{"id":11732,"date":"2018-06-12T14:58:01","date_gmt":"2018-06-12T13:58:01","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.doo.net\/?p=11732"},"modified":"2018-07-26T18:07:35","modified_gmt":"2018-07-26T17:07:35","slug":"registrierung-und-check-in-erfolgreich-managen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2018\/06\/12\/registrierung-und-check-in-erfolgreich-managen\/","title":{"rendered":"Registrierung und Check-In erfolgreich managen"},"content":{"rendered":"

Die Registrierung und der Check-In sind zwei entscheidende Faktoren f\u00fcr Ihr Event: Nur wenn sich gen\u00fcgend Teilnehmer anmelden, wird das Event ein Erfolg. Und nur wenn der Check-In reibungslos abl\u00e4uft, bleibt es auch in guter Erinnerung.<\/span><\/strong>[vc_row][vc_column][vc_column_text]<\/p>\n

Aber wie motivieren Sie Ihre G\u00e4ste, sich zu registrieren, und wie k\u00f6nnen Sie den Einlass f\u00fcr die Veranstaltung optimal gestalten? Neben der strategischen Vorbereitung und Planung gibt es zum Gl\u00fcck auch technische Hilfsmittel, die Ihre Aufgabe sehr erleichtern.<\/span><\/p>\n

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Am Anfang steht die Registrierung<\/span><\/h2>

Mit ihr steht und f\u00e4llt Ihr Event. Wenn nicht gen\u00fcgend Teilnehmer erscheinen, k\u00f6nnen Sie die Anwesenden zwar mit Ihrem Programm begeistern. Aber der Planungs- und Kostenaufwand f\u00e4llt im Verh\u00e4ltnis deutlich zu hoch aus.<\/p>\n

Die Registrierung beeinflusst den Event-Erfolg also erheblich. Deshalb sollten Sie f\u00fcr diesen Punkt in Ihrer Planung ausreichend Zeit einplanen und eine starke Einladungs-Strategie entwickeln:
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Mehr Registrierungen erhalten
<\/strong><\/span>Nicht jeder, der eine Einladung erh\u00e4lt, registriert sich auch f\u00fcr Ihr Event. F\u00fcr Ihre Teilnehmer m\u00fcssen nat\u00fcrlich der Termin und die Lokalit\u00e4t passen. Am Wichtigsten ist aber, dass sie sich f\u00fcr das Thema Ihrer Veranstaltung begeistern<\/strong>: Wer ein Event auf jeden Fall besuchen will, wird alles tun, dies m\u00f6glich zu machen und daf\u00fcr auch andere Termine verschieben.<\/p>\n

Deshalb ist es Ihre Aufgabe, schon mit der ersten Einladung<\/strong> jeden Ihrer G\u00e4ste personalisiert<\/strong> anzuschreiben und ihn auf genau die Aspekte Ihres Events hinzuweisen, die f\u00fcr ihn relevant sind.
Plattformen wie doo<\/strong> erm\u00f6glichen es Ihnen, Ihre Datenbank mit s\u00e4mtlichen G\u00e4sten zu segmentieren, so dass Sie perfekt angepasste Einladungen verschicken k\u00f6nnen. Die \u00d6ffnungsrate steigt, und damit auch die Zahl der Anmeldungen.
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Den Registrierungsprozess optimieren
<\/span><\/strong><\/span>Doch auch, wenn Sie Ihre G\u00e4ste durch die personalisierten Einladungen \u00fcberzeugen konnten und sich diese nun f\u00fcr Ihr Event registrieren m\u00f6chten, lauern hier viele Fallgruben: Alles, was eine einfache und schnelle Registrierung verz\u00f6gert, senkt die Zahl der Anmeldungen. Dazu geh\u00f6ren fehlende oder schlecht sichtbare Buttons f\u00fcr die Registrierung, technische Fehler, lange Formulare oder schlichtweg zu viele Daten, die abgefragt werden.<\/p>\n

Stellen Sie deshalb vor dem Versenden der ersten Einladung sicher, dass alles problemlos funktioniert<\/strong>: Im Design der E-Mails<\/a> ist es entscheidend, dass die Empf\u00e4nger sofort sehen, wo und wie sie sich registrieren k\u00f6nnen. Auch ein technisch einwandfreier Ablauf der Anmeldung kann im Vorfeld kontrolliert werden.<\/p>\n

Schwieriger ist die Frage, welche und wie viele Informationen Sie \u00fcber Ihre Teilnehmer ben\u00f6tigen. Fragen Sie zu viel, schreckt dies ab. Holen Sie zu wenige Daten ein, f\u00e4llt es Ihnen schwer, die weitere Kommunikation zu personalisieren. F\u00fcr den goldenen Mittelweg legen Sie zuerst fest, welche Daten Sie tats\u00e4chlich ben\u00f6tigen<\/strong>. Wenn sie diese erfragen, vermitteln Sie Ihren G\u00e4sten gleichzeitig, wof\u00fcr sie ben\u00f6tigt werden. Auch die M\u00f6glichkeit, manche Angaben freiwillig zu halten, ist eine nutzbare Option.
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Haken Sie nach
<\/strong><\/span>Nicht jeder Gast meldet sich direkt nach der ersten E-Mail an, auch wenn diese genau auf den Punkt sein Bed\u00fcrfnis getroffen hat. Oft wird die Registrierung auf sp\u00e4ter verschoben und dann zwischen anderen Terminen vergessen. Aber auch Teilnehmer, die sich bereits registriert haben, k\u00f6nnen Ihr Event vergessen. Schicken Sie ihnen deshalb rechtzeitig vor Beginn Ihrer Veranstaltung eine Erinnerung<\/strong>.<\/p>\n

Halten Sie Ihre G\u00e4ste auch nach ihrer Anmeldung informiert: Weitere Redner und Programmpunkte sind ebenso interessant, wie der Ablaufplan f\u00fcr Ihr Event oder die M\u00f6glichkeit zum Networking im Anschluss an den offiziellen Teil.<\/p>\n

Mit der passenden Software-L\u00f6sung<\/strong> ist diese Verwaltung keine Herausforderung mehr: Abh\u00e4ngig davon, an welcher Stelle sich Ihre G\u00e4ste im Anmeldeprozess befinden, werden sie an eine noch ausstehende Registrierung erinnert oder als Teilnehmer Ihres Events \u00fcber wichtige Neuigkeiten informiert. Sie m\u00fcssen lediglich die Abfolge der Nachrichten definieren und festlegen, wer diese erh\u00e4lt.
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Diese Trends nicht verpassen!
<\/strong><\/span>Der Einsatz digitaler M\u00f6glichkeiten ist seit Jahren ein unverzichtbarer Bestandteil im Veranstaltungsmanagement. Und damit sind nicht nur E-Mails gemeint: Automatisierte<\/strong> und personalisierte Einladungen<\/strong>, eine schnelle Online-Registrierung<\/strong> und elektronische Tickets<\/strong> sind nur einige der M\u00f6glichkeiten, die heute erfolgreich eingesetzt werden.<\/p>\n

Aber auch der Schritt in die gegenteilige Richtung kann Ihrer Veranstaltung das besondere Etwas verleihen: Hochwertige Einladungen, die auf dem Postweg verschickt werden, fallen auf. Kombinieren Sie dies mit individualisierten E-Mails, um Ihre G\u00e4ste wirklich anzusprechen.<\/p>[vc_single_image image=”11769″ img_size=”large” add_caption=”yes” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank”]

Die Stunde der Wahrheit: Der Check-In<\/h2>

Der gro\u00dfe Tag ist gekommen und Ihr Event beginnt. Nun kommt es darauf an, dass die vielen Teilnehmer ohne Schwierigkeiten durch den Check-In<\/strong> kommen. Denn schlie\u00dflich sollen Sie Ihre Zeit auf dem Event verbringen und nicht vor der T\u00fcr.
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Worauf kommt es beim Check-In an?
<\/strong><\/span>Wie auch die Registrierung muss der Check-In schnell und unkompliziert<\/strong> ablaufen. Er ist ein notwendiger Schritt, bietet f\u00fcr Ihre G\u00e4ste aber zun\u00e4chst keinen Mehrwert. Halten Sie die Teilnehmer deshalb nur so lange am Einlass, wie es n\u00f6tig ist.<\/p>\n

Gleichzeitig kommt dem Check-In eine wichtige Rolle zu. Er ist der erste Orientierungspunkt<\/strong> f\u00fcr Ihre G\u00e4ste. Hier beginnt ihre Teilnehmer-Reise<\/strong> durch Ihr Event. Sorgen Sie deshalb daf\u00fcr, dass er leicht zu finden ist.<\/p>\n

Helfen Sie Ihren Teilnehmern, indem Sie Ihnen hier \u00fcbersichtlich die relevanten Informationen f\u00fcr ihre n\u00e4chsten Schritte zur Verf\u00fcgung stellen. Dazu geh\u00f6ren auch scheinbar banale Informationen, wie der Ort der Garderobe oder der Schlie\u00dff\u00e4cher f\u00fcr Wertgegenst\u00e4nde.<\/p>\n

Sie wollen wissen, wie zufrieden Ihre Teilnehmer mit dem Check-In sind, aber sie nicht mit Fragen \u00fcberh\u00e4ufen? Dann lassen Sie sich vom Flughafen auf Island inspirieren: Ehe die Flugg\u00e4ste diesen verlassen, passieren sie ein Terminal, an dem sie mit einem Druck auf einen von drei Smileys ihre Zufriedenheit angeben: Der gr\u00fcne Smiley zeigt an, dass alles bestens ist. Der gelbe steht f\u00fcr eine akzeptable Mitte und der rote, dass es noch deutlichen Verbesserungsbedarf gibt. Solche kreativen M\u00f6glichkeiten erleichtern es Ihnen, Antworten auf Ihre Fragen zu erhalten und fallen zugleich Ihren G\u00e4sten nicht negativ auf.
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Was wird am Check-In ben\u00f6tigt?
<\/strong><\/span>Je nachdem, wie Sie den Check-In gestalten, ben\u00f6tigen Sie eine entsprechende technische Ausstattung. Computer sind in jedem Fall notwendig. In vielen F\u00e4llen m\u00fcssen Sie mit Tickets in verschiedenen Formaten umgehen k\u00f6nnen: W\u00e4hrend viele G\u00e4ste es sch\u00e4tzen, dass eine digitale Version<\/strong> auf ihrem Mobiltelefon ausreicht, ziehen andere noch immer ausgedruckte Karten<\/strong> vor. Wenn Sie auf die M\u00f6glichkeiten der Gesichtserkennung<\/a> zur\u00fcckgreifen, m\u00fcssen Sie daf\u00fcr eine entsprechende Ausstattung zur Verf\u00fcgung stellen und sicherstellen, dass das Servicepersonal diese bedienen kann.<\/p>\n

Seien Sie zugleich darauf vorbereitet, dass Teilnehmer Tickets oder andere Unterlagen nicht bei sich haben. Wenn Sie in solchen Augenblicken f\u00fcr schnelle Hilfe sorgen k\u00f6nnen, bleiben Sie auf jeden Fall in guter Erinnerung.<\/p>\n

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Sind Namensschilder notwendig?
<\/strong><\/span>Bieten Sie Ihren G\u00e4sten Namensschilder an. Dies erleichtert im Verlauf der Veranstaltung das Netzwerken<\/strong> ungemein, da es das peinliche Vergessen des Namens des Gegen\u00fcbers verhindert. \u00dcberfrachten Sie die Schilder dabei nicht; der Name<\/strong> und die Organisation<\/strong> des Teilnehmers sind in den meisten F\u00e4llen ausreichend. \u00dcber einen Farbcode<\/strong> k\u00f6nnen Sie Redner und Teilnehmer unterscheiden.<\/p>\n

Um die Bildung einer Schlange zu verhindern, sollten Sie Namensschilder nicht direkt am Check-In verteilen, sondern ein St\u00fcck abseits davon.
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Niemand m\u00f6chte warten
<\/strong><\/span>Erst kommt niemand, und dann erscheinen alle auf einmal? Das l\u00e4sst sich leider nicht verhindern. Trotz bester Vorbereitung kann es vorkommen, dass sich eine Schlange bildet. Mit einer guten Planung lassen sich viele Probleme aber gut vermeiden.<\/p>\n

Durch die Registrierungen im Vorfeld<\/strong> k\u00f6nnen Sie absch\u00e4tzen, wie viele Teilnehmer Sie erwarten k\u00f6nnen. Wenn Sie zur Organisation Ihres Events z. B. auf doo<\/strong> zur\u00fcckgreifen, gestaltet sich der Check-In zus\u00e4tzlich schnell und unkompliziert: Alle relevanten Teilnehmerdaten<\/strong> wurden bereits gesammelt und ausgewertet, sodass Ihre Teilnehmer wenig Zeit beim Einlass verbringen m\u00fcssen.<\/p>\n

Im Idealfall sind Sie dennoch auf l\u00e4ngere Wartezeiten vorbereitet und k\u00f6nnen den Teilnehmern diese Zeit angenehmer gestalten: Sorgen Sie f\u00fcr Sitzgelegenheiten und bieten Sie insbesondere bei warmen Temperaturen Getr\u00e4nke an. Auch die M\u00f6glichkeit, Jacken und Taschen noch vor dem Check-In sicher zu verstauen und sich bereits \u00fcber den weiteren Ablauf des Tages zu informieren, helfen, die Situation zu entsch\u00e4rfen.<\/p>\n

Bereiten Sie sich im Vorfeld auch auf einen Ausfall der Technik<\/strong> vor und stellen Sie sicher, dass der Einlass auch dann l\u00e4uft, wenn die Computer nicht funktionieren. Ausgedruckte Namenslisten sind umst\u00e4ndlich, aber im Zweifelsfall besser als lange Warteschlangen.
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Alles im Blick dank aktueller Auswertung
<\/strong><\/span>Eine gute Veranstaltungssoftware unterst\u00fctzt Sie nicht nur bei der Organisation im Vorfeld des Events. Sie gleicht auch die Liste registrierter G\u00e4ste mit denen ab, die bereits eingetroffen sind. Eine Auswertung in Echtzeit<\/strong> liefert Ihnen jederzeit eine aktuelle Auswertung und damit wertvolles Wissen<\/strong> \u00fcber den Stand der Teilnehmer.<\/p>

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Die perfekte Anmeldung: Von der Registrierung bis zum Check-In<\/h2>

Registrierung und Check-In m\u00fcssen f\u00fcr Ihre Teilnehmer schnell und unkompliziert<\/strong> ablaufen. Sie dienen insbesondere Ihnen, bieten Ihren G\u00e4sten aber zun\u00e4chst keinen direkten Vorteil. F\u00fcr Ihre Teilnehmer sind sie Mittel zum Zweck, n\u00e4mlich an Ihrem Event teilzunehmen. Je besser sie funktionieren, desto zufriedener sind Ihre G\u00e4ste<\/strong>.<\/p>\n

Streben Sie einen perfekten Ablauf an, um Ihre Teilnehmer schon vor dem tats\u00e4chlichen Event zu begeistern: In einem ausreichenden, zeitlichen Abstand vor dem Event versenden Sie die erste Einladung<\/strong>. Diese ist nat\u00fcrlich schon personalisiert<\/strong>, denn Sie haben ihre vorhandene Datenbank genutzt und Ihre G\u00e4ste in verschiedene Interessensgruppen<\/strong> sortiert. Mit einem kleinen Bonus f\u00fcr Fr\u00fchanmelder motivieren Sie die Empf\u00e4nger, sich zu registrieren. Die Registrierung<\/strong> ist nat\u00fcrlich unkompliziert und in wenigen Schritten getan.<\/p>\n

Jeder, der sich jetzt anmeldet, wird nun bis zum Event regelm\u00e4\u00dfig<\/strong> \u00fcber wichtige Neuigkeiten informiert: Haben wichtige Redner zugesagt, erh\u00f6ht dies die Vorfreude ebenso wie die Ank\u00fcndigung relevanter Aspekte Ihres Events. Wer sich noch nicht angemeldet hat, erh\u00e4lt Erinnerungen, bis er sich registriert hat.<\/p>\n

Beim Check-In<\/strong> haben Sie durch eine gr\u00fcndliche Planung sichergestellt, dass alles reibungslos abl\u00e4uft: Der Check-In ist gut zu finden und Ihre Teilnehmer haben keine Wartezeit<\/strong>. Ihnen stehen verschiedene M\u00f6glichkeiten zur Verf\u00fcgung, eingelassen zu werden: Ausgedruckte Tickets, digitale Tickets auf dem Mobiltelefon und m\u00f6glicherweise sogar Gesichtserkennung.
Hier erfahren sie auch, wie es weitergeht: Sie erhalten Informationsmaterial<\/strong> und erfahren, wo sie ihr Namensschild erhalten und wo die Garderobe und die Schlie\u00dff\u00e4cher sind. Einem erfolgreichen Event steht damit nichts mehr im Wege.<\/p>

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Fazit: Vorbereitung ist alles<\/span><\/h2>

Wenn es bei der Registrierung oder dem Check-In hakt, wirft dies einen Schatten auf das ganze Event. Durch eine gute Planung<\/strong> und die Unterst\u00fctzung durch eine Plattform wie doo<\/strong> k\u00f6nnen Sie aber daf\u00fcr sorgen, dass diese wichtigen Schritte leicht und unkompliziert ablaufen.
Personalisieren Sie die Einladungen und das Event und begeistern Sie so Ihre Teilnehmer!<\/strong><\/p>[vc_single_image image=”11743″ img_size=”large” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https:\/\/doo.net\/konto\/contact”]

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