{"id":10937,"date":"2018-02-01T15:00:51","date_gmt":"2018-02-01T14:00:51","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.doo.net\/?p=10937"},"modified":"2018-05-15T15:47:59","modified_gmt":"2018-05-15T14:47:59","slug":"doo-auf-der-boe-2018-ein-tatsachenbericht","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2018\/02\/01\/doo-auf-der-boe-2018-ein-tatsachenbericht\/","title":{"rendered":"doo auf der BOE 2018 – ein Tatsachenbericht"},"content":{"rendered":"

Erstmalig organisierten wir von doo dieses Jahr die Registrierung, das G\u00e4stemanagement und den Einlass auf Deutschlands gr\u00f6\u00dfter Fachmesse der Event-Industrie, der Best of Events<\/a> (BOE). Die BOE ist die gr\u00f6\u00dfte Deutsche Fachbesuchermesse in der Event-Branche. Da sie so fr\u00fch im Jahr stattfindet, nutzen viele Aussteller die BOE um gleich mit vollem Schwung in das Jahr zu starten.<\/strong><\/p>\n

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Im Zusammenspiel mit unseren Partnern von Fastlane und fielddrive ging es darum, unter den kritischen Augen der gesammelten deutschen Event-Branche \u00fcberzeugenden Service abzuliefern. Das bedeutet, innerhalb von zwei Tagen mehr als 10.000 Fachbesucher und mehrere tausend Aussteller mit Tickets zu versorgen und einen reibungslosen Einlass zu gew\u00e4hren. In der Spitzenzeit gegen 10.00 Uhr am Er\u00f6ffnungstag wurden \u00fcber 100 Besucher pro Minute durch den Eingangsbereich gef\u00fchrt.<\/p>

Die Vorbereitungen liefen bereits im Oktober an. Die wesentliche Herausforderung im Vorfeld ist, einerseits die verschiedenen Angebote Rund um die BOE (wie Guided Tours, spezielle Workshops – und nat\u00fcrlich nicht die zu vergessen: die legend\u00e4re BOE Night!) attraktiv und nutzerfreundlich f\u00fcr die verschiedenen Besuchersegmente zu gestalten und dabei unterschiedlichste Kombinationsm\u00f6glichkeiten zu erlauben. Andererseits m\u00fcssen alle Datenstr\u00f6me f\u00fcr die verschiedenen Einlasskontrollen und der vereinfachte Austausch von Kontaktdaten zwischen Messebesucher und Ausstellern sichergstellt werden. <\/p>[vc_column_text]<\/p>\n

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Dazu kamen dieses Jahr die von uns und unseren Partnern entwickelte “Aussteller-Pakete”. Das Aussteller-Paket ist ein spezielles Angebot im Bereich Einladungsmanagement, Registrierung und Onsite-Leaderfassung. Aussteller k\u00f6nnen damit in einem zentralen Teilnehmer-CRM ihre Kontaktdaten verwalten, Teilnehmer mit Promotion-Codes \u00fcber verschiedene Einladungsketten einladen und hinterher s\u00e4mtliche Leads auswerten. Ziel dabei ist es, die aufwendige Sortierung der Kontaktdaten durch viele Excellisten zu reduzieren und mit Hilfe des CRMs und der Analytics mehr \u00fcber seine Teilnehmer zu lernen.<\/span><\/p>\n

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Auch diese Services mussten nat\u00fcrlich bei der Konzipierung des gesamten G\u00e4stemanagement-Prozesses mit ber\u00fccksichtigt werden – aber nach viel Kaffee, Cola, Slack-Nachrichten und E-Mails Stand dem erfolgreichen Launch der Registrierung nichts im Wege.<\/p>\n

Wie in einem derart dynamischen Umfeld wie der Event Branche nicht anders zu erwarten, wurde die Auswahl an zus\u00e4tzlichen Angeboten, Zielgruppen und Ticket-Kombinationen auch nach dem ersten Live-Gang st\u00e4ndig erweitert und optimiert, um so eine m\u00f6glichst gro\u00dfe Anzahl der Registrierungen bereits im Vorfeld der Messe sicher zu stellen.<\/p>\n

Mitte letzter Woche erfolgte die Feuertaufe: Hatten sich alle M\u00fchen der Vorbereitung ausgezahlt, und konnten wir den erwarteten Besucherstr\u00f6me reibungslos Einlass zu den jeweils gebuchten Angeboten der BOE gew\u00e4hren? Bis sp\u00e4t in die Nacht wurden die \u00fcber 10 Self-Service Check-In Terminals aufgebaut, Besucherwege im Eingangsbereich optimiert und Datenfl\u00fcsse \u00fcberpr\u00fcft. Ausserdem wurden die Hostessen auf die potentielle Anfragen und Problemf\u00e4lle bei den Check-Ins vorbereitet.<\/p>\n

Derweil k\u00fcmmerte sich ein weiteres Team um die Organisation der Neuregistrierungen – auch noch w\u00e4hrend der Messe konnten Besucher sowohl online als auch vor Ort Tickets zur BOE erwerben. Ebenso galt es, Aussteller und Presse mit den f\u00fcr sie relevanten Tickets, Ausweisen und Informationen zu versorgen.<\/p>\n

Wie erwartet, setzte morgens p\u00fcnktlich mit \u00d6ffnen der T\u00fcren der gro\u00dfe Ansturm an – und bald waren alle Terminals gut ausgelastet, und auch das Team f\u00fcr die Vor-Ort Buchungen hatten alle H\u00e4nde voll zu tun. \u00a0Die erste Anspannung konnte gegen Mittag weichen, nachdem wir keinen unangemessenen Wartezeiten beim Checkin, bei der Tageskasse oder am Troublecounter vermerken konnten. Richtig entspannen konnten wir den ersten Tag nat\u00fcrlich erst am Ende des Tages, als auch alle Besucher der BOE Night problemlos und ohne Wartezeiten die Party bei leckerem Street-Food genossen – und auch dann nur bis um 8:00 des n\u00e4chsten Morgen, als der Einlass f\u00fcr den 2. Messetag mit seinen eigenen Herausforderungen begann, welcher mit einem neuen Besucherrekord enden sollte.<\/p>\n

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