{"id":10118,"date":"2017-06-08T10:29:01","date_gmt":"2017-06-08T09:29:01","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.doo.net\/?p=10118"},"modified":"2018-05-11T12:51:20","modified_gmt":"2018-05-11T11:51:20","slug":"einlassmanagement-auf-dem-event","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2017\/06\/08\/einlassmanagement-auf-dem-event\/","title":{"rendered":"How to … Mit perfektem Einlassmanagement auf dem Event punkten"},"content":{"rendered":"

[vc_row][vc_column][vc_column_text] Der gro\u00dfe Tag, die Veranstaltung steigt \u2013 und schon am Anfang steht und f\u00e4llt vieles mit dem Einlassmanagement auf dem Event. Hilfsbereites Personal, ein flotter Ablauf und eine freundliche Begr\u00fc\u00dfung ebnen bereits den Weg f\u00fcr eine erfolgreiche Konferenz, Messe oder Bildungstagung.<\/span> [\/vc_column_text][vc_column_text] Je mehr Teilnehmer erwartet werden und je komplexer der Registrierungsprozess, als desto n\u00fctzlicher erweisen sich technische Helfer. Diese geben Ihrem Einlassmanagement einen Schub. Von Self-Service-Stationen \u00fcber RFID-basiertem Zutrittsmanagement bis hin zu Einlass-Apps stehen Ihnen massig Tools zur Verf\u00fcgung.<\/span> [\/vc_column_text][vc_column_text] In unserer Reihe zum perfekten Einlassmanagement<\/a> geben wir Ihnen Expertentipps, wie Sie am Eingang f\u00fcr einen fl\u00fcssigen und fehlerfreien Ablauf sorgen \u2013 und zwar durch optimal abgestimmte Prozesse vor, auf und nach dem Event. In diesem Beitrag steht das Einlassmanagement auf dem Event im Blickpunkt.<\/span> [\/vc_column_text][vc_separator][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

Heikler Spagat: Schneller Einlass versus Bed\u00fcrfnis nach Sicherheit<\/h2>[vc_column_text]<\/p>\n

Aus Erfahrung wissen Sie: Als Veranstalter m\u00fcssen Sie beim Einlass stets einen Spagat wagen. Ihre Teilnehmer wollen nicht lange warten, Sie dagegen sehen einen bestimmten Registrierungsprozess vor, der auch mal etwas dauern kann. Und das Thema Sicherheit d\u00fcrfen Sie auch nicht aus den Augen verlieren.<\/p>\n

Letzteres wird in Zeiten erh\u00f6hter Terrorgefahr gerade bei Gro\u00dfereignissen zur Notwendigkeit, sorgt aber wegen der zeitintensiveren Zutrittskontrollen bei den G\u00e4sten zunehmend f\u00fcr Frust.<\/span><\/p>\n

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Mithilfe von Abl\u00e4ufen und Technologieeinsatz wie auf Flugh\u00e4fen bem\u00fchen sich Veranstalter, den Einlassprozess effizient zu gestalten. So gibt es vereinzelt bereits sogenannte \u201eFast Entry Lanes\u201d<\/a>, die die Gem\u00fcter beruhigen sollen. Scanner stellen sicher, dass kein Teilnehmer Waffen mit aufs Veranstaltungsgel\u00e4nde bringt.<\/p>\n

Trotzdem gibt es viele gute Gr\u00fcnde sowie einige Mittel und Wege, das Einlassmanagement dabei noch kundenfreundlicher zu gestalten.<\/span><\/p>\n

[\/vc_column_text][\/vc_column][vc_column width=”1\/2″][vc_single_image image=”10100″ img_size=”large” add_caption=”yes” alignment=”center” onclick=”img_link_large” img_link_target=”_blank” css=”.vc_custom_1496243129966{margin-top: 15px !important;margin-left: 15px !important;}”][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

Planung, Tempo, Technik: Worauf es beim Einlass ankommt<\/h2>[vc_column_text] Den Schl\u00fcssel zu einem m\u00f6glichst perfekten Einlassmanagement auf dem Event bilden erfahrungsgem\u00e4\u00df drei zentrale Pfeiler:<\/span> [\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

Gute Planung<\/h3>[vc_column_text] Den Grundstein f\u00fcr den Erfolg Ihres Einlasses legen Sie bereits vor dem eigentlichen Event. Ziehen Sie bei der Planung folgende Faktoren ins Kalk\u00fcl: Wie viele G\u00e4ste werden erwartet, gibt es bestimmte Sto\u00dfzeiten, wie viele verschiedene Zug\u00e4nge m\u00fcssen bedient werden und wie hoch ist an jedem von ihnen das erwartete G\u00e4steaufkommen, wie viel Personal wird ben\u00f6tigt etc.<\/span> [\/vc_column_text][vc_btn title=”Teil 1 der Reihe: Einlassmanagement vor dem Event ” style=”outline” shape=”square” color=”orange” size=”lg” align=”center” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” button_block=”true” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fblog.doo.net%2F2017%2F06%2F01%2Feinlassmanagement-vor-dem-event||target:%20_blank|”][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

Schnelle Durchlaufzeiten<\/h3>[vc_column_text] Je k\u00fcrzer Sie brauchen, um einen Gast zu kontrollieren bzw. zu registrieren, desto schneller k\u00f6nnen Sie sich dem n\u00e4chsten Gast widmen. Die Folge: Die Schlange wird schneller k\u00fcrzer, die Wartezeiten verringern sich. Setzen Sie Ihr Personal also situationsabh\u00e4ngig ein \u2013 den Gro\u00dfteil immer dort, wo der Bedarf gerade am gr\u00f6\u00dften ist. Vorteil f\u00fcr Sie: Sie k\u00f6nnen Ihr Personal dann auch schneller mit anderen Aufgaben betrauen.<\/span> [\/vc_column_text]

Richtige Technik<\/h3>[\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column width=”1\/2″][vc_column_text] Das klingt erst einmal komisch \u2013 denn was soll an einer Eintrittskarte schon technisch sein. Doch tats\u00e4chlich wachsen die M\u00f6glichkeiten beinahe t\u00e4glich. Nutzen Sie die neuesten Technologien wie zum Beispiel E-Tickets<\/a>, RFID oder Wristbands. Der Effekt: Sie begeistern Ihre G\u00e4ste damit, wie einfach und schnell der Einlass vonstatten geht.<\/span> [\/vc_column_text][\/vc_column][vc_column width=”1\/2″][vc_single_image image=”10145″ img_size=”545×315″ add_caption=”yes” alignment=”center” onclick=”img_link_large” img_link_target=”_blank” css=”.vc_custom_1496243602295{margin-left: 15px !important;}”][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

Drei Tipps, wie Sie den Zutritt optimal managen<\/h2>[vc_column_text] Der Mittel und Wege, das Einlassmanagement auf dem Event effizient zu gestalten, gibt es reichlich. Ausgedruckte Namenslisten geh\u00f6ren heutzutage eher nicht mehr dazu, stattdessen gibt es Soft- und Hardwarel\u00f6sungen. <\/span> Der Erfolg am Einlass steigt und f\u00e4llt aber vor allem auch mit der G\u00fcte der Organisation.<\/span> [\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

1. Line-Management: Gen\u00fcgend Gates, intelligent informieren<\/h3>[vc_column_text]<\/p>\n

Je mehr Teilnehmer Sie erwarten, desto mehr Check-in-Gates brauchen Sie. Soweit ist es klar. Doch was hei\u00dft das konkret f\u00fcr die ben\u00f6tigte Anzahl?<\/p>\n

Unsere Eventprofis empfehlen im Allgemeinen einen Check-in auf 100 Teilnehmer. Das ist aber nat\u00fcrlich nur ein Mittelwert. Nutzen Sie Technologien wie Barcode-Scanner oder RFID-Chips, geht der Einlass viel schneller vonstatten und Sie kommen mit weniger Gates aus. Ist dagegen noch eine Registrierung bestimmter G\u00e4steinformationen n\u00f6tig oder wollen Sie Tagungsmaterial ausgeben, bedarf es mehrerer Einl\u00e4sse.<\/span> [\/vc_column_text][vc_column_text] Au\u00dferdem hilft es, G\u00e4ste bereits vorab (z. B. via Social Media) mit Informationen zu versorgen und \u00fcber den Einlassprozess aufzukl\u00e4ren. Aber auch w\u00e4hrend des Einlasses sch\u00e4tzen es Ihre Besucher, wenn sie immer \u00fcber die restliche Wartezeit informiert<\/a> sind.<\/span> [\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

2. Software, Technik und Co.: So automatisiert wie m\u00f6glich<\/h3>[vc_column_text]<\/p>\n

Ideal w\u00e4re es, wenn Ihre G\u00e4ste einfach nur das Eventgel\u00e4nde betreten und automatisch registriert w\u00fcrden. Soft- und hardwareseitig wartet der Markt bereits mit praktischen L\u00f6sungen auf:<\/p>\n

[\/vc_column_text][vc_column_text]<\/p>\n