{"id":11602,"date":"2018-06-05T14:13:49","date_gmt":"2018-06-05T13:13:49","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.doo.net\/?p=11602"},"modified":"2018-07-26T18:09:39","modified_gmt":"2018-07-26T17:09:39","slug":"dsgvo-konforme-events-durch-daten-integration","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2018\/06\/05\/dsgvo-konforme-events-durch-daten-integration\/","title":{"rendered":"DSGVO-konforme Events durch Daten-Integration"},"content":{"rendered":"

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Die Integration Ihres Event-Management-Systems in andere Unternehmensl\u00f6sungen, wie beispielsweise Ihr CRM, kann einen echten Mehrwert f\u00fcr Ihre Veranstaltungen bringen.<\/strong><\/p>\n

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Sie kann Ihnen dabei helfen, Zeit zu sparen und die Produktivit\u00e4t Ihres Teams zu steigern. Oder auch die M\u00f6glichkeiten verbessern, relevante Informationen \u00fcber Ihr Event mit den zust\u00e4ndigen Personen in Ihrem Unternehmen auszutauschen.
Zudem sind Sie damit besser in der Lage, die neue DSGVO einzuhalten: die Risiken eines Datenversto\u00dfes werden reduziert und Sie bekommen mehr Kontrolle dar\u00fcber, wichtige Dinge, wie etwa die Zustimmung der Teilnehmer oder das L\u00f6schen von Daten, zu verwalten.<\/p>\n

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Integration von Event-Daten – Was ist das eigentlich?<\/h2>

Event-Manager besch\u00e4ftigen sich tagt\u00e4glich mit vielen unterschiedlichen Systemen zur Erfassung und Verwaltung von Informationen rund um ihre Veranstaltungen – von ihren Veranstaltungs- und Registrierungs-L\u00f6sungen bis hin zu Planung, Marketing, Vertrieb, Finanzierung etc.
Ein System, in dem nun all diese verschiedenen L\u00f6sungen automatisch \u00fcber Schnittstellen miteinander kommunizieren und verbunden sind, ist die Grundlage f\u00fcr die Datenintegration<\/strong>.<\/p>\n

Wenn Sie sich bisher noch nicht mit Schnittstellen besch\u00e4ftigt haben, dann betrachten Sie diese als eine Art Software, die wie eine T\u00fcr oder ein Fenster funktioniert. Es ist ein Mechanismus, der es Ihrem Event-Management-System erm\u00f6glicht, Daten mit Ihrer Event-App zu teilen<\/strong>. Oder auch Ihrem Registrierungs-System, neue Teilnehmerdaten mit Ihrem CRM zu teilen<\/strong>. Oder Ihren Event-Zahlungsverkehr mit Ihrem Finanzsystem und so weiter. Es ist also eine Verbindung all Ihrer vorhandenen Daten, die damit immer und in jedem Ihrer genutzten Systeme auf dem aktuellen Stand sind, ohne dass Sie diese erst manuell in jedem einzelnen System anpassen m\u00fcssen.<\/p>\n

In den letzten Jahren gab es hier schon spannende Entwicklungen bei der Integration von Daten in Check-In-Systeme, Social Media Tools und Event-Apps.
Besonders aufgrund der neuen Datenschutzgrundverordnung<\/strong> m\u00fcssen Daten nun aber nochmal genauer betrachtet werden und datenschutzkonforme Integrations-Konzepte gewannen in letzter Zeit immer mehr an Bedeutung. Dies wird sich nach aktuellem Stand auch nicht so schnell \u00e4ndern und weiterhin ein Dauerthema bleiben.<\/p>

Wie kann eine Daten-Integration Event-Verantwortliche bei ihrer t\u00e4glichen Arbeit unterst\u00fctzen?<\/h2>

Die M\u00f6glichkeit, Informationen voll automatisiert zwischen einer Event Automation Plattform wie doo<\/strong> und anderen Systemen, wie beispielsweise CRMs, auszutauschen, kann eine Reihe von Vorteilen<\/strong> bringen:<\/p>\n

Mehr\u00a0Produktivit\u00e4t:<\/strong>\u00a0Steigern Sie Ihre Produktivit\u00e4t, indem Sie weniger Zeit f\u00fcr (Daten-)Verwaltungsaufgaben aufwenden und sich Ihr Teams damit mehr auf andere Aspekte der Veranstaltung konzentrieren kann, wie etwa die Auswahl der Speaker, der Location oder des Caterers. Damit stellen Sie Ihre Teilnehmer zufrieden und gewinnen neue hinzu.<\/p>\n

Zeitersparnis: <\/strong> Reduzieren Sie die endlosen Stunden, die Sie und Ihr Team mit der manuellen \u00dcbertragung von Event- und Teilnehmerdaten von einem System auf ein anderes verbringen. Es werden auch noch immer viele Excel-Listen zur Teilnehmerverwaltung verwendet, die eine m\u00fchsame \u00dcbertragung fordern. Das muss nicht mehr sein!<\/p>\n

Datengenauigkeit:<\/strong> Durch automatische Updates zwischen den Systemen arbeiten Sie stets mit den aktuellsten Daten. Dies bedeutet, es entstehen weniger Fehler und Inkonsistenzen als durch manuelle \u00dcbertragungswege \u00fcber verschiedene Systeme und Listen hinweg.<\/p>\n

Besserer Einblick und \u00dcberblick:<\/strong> Die zust\u00e4ndigen Personen in Ihrem Unternehmen haben jederzeit Einblick in wichtige Veranstaltungs- und Teilnehmer-Daten. Dies hilft Ihnen dabei, fundiertere Entscheidungen rund um Ihre Veranstaltungen treffen zu k\u00f6nnen.<\/p>[vc_single_image image=”11615″ img_size=”large” add_caption=”yes” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank”]

Daten-Integration DSGVO-konform?<\/h2>

Die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt seit dem 25. Mai 2018 und ver\u00e4ndert die Art und Weise, wie die pers\u00f6nlichen Daten Ihrer Veranstaltungs-Teilnehmer<\/strong> zu erfassen, zu verarbeiten und zu sch\u00fctzen sind. Das bedeutet im Wesentlichen, dass Event-Manager zuk\u00fcnftig besser dar\u00fcber informiert sein m\u00fcssen, welche pers\u00f6nlichen Daten sie von den Teilnehmern sammeln, wo diese Daten gespeichert werden, wer Zugriff darauf hat, wof\u00fcr die Daten verwendet werden und, was noch wichtiger ist, wie all diese Daten sicher aufbewahrt<\/strong> werden k\u00f6nnen.<\/p>\n

Sie m\u00fcssen jetzt und zuk\u00fcnftig viel mehr Kontrolle dar\u00fcber haben, wie diese Informationen in ihrem eigenen Unternehmen geteilt und verwaltet werden. Genau hier kann die Daten-Integration einen echten Mehrwert bringen:<\/p>\n

Verbesserte Datensicherheit:<\/strong>\u00a0Es ist wichtig, sich immer vor Augen zu f\u00fchren, dass ein Datenversto\u00df ein Unternehmen in Bezug auf den Datenschutz in gro\u00dfe Schwierigkeiten bringen kann.
Die Integration Ihrer Event-Management-L\u00f6sung in andere interne Systeme wird die Sicherheit Ihrer Daten erheblich verbessern, da damit Sicherheitsrisiken, die in Zusammenhang mit der E-Mail-Kommunikation, dem Versand unsicherer Excel-Tabellen, manueller \u00dcbertragungen und gedruckten Dokumenten entstehen k\u00f6nnen, eliminiert werden.<\/p>\n

Optimaleres Datenmanagement:<\/strong> Die Integration Ihres Event-Management-Systems in Ihr internes CRM stellt beispielsweise sicher, dass alle pers\u00f6nlichen Anmeldedaten, die Sie in Ihren Anmeldeformularen erfassen und \u00e4ndern, automatisch auch in Ihrem CRM aktualisiert werden.
Jeder Mitarbeiter, der Zugang zu beiden Systemen hat, erh\u00e4lt nun Einblick in die pers\u00f6nlichen Daten, die Sie von Ihren Anmeldern und Event-Teilnehmern haben, welche Einwilligung vorliegt und wie bzw. von wem deren Daten verwaltet werden. All dies ist entscheidend f\u00fcr die Einhaltung der DSGVO-Richtlinien.<\/p>\n

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Viele Unternehmen verf\u00fcgen \u00fcber ein CRM-System, wie zum Beispiel Salesforce, das alle Daten \u00fcber ihre Kunden und Kontakte verwaltet. Die Integration Ihres Event-Management-Systems in Ihr CRM gew\u00e4hrleistet einen schnellen und nahtlosen Datenfluss zwischen diesen beiden Systemen – mit stets zeitgleichen Aktualisierungen aller Daten in beiden Systemen.<\/p>\n

Beispiel:<\/strong> Einer Ihrer Teilnehmer \u00e4ndert sein Profil in Ihrer Datenbank oder entschlie\u00dft sich dazu, seine Zustimmung zu Marketingaktivit\u00e4ten, wie beispielsweise Newsletter, zur\u00fcckzuziehen. Nimmt er nun diese \u00c4nderungen vor, werden diese automatisch und direkt in Ihrem CRM aktualisiert. Das stellt sicher, dass Ihre Marketing-Abteilung keine E-Mails mehr an diesen Teilnehmer verschickt, auch wenn sie nicht direkt \u00fcber die \u00c4nderung informiert wurden.<\/p>\n

Neue Registrierungen k\u00f6nnen automatisch als Leads<\/strong> in Ihrem CRM angelegt werden, wenn ein Teilnehmer die dazugeh\u00f6rige Einwilligung erteilt hat. Ihr Marketing- und Vertriebs-Team ist dann immer auf dem neuesten Stand, wie diese Daten genutzt werden k\u00f6nnen und sollten.<\/p>\n

Wenn ein Teilnehmer oder Kunde Sie jetzt auffordert, alle \u00fcber ihn gespeicherten, personenbezogenen Daten zu l\u00f6schen, werden alle \u00c4nderungen direkt in Ihrer Event-Management-Software und auch in Ihrem CRM ber\u00fccksichtigt. Zus\u00e4tzlicher manueller Aufwand, der durch das Suchen und L\u00f6schen des Kontaktes in unterschiedlichen Systemen entstehen w\u00fcrde, entf\u00e4llt damit.
Zudem reduziert der automatische Datenaustausch zwischen den beiden Systemen das Risiko eines Datenversto\u00dfes<\/strong>, da der Export von Registrierungs- und Personendaten in eine Excel-Tabelle und das manuelle Hochladen von Teilnehmer-Informationen in Ihr CRM entf\u00e4llt.<\/p>

Eine erfolgreiche Integration von Event-Daten ist einfach<\/h2>

Nat\u00fcrlich stellt der Umgang mit Schnittstellen und Integrationsmodellen eine gewisse technische Herausforderung dar. Sie bef\u00fcrchten m\u00f6glicherweise, dass Sie eigene Mitarbeiter in der IT ben\u00f6tigen, die die technischen Aspekte eines Integrationsprojekts umsetzen. Dabei ist die Datenintegration selbst aber ein Verwaltungsproblem und nicht nur ein technisches. Gesch\u00e4ftsziele und daraus resultierende Konsequenzen (wie z.B. DSGVO-Konformit\u00e4t) spielen eine tragende Rolle bei der Konzeption.<\/p>\n

F\u00fcr die technische Umsetzung<\/strong> gibt es heutzutage sehr einfache L\u00f6sungen und Tools, die eine Integration in bestehende Systeme stark vereinfachen und f\u00fcr die man nicht unbedingt eigene IT-Mitarbeiter braucht, die sich darum k\u00fcmmern. Viele Unternehmen bieten zudem an, Ihre Systeme direkt zu integrieren<\/strong>, sodass sie die zust\u00e4ndigen Mitarbeiter eigentlich nur noch nutzen m\u00fcssen.<\/p>\n

Egal f\u00fcr welches Datenintegrations-Projekt Sie sich entscheiden, Sie m\u00fcssen sicherstellen, dass es f\u00fcr Sie und Ihre Veranstaltungen funktioniert. Wir empfehlen Ihnen eine gr\u00fcndliche Konzeption<\/strong>, bevor Sie mit der Datenintegration beginnen. Daf\u00fcr sollten Sie alle Herausforderungen bedenken und die wichtigsten Schritte darstellen, um sicherzugehen, dass ihre Integrations-Projekte ein Erfolg werden. Die Konzeption sollte alle relevanten Themen enthalten, wie etwa den Einbezug aller Beteiligten<\/strong>, die sorgf\u00e4ltige \u00dcberlegung, wie Event-Daten zwischen unterschiedlichen Systemen ausgetauscht werden k\u00f6nnen<\/strong> und sollen, oder auch die Festlegung von Budgets<\/strong> und Deadlines<\/strong>.<\/p>\n

Damit an den Schnittstellen Ihrer Systeme keine Probleme entstehen und um Ihre Anmelder- und Teilnehmerdaten datenschutzkonform zu verwalten, empfiehlt sich die Verwendung von Event Automation Tools, die direkt und automatisch an die bestehenden Systeme ohne gro\u00dfen Aufwand angebunden werden. Diese Tools vereinfachen Ihnen zudem die Organisation und die sichere Auswertung aller vorhandener Daten Ihrer Events.<\/p>

Sie wollen Ihre Events effizient organisieren, Ihre Datenfl\u00fcsse automatisieren und dabei stets datenschutzkonform sein? Wir helfen Ihnen gerne, diese Ziele zu erreichen!<\/strong><\/p>[vc_single_image image=”11344″ img_size=”large” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https:\/\/doo.net\/konto\/contact”]

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