{"id":11572,"date":"2018-06-01T13:35:30","date_gmt":"2018-06-01T12:35:30","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.doo.net\/?p=11572"},"modified":"2018-07-27T08:57:56","modified_gmt":"2018-07-27T07:57:56","slug":"die-event-strategie-als-basis-eines-erfolgreichen-events","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2018\/06\/01\/die-event-strategie-als-basis-eines-erfolgreichen-events\/","title":{"rendered":"Die Event-Strategie als Basis eines erfolgreichen Events"},"content":{"rendered":"

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Events machen jede Menge Arbeit.\u00a0<\/strong><\/p>\n

Unsichtbar f\u00fcr die Teilnehmer m\u00fcssen Sie als Organisator schon im Vorfeld viele Dinge im Blick behalten, um ein gro\u00dfartiges Event zu garantieren: Die Location, die Einladungen, das Engagieren von Rednern und das Budget sind nur einige dieser Punkte.<\/strong><\/p>\n

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Je mehr Dinge Sie bedenken m\u00fcssen, desto un\u00fcbersichtlicher wird alles. Eine gute Event-Strategie ist dabei die wertvollste Hilfe, alles im Blick zu behalten.<\/p>

Die Event-Strategie ist das Herzst\u00fcck Ihrer Arbeit<\/h2>

Ihr Event kann immer nur so gut werden, wie Ihre Strategie es erlaubt. Wenn entscheidende Ziele<\/strong> nicht definiert wurden oder die passenden Teilnehmer<\/strong> nicht bekannt sind, verschenken Sie wertvolles Potential. Schlimmstenfalls nicht nur f\u00fcr dieses eine, sondern auch f\u00fcr zuk\u00fcnftige Veranstaltungen, da Sie Ihre Besucher nicht \u00fcberzeugen konnten, weitere Events zu besuchen.<\/p>\n

Auch Software-L\u00f6sungen, die durch die Automatisierung von Prozessen sehr wertvoll sind, ersetzen eine Strategie nicht. Denn wenn Sie nicht genau wissen, welche Ziele Sie erreichen wollen, k\u00f6nnen auch die besten Tools Ihnen nicht dabei helfen.<\/p>\n

Eine gro\u00dfartige erste Idee oder ein vages Konzept k\u00f6nnen dazu verlocken, sofort anzufangen. Dennoch sollten Sie erst in eine Strategie gegossen werden. Sammeln Sie Einf\u00e4lle, die Sie nicht direkt umsetzen k\u00f6nnen, um sie zu einem sp\u00e4teren Zeitpunkt oder f\u00fcr ein anderes Event zu nutzen.<\/p>

Wie kann so eine Strategie aussehen?<\/h2>

In der Event-Strategie legen Sie fest, wen und was Sie mit Ihrem Event erreichen wollen.
Sie definieren die prim\u00e4re Zielgruppe<\/strong> und formulieren die Ziele<\/strong>. Zum Beispiel, ob Sie Ihre Bekanntheit steigern oder ein Produkt launchen wollen. Um Ihre Veranstaltung richtig planen zu k\u00f6nnen, m\u00fcssen Sie aber auch die notwendigen Marketing-Ma\u00dfnahmen<\/strong> festhalten: Eine Veranstaltungs-Website, Auftritte in den sozialen Netzwerken, eine E-Mail-Marketing-Kampagne etc.<\/p>\n

Viele Veranstalter begehen bei der Planung den Fehler<\/strong>, die Zeit vor dem tats\u00e4chlichen Event zu ignorieren. Dabei beginnt ein Event schon lange bevor sich die Tore f\u00fcr die Besucher \u00f6ffnen.
Neben der Planung und Vorbereitung muss es auch angek\u00fcndigt werden, damit Ihre Zielgruppe \u00fcberhaupt davon erf\u00e4hrt. Die Teilnehmer m\u00fcssen gezielt und individualisiert<\/strong> angeschrieben werden und nach der Registrierung m\u00fcssen Sie daf\u00fcr sorgen, dass sie Ihr Event nicht doch vergessen.<\/p>\n

Deshalb ist es sinnvoll, alle relevanten Informationen zusammenzutragen und \u00fcbersichtlich zu pr\u00e4sentieren. Jedes Teammitglied, das in die Planung involviert ist, muss mit dem Ziel und der Zielgruppe<\/strong> vertraut sein.<\/p>\n

Legen Sie in einem Kalender fest, zu welchen Zeiten sie welche Marketing-Ma\u00dfnahme beginnen wollen. So sind nicht am Ende drei Monate verstrichen, ohne dass sie einen wichtigen Zwischenschritt abgeschlossen haben.<\/p>

Was sind die Ziele?<\/h2>

Ein Event dient einem bestimmten Zweck. Die Bandbreite ist dabei gro\u00df: Das Erschlie\u00dfen einer neuen Zielgruppe, der Launch eines neuen Produktes, die Etablierung als Branchenf\u00fchrer oder eine Steigerung Ihrer Bekanntheit sind nur einige M\u00f6glichkeiten.<\/p>\n

Unabh\u00e4ngig davon, was Sie erreichen wollen, sollten Sie es klar formulieren<\/strong>. Dies erm\u00f6glicht es Ihnen, sich ganz auf dieses Ziel zu fokussieren. Streichen Sie rigoros alle Ideen, die zwar eine sch\u00f6ne Wirkung haben w\u00fcrden, aber nicht zu Ihrem Ziel beitragen. Sie sind ein Bonus, den Sie hinzuf\u00fcgen k\u00f6nnen, wenn das Grundger\u00fcst Ihres Events steht.<\/p>[vc_single_image image=”11577″ img_size=”large” add_caption=”yes” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank”]

Welche Punkte m\u00fcssen beachtet werden?<\/h2>

Jeder einzelne Abschnitt Ihrer Event-Strategie und der Marketingma\u00dfnahmen geht mit Punkten einher, die bedacht werden m\u00fcssen. Dies f\u00e4ngt schon bei der Auswahl der Location<\/a> an: Neben der Lage und Verf\u00fcgbarkeit sind auch die Ausstattung und Konditionen entscheidend.<\/p>\n

Eine gro\u00dfe Herausforderung ist es, Ihre eigenen Ziele<\/strong> mit dem positiven Erlebnis der Teilnehmer<\/strong> zu verkn\u00fcpfen. Gestalten Sie die Teilnehmer-Reise<\/strong> so, dass Ihre G\u00e4ste sich zu keinem Zeitpunkt alleine gelassen f\u00fchlen und tats\u00e4chlich das vorfinden, was sie suchen.<\/p>\n

Finden Sie M\u00f6glichkeiten, Daten zu erheben und auszuwerten, ohne die Teilnehmer durch lange Frageb\u00f6gen abzuschrecken. Plattformen wie doo<\/strong> helfen Ihnen dabei, Ihre eigenen Ziele und die W\u00fcnsche Ihrer G\u00e4ste zu verbinden und durch eine automatisierte Auswertung von Daten individuelle Teilnehmer-Reisen<\/strong> zu erm\u00f6glichen.<\/p>\n

Je genauer Sie wissen, was Sie wollen, desto besser k\u00f6nnen Sie sich vorbereiten und planen. Alles, was Sie im Vorfeld l\u00f6sen k\u00f6nnen, wird Ihnen auf der Veranstaltung selbst keine Schwierigkeiten bereiten.
Schaffen Sie in Ihrem Team Verantwortlichkeiten f\u00fcr bestimmte Abschnitte der Event-Planung und pr\u00fcfen Sie auch bei sehr zuverl\u00e4ssigen Mitarbeitern rechtzeitig, ob sie alles bedacht haben. So vermeiden Sie, dass wichtige Kleinigkeiten \u00fcbersehen werden.<\/p>

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Wie ist der optimale Ablauf?<\/h2>

Der ideale Ablauf vor dem Event l\u00e4sst sich grob in vier Phasen unterteilen. Die L\u00e4nge der einzelnen Phasen h\u00e4ngt auch von der Gr\u00f6\u00dfe des geplanten Events ab.<\/p>\n

Erste Phase: Erste Ank\u00fcndigungen<\/strong>
In der ersten Phase ver\u00f6ffentlichen Sie einige Ank\u00fcndigungen, gehen aber noch nicht ins Detail. Dies sind Appetith\u00e4ppchen, um Ihre Zielgruppe neugierig zu machen. Bieten Sie die M\u00f6glichkeit, sich per E-Mail \u00fcber Neuigkeiten informieren zu lassen. Eine aktive, gro\u00dffl\u00e4chige Bewerbung des Events findet noch nicht statt.<\/p>\n

Zweite Phase: Bekanntmachung<\/strong>
In der zweiten Phase machen Sie Ihr Event so bekannt wie nur m\u00f6glich. Nutzen Sie bezahlte Anzeigen in den sozialen Netzwerken, Pressemitteilungen und E-Mail-Marketing-Kampagnen<\/a>.<\/p>\n

Dritte Phase: Das Tagesgesch\u00e4ft<\/strong>
Die gro\u00dffl\u00e4chige Ank\u00fcndigung Ihres Events geht flie\u00dfend in das Tagesgesch\u00e4ft mit wiederkehrenden Aufgaben \u00fcber: Aktualisieren Sie regelm\u00e4\u00dfig die Informationen auf der Veranstaltungs-Website und geben Sie auch per E-Mail bekannt, welche Redner zu erwarten sind. Gastartikel von bekannten Teilnehmern auf Ihrer Website sind ein wertvoller Beitrag, um andere Teilnehmer neugierig zu machen. Behalten Sie Ihre Social-Media-Kampagnen im Blick und steuern Sie hier ggf. nach, indem Sie beworbene Beitr\u00e4ge anpassen.<\/p>\n

Vierte Phase: Die hei\u00dfe Phase direkt vor dem Event<\/strong>
Diese Zeit beginnt kurz vor dem Event. Mit einer letzten E-Mail-Kampagne \u00fcberzeugen Sie die letzten Teilnehmer, sich noch zu registrieren. Kontaktieren Sie bekannte Teilnehmer fr\u00fcherer Events, die noch kein Ticket gekauft haben, und laden Sie sie pers\u00f6nlich ein. Erinnern Sie Teilnehmer, die sich bereit registriert haben, damit diese auch sicher erscheinen werden. Auf der Website und in den sozialen Netzwerken wird nun ein Gef\u00fchl der Dringlichkeit vermittelt, da m\u00f6glichen Teilnehmern nicht mehr viel Zeit zur Registrierung bleibt.<\/p>\n

Das Event selbst<\/strong>
Der optimale Ablauf auf dem Event selbst h\u00e4ngt von der Art der Veranstaltung ab. Einige Grundbausteine bleiben jedoch fast immer gleich: Nach dem Eintreffen der Teilnehmer findet eine offizielle Begr\u00fc\u00dfung statt, an welche sich das Programm anschlie\u00dft. Mit einer offiziellen Verabschiedung am Ende des Events wird der Bogen zur Begr\u00fc\u00dfung geschlagen und ein Rahmen festgelegt, der Orientierung bietet.<\/p>[vc_single_image image=”11591″ img_size=”large” add_caption=”yes” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank”]

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Welche Unterschiede gibt es bei unterschiedlichen Events?<\/h2>

Kein Event ist wie das andere. Bei grundlegend unterschiedlichen Veranstaltungen ist das offensichtlich, doch trifft dies auch auf die einzelnen Events der gleichen Reihe zu. Diese \u00e4hneln sich in gro\u00dfen Teilen.<\/p>\n

Aber dennoch w\u00e4re es ein Fehler, eine alte Event-Strategie<\/strong> ungepr\u00fcft zu kopieren. Vieles k\u00f6nnen Sie \u00fcbernehmen, dennoch sollten Sie Anpassungen vornehmen und gezielt Schwerpunkte<\/strong> setzen. Insbesondere bieten die Erfahrungen fr\u00fcherer Events aus einer Reihe die ideale M\u00f6glichkeit, eine Veranstaltung weiter zu verbessern<\/strong> und so auch die Erfahrung der Teilnehmer noch positiver zu gestalten.<\/p>\n

Wenn Sie eine Grundstruktur f\u00fcr eine Event-Strategie<\/strong> erstellt haben, k\u00f6nnen Sie diese immer wieder f\u00fcr verschiedene Events nutzen. Dies spart Ihnen langfristig viel Zeit und erm\u00f6glicht es Ihnen, gemachte Erfahrungen bestm\u00f6glich f\u00fcr Verbesserungen zu nutzen.<\/p>

Tools zur Umsetzung und Planung<\/h2>

Heutzutage haben Sie gl\u00fccklicherweise zahlreiche M\u00f6glichkeiten, sich das Leben und die Planung von Events einfacher zu machen. Die Digitalisierung<\/strong> hat die Kommunikation sehr vereinfacht, und mit einer guten Kommunikation<\/strong> steht und f\u00e4llt der Erfolg eines Events. Tools wie Trello, Basecamp und Slack<\/a> unterst\u00fctzen Sie und Ihr Team darin, Ideen zu sammeln und auch komplexe Event-Strategien zu koordinieren und erfolgreich umzusetzen.<\/p>\n

Plattformen wie doo<\/a> bieten Ihnen die perfekte M\u00f6glichkeit, die zahlreichen gesammelten Daten in Echtzeit<\/strong> auszuwerten. Sie k\u00f6nnen so die Teilnehmerreise kurzfristig anpassen und weiter individualisieren<\/strong>.<\/p>\n

Durch die automatisierte Segmentierung Ihrer Zielgruppe<\/strong> k\u00f6nnen Sie gezielt personalisierte Einladungen verschicken und jeden Teilnehmer genau passend ansprechen. So sprechen Sie nicht nur Ihre G\u00e4ste an, sondern haben auch mehr Zeit<\/strong> f\u00fcr das Event selbst.<\/p>

Sie wollen Ihre Events effizient organisieren und das Beste erreichen? Wir helfen Ihnen gerne, dieses Ziel zu erreichen!<\/strong><\/p>[vc_single_image image=”11376″ img_size=”large” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https:\/\/doo.net\/konto\/contact”]

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