-Verantwortliche starten mit der Planung eines Events<\/a>, ohne sich im Vorfeld \u00fcberhaupt Gedanken zu ihren Zielen zu machen. Es gibt viele Ziele<\/strong>, die mit einem Event verfolgt werden k\u00f6nnen: das Engagement der Teilnehmer steigern und messen, Networking, die Markenbekanntheit steigern, Leads generieren, Produkte verkaufen und nat\u00fcrlich Umsatzwachstum.<\/p>\n

Auf welche soll bei Ihrem Event nun aber besonderer Wert gelegt werden? Sind diese nicht klar definiert, kann es passieren, dass zu viel Aufmerksamkeit auf die weniger wichtigen Ziele verwendet wird und damit nicht nur wertvolle Zeit verloren geht, sondern die wichtigen Ziele aus den Augen verloren<\/strong> oder nicht richtig gemessen werden.<\/p>\n

Um das zu vermeiden, k\u00f6nnen KPIs<\/strong> (Key Performance Indicators) helfen. Die Event-Ziele werden also in messbare Daten \u00fcbersetzt und k\u00f6nnen damit am Ende der Veranstaltung ausgewertet werden. Dies hat f\u00fcr Event-Verantwortliche zum einen den Vorteil, dass die Ziele klar f\u00fcr alle Beteiligten definiert<\/strong> und einheitlich gemessen<\/strong> werden. Zum anderen k\u00f6nnen die Event-Erfolge<\/strong> einfach kommuniziert und damit eventuell zuk\u00fcnftiges Event-Budget besser gerechtfertigt werden.<\/p>

3.\u00a0Das Event-Design gef\u00e4llt mir \u2013 aber den Teilnehmern?<\/h2>

Zum Event-Design geh\u00f6ren zum einen Stil und Thema der Veranstaltung: Handelt es sich um eine Messe, Konferenz, ein Corporate Event oder einen Workshop? Aber auch die Dauer des Events, der gesamte Ablauf, m\u00f6gliche Speaker, Themen und Vortr\u00e4ge werden hier beschlossen.<\/p>\n

Viele Event-Verantwortliche sind dabei noch in alten Konventionen verhaftet, in denen beispielsweise eine Konferenz immer mindestens eint\u00e4gig sein muss. Heutzutage kann viel kreativer<\/strong> und besonders zielgruppenbezogener<\/strong> gedacht werden. Es ist durchaus sinnvoll, bestimmte Workshops zu verk\u00fcrzen oder zu verl\u00e4ngern, wenn dies den Bed\u00fcrfnissen der Teilnehmer entspricht und sie damit mit einem positiven Gef\u00fchl nach Hause gehen.<\/p>\n

Dies ist aber nur m\u00f6glich, wenn es Event-Manager schaffen, nicht ihre eigenen Vorlieben f\u00fcr ein gutes Event in den Vordergrund zu stellen, sondern aus der Sicht ihrer Zielgruppe<\/strong> denken und handeln. Eine Personalisierung von Events, aber auch bereits der Teilnehmer-Reise im Vorfeld, wie der Versendung von individuellen Einladungen oder einem perfekt abgestimmten und schnellen Einlass-Management, ist heute essentiell und zeichnet gute und erfolgreiche Events aus.<\/p>[vc_single_image image=”11799″ img_size=”large” add_caption=”yes” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank”]

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4. Keine perfekte Event-Location gefunden<\/h2>

Die Wahl der richtigen Location<\/a> beeinflusst den Erfolg von Events ungemein. Denn sie bietet den passenden Rahmen, um die gew\u00fcnschte Wirkung zu erzielen und den Teilnehmern lange positiv im Ged\u00e4chtnis zu bleiben.<\/p>\n

Daher sollten Sie f\u00fcr die Suche nach einer passenden Location<\/strong> auch gen\u00fcgend Zeit und Ressourcen einplanen. Oftmals messen Event-Verantwortliche dieser Aufgabe aber nicht gen\u00fcgend Relevanz bei und geben sich auch mit nicht optimalen L\u00f6sungen zufrieden, da sie den Fokus lieber auf die Inhalte legen. Dabei ist die Location f\u00fcr den Eindruck <\/strong>und das Wohlbefinden<\/strong> der Teilnehmer mindestens genauso entscheidend.<\/p>\n

Heutzutage zwingend erforderlich ist beispielsweise ein funktionierender WLAN-Zugang<\/strong>. Dies wirkt trivial und ist doch inzwischen bei Event-Besuchern zum Standard geworden. Probleme bei der Verbindung oder lange Wartezeiten f\u00fchren schnell zu sinkender Laune. Dies besonders bei internationalen Teilnehmern, die darauf angewiesen sind.<\/p>\n

Das Event sollte aber nicht an die Location angepasst werden m\u00fcssen, sondern die Location an das Design und die Ziele der Veranstaltung.<\/strong> Jedes Event hat dahingehend n\u00e4mlich andere Anforderungen an die Gr\u00f6\u00dfe, die R\u00e4umlichkeiten, die Lage, die vorhandene Technik und Infrastruktur eines Veranstaltungsortes.<\/p>

5. Die gleiche Einladung f\u00fcr alle Empf\u00e4nger<\/h2>

Wie viele Events scheitern bereits daran, dass die Einladungen kaum ge\u00f6ffnet<\/strong> werden und damit m\u00f6gliche Teilnehmer ausbleiben? Jeden Tag erreichen uns zahlreiche E-Mails mit Einladungen zu Events. Ist nicht auf den ersten Blick ersichtlich, welchen Vorteil<\/strong> ein Besuch mit sich bringt, landen diese sehr schnell im Papierkorb und das Event ist vergessen.<\/p>\n

Bereits bei der Einladung zum Event kommt es also auf die pers\u00f6nliche Ansprache<\/strong> der Zielgruppe an. F\u00fcr welche Themen interessiert sich der Empf\u00e4nger? Was kann ihm das Event bieten, dass er es unbedingt besuchen sollte? Wie wird der Empf\u00e4nger am liebsten angesprochen? Wie sollte das Design gestaltet sein, damit es die Zielgruppe bestm\u00f6glich anspricht?<\/p>\n

Macht es sich ein Event-Manager hier einfach und sendet eine standardisierte Einladung<\/strong> an seinen gesamten Verteiler, verschenkt er hier wertvolles Potenzial, hoch interessierte Teilnehmer f\u00fcr sein Event zu generieren. Je genauer bekannt ist, wer die Zielgruppe ist, die angesprochen werden soll, desto passender<\/strong> kann die Einladung gestaltet werden und desto eher wird sie ge\u00f6ffnet und gelesen<\/strong>.<\/p>\n

Durch Segmentierung <\/strong>in Gruppen und Personalisierung<\/strong>, k\u00f6nnen zur gleichen Zeit verschiedene Einladungen an unterschiedliche Zielgruppen versendet werden. Systeme, wie das selbst-lernende Event-CRM<\/a> von doo, unterst\u00fctzen dabei, viele Prozesse, wie die Segmentierung anhand von Interessen, zu automatisieren und damit f\u00fcr Event-Verantwortliche stark zu vereinfachen.<\/p>

6. Das Event ist gut, da kommen die Teilnehmer von alleine<\/h2>

Dieser Fehler ist leider weiter verbreitet, als man annehmen w\u00fcrde. Der Irrglaube, dass die Teilnehmer das Event besuchen, ohne dass im Vorfeld Werbung<\/strong> daf\u00fcr gemacht werden muss. Selbst wenn das Event sehr gut ist und genau den Nerv der Zielgruppe trifft, ist es auf dem heutigen \u00fcberf\u00fcllten Event-Markt sehr schwierig geworden, diese wirklich zu erreichen und mit dem eigenen Event aus der Masse hervorzustechen. Beinahe jedes Unternehmen organisiert heutzutage Events. Da ist es ohne den Einsatz von Werbung fast unm\u00f6glich, ein erfolgreiches Event zu organisieren.<\/p>\n

Werden nun aber planlos E-Mail-Einladungen versendet, Social Media-Kampagnen geschaltet und Banner erstellt, bringt das oftmals auch nicht den gew\u00fcnschten Erfolg und macht eine Auswertung schwierig.<\/p>\n

Wichtig ist, einen Vermarktungsplan<\/strong> zu erstellen, in den alle Aktivit\u00e4ten, Zeitr\u00e4ume und Kennzahlen eingetragen werden k\u00f6nnen. Dies hilft dabei, den \u00dcberblick<\/strong> zu behalten, die Kampagnen sinnvoll aufeinander abzustimmen und die relevanten Kennzahlen<\/strong> sinnvoll messen und auswerten zu k\u00f6nnen. Dadurch k\u00f6nnen Sie Erfahrungen sammeln, welche Kampagnen sich bew\u00e4hren und in welche zuk\u00fcnftig mehr Budget investiert werden sollte.<\/p>\n

Die sozialen Medien<\/strong> bieten auch gute M\u00f6glichkeiten, Reichweite f\u00fcr das Event zu generieren und potentielle Teilnehmer zu adressieren. Damit nicht unn\u00f6tig Budget investiert wird, sollte im Vorfeld gekl\u00e4rt werden, ob Ihre Zielgruppe \u00fcber diese Kan\u00e4le \u00fcberhaupt erreichbar ist und \u00fcber welche genau.<\/p>[vc_single_image image=”11800″ img_size=”large” add_caption=”yes” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank”]

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7. Registrierungsprozess ist zu aufwendig<\/h2>

Die Registrierung<\/strong> hat einen gro\u00dfen Einfluss auf den Event-Erfolg. Mit den Anmeldungen steht und f\u00e4llt die Veranstaltung, denn melden sich nicht gen\u00fcgend Teilnehmer an, war der ganze Aufwand umsonst. Darum sollte ein besonderes Augenmerk auf den Registrierungs-Prozess<\/a> gelegt werden.<\/p>\n

Wurde die Einladung personalisiert verschickt und die \u00d6ffnungsrate gut<\/strong>, kommt es darauf an, die Interessenten nicht doch noch beim Anmeldeformular<\/strong> zu verlieren. Die meisten Event-Verantwortlichen wollen m\u00f6glichst viel \u00fcber die potentiellen Teilnehmer mithilfe des Anmeldeformulars erfahren. Dabei sollten sie sich aber Gedanken machen, welche Daten sie wirklich brauchen<\/strong> und welche zwar gut zu wissen, aber nicht zwingend notwendig sind.<\/p>\n

Zu lange Formulare, die zu viele pers\u00f6nliche Daten abfragen, schrecken n\u00e4mlich jeden potentiellen Anmelder ab. Erhoben werden sollten wirklich nur diejenigen Daten, die f\u00fcr die weitere Kommunikation und Personalisierung<\/strong> zwingend ben\u00f6tigt werden. Alle weiteren Fragen sollten entweder ganz weggelassen oder als optionale Felder dargestellt werden.<\/p>\n

Auch lange Ladezeiten<\/strong> oder ein un\u00fcbersichtliches Design<\/strong> des Anmeldeformulars sowie fehlende Informationen<\/strong> auf der Anmeldeseite k\u00f6nnen die Anzahl der Registrierungen deutlich senken und sollten daher unbedingt im Vorfeld gepr\u00fcft werden.<\/p>

8. Zu wenig Zeit f\u00fcr den Aufbau geplant<\/h2>

Die Zeit der Vorbereitung und Werbung ist vorbei und das Event steht vor der T\u00fcr<\/strong>. Nun ist es Zeit f\u00fcr den Aufbau und die Vorbereitung der Location.<\/p>\n

Dass hier aber auch noch Fehler<\/strong> passieren k\u00f6nnen, zeigen folgende Beispiele<\/strong>:<\/p>\n