{"id":11437,"date":"2018-05-22T13:32:03","date_gmt":"2018-05-22T12:32:03","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.doo.net\/?p=11437"},"modified":"2018-07-27T09:00:20","modified_gmt":"2018-07-27T08:00:20","slug":"was-ist-bei-der-planung-der-location-von-corporate-events-zu-beachten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2018\/05\/22\/was-ist-bei-der-planung-der-location-von-corporate-events-zu-beachten\/","title":{"rendered":"Was ist bei der Planung der Location von Corporate-Events zu beachten?"},"content":{"rendered":"

Mit der Wahl der richtigen Location steht und f\u00e4llt der Erfolg Ihres Corporate-Events.\u00a0Nat\u00fcrlich sind die Inhalte der Kern der Veranstaltung. Doch erst die Location bietet den passenden Rahmen, durch den die gew\u00fcnschte Wirkung erzielt wird und das Erlebnis den Teilnehmern lange positiv im Ged\u00e4chtnis bleibt.<\/strong><\/p>\n

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Den richtigen Veranstaltungsort zu finden, ist dabei oft alles andere als einfach. Denn neben dem finanziellen Aspekt kommen noch viele weitere Punkte hinzu, die ber\u00fccksichtigt werden m\u00fcssen: Anbindung an die Infrastruktur, Flexibilit\u00e4t bei \u00c4nderungen, vorhandene Technik oder der Service vor Ort sind nur ein paar davon.<\/p>\n

Die Liste der Dinge, die bei der Location-Auswahl f\u00fcr Ihr Event beachtet werden m\u00fcssen, ist also lang. Wenn Sie aber auf diese Punkte achten, sind Sie Ihrem Event-Erfolg schon einen gro\u00dfen Schritt n\u00e4her gekommen:<\/span><\/p>\n

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Wo geht die Reise hin?<\/h2>

DIE perfekte Location, die zu jedem Event passt, gibt es nicht. Eine gro\u00dfe Messe hat andere Anforderungen, als eine kleine Expertenkonferenz, und f\u00fcr eine Veranstaltung mit verschiedenen Seminaren und Workshops werden andere R\u00e4umlichkeiten ben\u00f6tigt, als f\u00fcr die Vorstellung eines neuen Produkts.<\/p>\n

Aber es gibt f\u00fcr jedes Event mindestens eine Location, die ideal f\u00fcr genau diese Veranstaltung ist.<\/strong>
Um diese zu finden, m\u00fcssen Sie zuerst wissen, worauf der Fokus Ihres Events<\/strong> liegt. W\u00e4hrend Einzelheiten noch im weiteren Verlauf ge\u00e4ndert und angepasst werden k\u00f6nnen, muss das Gesamtkonzept bereits bestehen.<\/p>\n

Ein entscheidendes Kriterium bei der Suche ist die Anzahl der Teilnehmer.<\/strong> Ist der Veranstaltungsort zu gro\u00df, wirkt das Event schnell leer und es entsteht der Eindruck, dass zu wenige G\u00e4ste erschienen sind. Ist er hingegen zu klein, m\u00fcssen sich die Teilnehmer dr\u00e4ngen. Beides hinterl\u00e4sst einen faden Beigeschmack.<\/p>[vc_single_image image=”11478″ img_size=”large” add_caption=”yes” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank”]


Weitere Punkte, die Sie bedenken m\u00fcssen, sind: ist die Location behindertengerecht, wird in Vortragsr\u00e4umen die Sicht durch S\u00e4ulen versperrt und herrscht eine gute Akustik?<\/p>\n

Oft vergessen wird der Nutzen eines Raumes, in dem Sie das nicht genutzte Equipment lagern k\u00f6nnen, um w\u00e4hrend der Veranstaltung schnell darauf zugreifen zu k\u00f6nnen. Nicht nur bei mehrt\u00e4gigen Veranstaltungen ist es hilfreich, Verpackungsmaterialien und Werkzeuge jederzeit verf\u00fcgbar und zugleich ungesehen von den Besuchern lagern zu k\u00f6nnen.<\/p>\n

Je genauer Sie wissen, welche Bedingungen Ihre Location erf\u00fcllen muss, desto gezielter k\u00f6nnen Sie suchen und desto schneller werden Sie f\u00fcndig.<\/strong><\/p>\n

Seien Sie dabei mutig und kreativ: Seminare m\u00fcssen nicht in Konferenzr\u00e4umen von Hotels stattfinden. Au\u00dfergew\u00f6hnliche Locations<\/strong> sind zunehmend gefragt und sorgen, wenn richtig eingesetzt, f\u00fcr denkw\u00fcrdige Veranstaltungen.<\/p>[vc_single_image image=”11479″ img_size=”large” add_caption=”yes” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank”]

Die richtige Ausstattung des Veranstaltungsortes<\/h2>

Aber nicht nur die ben\u00f6tigten R\u00e4ume sind entscheidend, auch ihre Ausstattung ist wichtig:<\/strong> Welche M\u00f6bel geh\u00f6ren zur Grundausstattung der Location, welche m\u00fcssen Sie zus\u00e4tzlich mieten? Gerade Tische sind nicht immer in ausreichender Zahl im Grundpaket enthalten.
Kl\u00e4ren Sie auch fr\u00fchzeitig die Frage nach Tischdecken, um am Ende das Buffet nicht auf blanken Tischen anbieten zu m\u00fcssen.
Testen Sie unbedingt auch die St\u00fchle vor Ort, denn schon so mancher spannende Workshop wurde durch unbequeme Sitzm\u00f6bel zu einer Tortur.<\/p>\n

Ebenfalls wichtig ist die Frage, ob Rednerpulte, Podeste oder Stellw\u00e4nde vorhanden sind,<\/strong> wenn Sie diese ben\u00f6tigen.
Auch eine Garderobe oder eine andere M\u00f6glichkeit, Jacken und Taschen unterzubringen, ist wichtig. Und nicht zuletzt entscheidet auch der Blick in die Toiletten, ob die Location passend ist oder Sie Ihre Teilnehmer lieber woanders empfangen m\u00f6chten.<\/p>

Lage und Infrastruktur<\/h2>

Nicht nur bei Immobilien gilt, dass die Lage wichtig ist.<\/strong> Auch Ihre Veranstaltung muss gut erreichbar sein. Insbesondere, wenn die Anreise mit \u00f6ffentlichen Verkehrsmitteln nicht gut zu bewerkstelligen ist, m\u00fcssen Sie f\u00fcr eine ausreichende Menge nahegelegener Parkpl\u00e4tze sorgen oder einen Shuttle-Service anbieten.<\/p>\n

Bei einem mehrt\u00e4gigen Event sind zudem die \u00dcbernachtungsm\u00f6glichkeiten f\u00fcr die Teilnehmer wichtig. Ideal sind preisg\u00fcnstige Hotels in der N\u00e4he des Veranstaltungsortes.<\/p>\n

Es lohnt sich, ein Informationspaket f\u00fcr die Teilnehmer<\/strong> zusammenzustellen, in dem die nahegelegenen Hotels und ein Plan der \u00f6ffentlichen Verkehrsmittel aufgelistet sind, um sie bei der Planung f\u00fcr Anreise und Aufenthalt zu unterst\u00fctzen. Wenn Parkh\u00e4user vorhanden sind, ist eine Information \u00fcber die anfallenden Parkgeb\u00fchren hilfreich.<\/p>\n

Auch hinter den Kulissen ist die Infrastruktur wichtig: Pr\u00fcfen Sie die M\u00f6glichkeiten, auch mit gro\u00dfen Fahrzeugen zum Veranstaltungsort zu fahren, um das ben\u00f6tigte Equipment aus- oder einzuladen.
Wenn lange Laufwege bestehen, m\u00fcssen Sie entsprechend viel Zeit einplanen und Sackkarren und Tragegurte f\u00fcr schwere Ausstattung bereitstellen.<\/p>[vc_single_image image=”11481″ img_size=”large” add_caption=”yes” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank”]

Gibt es ein Betreuungsteam vor Ort?<\/h2>

Manche Veranstaltungsorte bestehen darauf, dass die eigenen Mitarbeiter die Betreuung eines Events \u00fcbernehmen. Kl\u00e4ren Sie aber unbedingt fr\u00fchzeitig ab, ob dies der Fall ist und wie gro\u00df das Betreuungsteam tats\u00e4chlich ist.
Auch die Zeiten, in welchen es zur Verf\u00fcgung steht, und welche Aufgaben es erf\u00fcllen kann, machen ggf. den Einsatz eigener Mitarbeiter<\/strong> notwendig.<\/p>\n

Pr\u00fcfen Sie hier die Qualifikationen der Mitarbeiter der Location.<\/strong> Jeder kann eine Musikanlage bedienen oder an der Bar Getr\u00e4nke ausschenken, doch f\u00fcr ein gro\u00dfartiges Event brauchen Sie Profis in diesem Bereich.<\/p>

Wie ist die technische Ausstattung der Location?<\/h2>

Pr\u00fcfen Sie bei einer Vorabbegehung, welche technische Ausstattung<\/strong> vorhanden ist.
Nicht nur, wenn Sie Ihr Event personalisieren<\/strong> und daf\u00fcr technische M\u00f6glichkeiten, wie Gesichtserkennung oder Push-Benachrichtigungen der Teilnehmer durch eine App nutzen, sind in ausreichender Anzahl vorhandene Stromanschl\u00fcsse und ein stabiles WiFi entscheidend f\u00fcr Ihnen Veranstaltungserfolg.
Auch die Teilnehmer sollten an mehreren Orten Zug\u00e4nge zu Steckdosen haben.<\/p>\n

Dar\u00fcber hinaus sind diese Frage relevant: K\u00f6nnen Vortragsr\u00e4ume tags\u00fcber durch Jalousien abgedunkelt werden, oder wird Tageslicht die Projektion verblassen lassen? Sind Beamer vorhanden, und sind diese mit Ihren eigenen Ger\u00e4ten kompatibel? Welche Beleuchtung ist vorhanden und wie wird sie bedient? Wer hat Zugang zum Technikraum? Existiert in gro\u00dfen R\u00e4umen eine gute Mikrofonanlage f\u00fcr die Redner? All diese Einzelheiten spielen zusammen, wenn es um die Gesamterfahrung Ihrer Veranstaltungsteilnehmer geht.<\/p>

Das leibliche Wohl \u2013 Wie steht es um das Catering?<\/h2>

Bietet der Veranstaltungsort ein eigenes Catering<\/strong> an, und zu welchen Konditionen? Hier geht es nicht nur um die Frage, ob eine Getr\u00e4nkepauschale sinnvoll ist.<\/p>\n

Wenn Sie auf Ihrem Event H\u00e4ppchen oder ein Buffet anbieten, m\u00fcssen Sie R\u00fccksicht auf verschiedene Ern\u00e4hrungsweisen nehmen. Lassen Sie vegane Optionen, mit denen Sie auch Vegetarier ansprechen, nicht als lieblose Alternative zum \u201eechten\u201c Essen mit Fleisch erscheinen, sondern sorgen Sie f\u00fcr eine gleichwertige Pr\u00e4sentation.<\/p>\n

Wenn sie mit einem Caterer zusammenarbeiten, der Ihnen noch nicht bekannt ist, nehmen Sie das Angebot genau unter die Lupe und testen es ggf., um w\u00e4hrend Ihres Events keine unsch\u00f6ne \u00dcberraschung zu erleben.<\/p>[vc_single_image image=”11480″ img_size=”large” add_caption=”yes” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank”]

Wie flexibel ist die Location bei Ihrer Eventplanung?<\/h2>

Planungen m\u00fcssen immer wieder angepasst werden und k\u00f6nnen sich bis zur letzten Minute \u00e4ndern.<\/strong> Hier ist entscheidend, dass die Location flexibel auf Ihre Eventplanung reagiert und Sie nicht ausbremst.
In gewisser Weise geh\u00f6ren nun auch die Betreiber und Mitarbeiter Ihrer Location zu Ihrem Team, mit dem Sie Ihr Event planen, und als Team m\u00fcssen sie gef\u00fchrt werden.<\/p>\n

Bringen Sie fr\u00fchzeitig in Erfahrung, bis zu welchem Zeitpunkt Ihre Location noch \u00c4nderungen umsetzen kann<\/strong> und welche Wege in der internen Verwaltung gegangen werden m\u00fcssen, bis eine Entscheidung gef\u00e4llt wird. Ist z. B. eine hauptverantwortliche Person im Urlaub, kann dies zu langen Verz\u00f6gerungen f\u00fchren und Sie unter Zeitdruck setzen.<\/p>

Zum Schluss: Ihr Briefing f\u00fcr die Location<\/h2>

Je genauer Sie der Location f\u00fcr Ihr Event sagen, was Sie brauchen und erwarten, desto unkomplizierter und reibungsloser wird die Zusammenarbeit funktionieren.<\/strong><\/p>\n

Machen Sie es f\u00fcr alle Beteiligten einfacher, indem Sie alle wichtigen Informationen in einem Dokument zusammentragen:
Den Ablaufplan Ihres Events, welche Ausstattung sie ben\u00f6tigen, wie viel Servicepersonal anwesend sein muss und eine Liste aller zust\u00e4ndigen Personen, um die Kommunikationswege kurz zu halten.<\/strong><\/p>\n

Mit einem solchen Briefing vermeiden Sie es, dass einzelne Absprachen in einer Flut von E-Mails untergehen und Missverst\u00e4ndnisse entstehen.<\/p>

Sie planen gro\u00dfartige Events und suchen nach der richtigen Unterst\u00fctzung, um mehr Zeit f\u00fcr das Wesentliche zu haben? doo hilft Ihnen, mit einer effizienten Event-Logistik den Ablauf Ihrer Veranstaltung zu optimieren.<\/strong><\/p>[vc_single_image image=”11442″ img_size=”large” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https:\/\/doo.net\/konto\/contact”]

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