{"id":10116,"date":"2017-06-01T08:44:04","date_gmt":"2017-06-01T07:44:04","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.doo.net\/?p=10116"},"modified":"2018-05-11T12:51:51","modified_gmt":"2018-05-11T11:51:51","slug":"einlassmanagement-vor-dem-event","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2017\/06\/01\/einlassmanagement-vor-dem-event\/","title":{"rendered":"How to … Das Einlassmanagement vor dem Event richtig vorbereiten"},"content":{"rendered":"

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Damit am Einlass alles glatt l\u00e4uft, braucht es ein gut organisiertes Einlassmanagement vor dem Event. Dieses sollte nicht allein darauf abzielen, die Besucher ordnungsgem\u00e4\u00df zu registrieren und zu kontrollieren, sondern auch den Zeitfaktor ber\u00fccksichtigen.<\/p>\n

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Nichts kommt bei den G\u00e4sten n\u00e4mlich\u00a0schlechter an als lange Wartezeiten am Eingang<\/a>. Eine halbe Stunde in der K\u00e4lte vor der T\u00fcr \u2013 und schon ist die Vorfreude aufs Event verflogen.<\/span><\/p>\n

In einer Reihe zum Einlassmanagement<\/a> geben wir Ihnen deshalb zahlreiche Tipps, wie Sie den Einlass optimieren k\u00f6nnen \u2013 vor, auf und nach dem Event. In diesem Blogbeitrag besch\u00e4ftigen wir uns ausf\u00fchrlich mit dem Einlassmanagement vor dem Event. <\/span><\/p>\n

[\/vc_column_text][\/vc_column][vc_column width=”1\/2″][vc_single_image image=”10102″ img_size=”large” add_caption=”yes” alignment=”center” onclick=”img_link_large” img_link_target=”_blank” css=”.vc_custom_1496238527838{margin-top: 15px !important;margin-left: 15px !important;}”][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_separator]

Informationen sinnvoll nutzen: Was Sie schon vorab \u00fcber Ihr Event wissen<\/h2>[vc_column_text] Erfahrene Eventplaner wissen es nat\u00fcrlich: Auf 95 Prozent der Eventualit\u00e4ten kann man sich bei einer Veranstaltung vorab vorbereiten. Der weitaus gr\u00f6\u00dfte Teil ist Routine. Dazu kommen ein paar m\u00f6gliche unvorhergesehene, aber deshalb noch l\u00e4ngst nicht unvorhersehbare Ereignisse. Eine ausgekl\u00fcgelte Planung stellt sicher, dass auf einem Event und speziell am Einlass alles reibungslos abl\u00e4uft und Ihr Personal nicht vor unl\u00f6sbare Aufgaben gestellt wird.<\/span> [\/vc_column_text][vc_column_text] Wichtig ist, dass Sie Ihr Einlassmanagement vor dem Event richtig organisieren. Denn bereits da steht Ihnen ein Gro\u00dfteil der Informationen zur Verf\u00fcgung, die Sie f\u00fcr einen geordneten, sicheren und zugleich z\u00fcgigen Zugang ben\u00f6tigen.<\/span> [\/vc_column_text][vc_btn title=”Vor, auf und nach dem Event: Einlassmanagement, das jeden begeistert!” style=”outline” shape=”square” color=”orange” size=”lg” align=”center” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” button_block=”true” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fblog.doo.net%2F2017%2F05%2F30%2Feinlassmanagement%2F||target:%20_blank|”][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

Gr\u00f6\u00dfe des Events: Workshop ist nicht gleich Kulturevent<\/h3>[vc_column_text] Eine Tagung mit einigen wenigen hundert Teilnehmern stellt an Ihr Einlassmanagement andere Herausforderungen als ein Kulturevent mit mehreren tausend G\u00e4sten oder ein Workshop mit 50 Teilnehmern. Der Personal- und Technikaufwand unterscheidet sich daher deutlich.<\/span> [\/vc_column_text][vc_column_text] Passen Sie also Ihre Planungen auf Ihr spezielles Event an. W\u00e4hrend f\u00fcr den Workshop eine Registrierung per G\u00e4steliste notfalls ausreicht, werden Sie bei dem Kulturevent nicht ohne technische Hilfsmittel<\/a> auskommen.<\/span> [\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

Teilnehmerzahl: Verkaufszahlen bei der Planung einbeziehen<\/h3>[vc_column_text] Bei den meisten Events wissen Sie vorab ziemlich genau, wie viele Teilnehmer kommen werden. Durch den Ticketverkauf erhalten Sie eine genaue Planungsgr\u00f6\u00dfe. Spontane G\u00e4ste fallen in der Regel nicht so stark ins Gewicht.<\/span> [\/vc_column_text][vc_single_image image=”9002″ img_size=”500×250″ add_caption=”yes” alignment=”center” style=”vc_box_border” onclick=”img_link_large” img_link_target=”_blank” css=”.vc_custom_1496303014277{margin-top: 15px !important;margin-right: 15px !important;margin-bottom: 15px !important;margin-left: 15px !important;}”][vc_column_text] Bekannt ist auch, wie viele Teilnehmer in verschiedenen Ticketkategorien<\/a> zu erwarten sind. Denn Sie haben ja nicht nur klassische G\u00e4ste, sondern auch Referenten, VIP-Besucher oder geladene G\u00e4ste. Und f\u00fcr jede dieser G\u00e4stegruppen wollen Sie eventuell eine eigene Zutrittsform vorsehen. <\/span> [\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

\u00d6rtlichkeiten: Besucherstr\u00f6me bewusst lenken<\/h3>[vc_column_text]<\/p>\n

Ein Haus hat in der Regel mehrere Eing\u00e4nge. Sie finden das banal? F\u00fcr Ihr Event ist es das nicht.<\/p>\n

Stichwort Lenkung der Besucherstr\u00f6me: Achten Sie schon beim Einlassmanagement vor dem Event darauf, dass G\u00e4ste nur dort Zutritt erhalten, wo Sie es w\u00fcnschen. Identifizieren Sie m\u00f6gliche Schlupfl\u00f6cher \u2013 etwa Hintereing\u00e4nge, Treppenh\u00e4user und Aufz\u00fcge.<\/p>\n

[\/vc_column_text][vc_column_text] Sehen Sie bei Messen einen separaten Eingang f\u00fcr Aussteller vor. Diese m\u00fcssen h\u00e4ufiger das Geb\u00e4ude verlassen, um zum Beispiel noch etwas aus dem Auto zu holen. Wenn sie dann jedes Mal den normalen G\u00e4steeingang nutzen m\u00fcssen, machen Sie ihnen nur unn\u00f6tig das Leben schwer \u2013 und sich selbst im \u00dcbrigen auch.<\/span> [\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

Uhrzeit: Zu Sto\u00dfzeiten mehr Personal vorsehen<\/h3>[vc_column_text]<\/p>\n

Eine Veranstaltung hat stets einen konkreten Beginn und nicht selten auch bestimmte Sto\u00dfzeiten. Ber\u00fccksichtigen Sie diese bei der Planung Ihres Einlassmanagements vor dem Event.<\/p>\n

Beginnt zum Beispiel Ihre Tagung um 9.30 Uhr oder ein Galaabend um 20 Uhr, sollten Sie etwa eine Stunde vorher die Tore f\u00fcr G\u00e4ste \u00f6ffnen. Sehen Sie reichlich Vorlauf f\u00fcr den Einlassprozess vor.<\/p>\n

[\/vc_column_text][vc_column_text]<\/p>\n

Beachten Sie nat\u00fcrliche Sch\u00fcbe, mit denen Sie rechnen k\u00f6nnen. Kommen zum Beispiel aller zehn Minuten U-Bahnen direkt vor der Location an, k\u00f6nnen Sie sich darauf einstellen, dass dann mit einem Mal ganz viele Besucher zu Ihnen str\u00f6men. Sehen Sie entsprechend genug Personal vor.<\/p>\n

Gleiches gilt \u00fcbrigens f\u00fcr die letzte Viertelstunde vor Beginn Ihres Events: Dann kommen erfahrungsgem\u00e4\u00df die meisten G\u00e4ste. <\/span><\/p>\n

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Alles an seinem Platz: Ressourceneinsatz vor dem Event planen<\/h3>[vc_column_text] Entsprechend der Daten, die Ihnen zur Verf\u00fcgung stehen, erfolgt dann die Planung des Ressourceneinsatzes. Auch diese passiert nat\u00fcrlich vor dem eigentlichen Event. Ein Restaurantchef ruft seinen Koch auch nicht erst an, wenn der erste Gast in der T\u00fcr steht.<\/span> [\/vc_column_text][vc_single_image image=”9709″ img_size=”400×295″ add_caption=”yes” alignment=”center” style=”vc_box_border” onclick=”img_link_large” img_link_target=”_blank” css=”.vc_custom_1496303021977{margin-top: 15px !important;margin-right: 15px !important;margin-bottom: 15px !important;margin-left: 15px !important;}”][vc_column_text] Neben Personal bedarf es in den meisten F\u00e4llen auch einiger Technik sowie aufeinander abgestimmter Abl\u00e4ufe. All das l\u00e4sst sich im Rahmen des Einlassmanagements vor dem Event planen. <\/span> [\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

Personal: Quantit\u00e4t und Qualit\u00e4t sind gleicherma\u00dfen wichtig<\/h3>[vc_column_text]<\/p>\n

Der Einlass steht und f\u00e4llt mit der Qualit\u00e4t des Personals. Und mit dessen Quantit\u00e4t. Sehen Sie deshalb gen\u00fcgend Mitarbeiter am Einlass vor \u2013 vor allem zu Sto\u00dfzeiten.<\/p>\n

Achtung: Je nach Veranstaltungsart und Sicherheitskonzept ben\u00f6tigen Sie nicht nur Helfer, die die Tickets pr\u00fcfen, sondern gegebenfalls auch Security-Kr\u00e4fte. Bedenken Sie unbedingt, dass ein Ticketcheck \u2013 vor allem bei Einsatz entsprechender Technik \u2013 ziemlich rasch vonstatten geht, aber der Security-Check in der Regel l\u00e4nger dauert. Bei der Personalplanung muss das beachtet werden, um Staus zu verhindern.<\/p>\n

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Ratsam ist au\u00dferdem, gerade bei gr\u00f6\u00dferen Veranstaltungen oder unerfahrenem Personal vorab einen Probedurchlauf zu starten. So gehen die Abl\u00e4ufe in Fleisch und Blut \u00fcber. Der Check-in kann n\u00e4mlich stressig sein.<\/p>\n

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Technik: Barcode-Systeme und Softwares erleichtern Einlass<\/h3>[vc_column_text]<\/p>\n

G\u00e4stelisten gibt es zwar noch, aber zeitgem\u00e4\u00df sind sie l\u00e4ngst nicht mehr. Der Einlass funktioniert heutzutage digital.<\/p>\n

Etabliert haben sich vor allem bei gr\u00f6\u00dferen Kulturveranstaltungen Barcode-Systeme. Das Prinzip: Auf das Ticket ist ein Strichcode aufgedruckt, der am Einlass eingelesen wird. Das dauert zwei Sekunden und hat sich bew\u00e4hrt.<\/p>\n

[\/vc_column_text][vc_single_image image=”8996″ img_size=”400×266″ add_caption=”yes” alignment=”center” onclick=”img_link_large” img_link_target=”_blank” css=”.vc_custom_1496241024907{margin-top: 15px !important;margin-right: 15px !important;margin-bottom: 15px !important;margin-left: 15px !important;}”][vc_column_text]<\/p>\n

Gerade im Bereich des Konferenz- und Tagungsmanagements ist die Digitalisierung sogar einen Schritt weiter. \u00dcber intelligente Eventmanagement-Softwares<\/a> k\u00f6nnen Veranstalter von der Anmeldung bis zum Einlass \u2013 und auch noch weit dar\u00fcber hinaus \u2013 alles komplett abwickeln.<\/p>\n

Wichtig ist bei allem Technikeinsatz: Pr\u00fcfen Sie die Technik vorab, laden Sie die ben\u00f6tigten Akkus auf und starten Sie einen Testlauf.<\/p>\n

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Abl\u00e4ufe: G\u00e4ste so wenig wie m\u00f6glich bel\u00e4stigen<\/h3>[vc_column_text]<\/p>\n

Nicht zuletzt m\u00fcssen Sie vorab entscheiden, an welchen Stellen Sie Besucher erfassen. Geschieht dies nur am Eingang oder auch zus\u00e4tzlich auf dem Event \u2013 etwa wenn Sie auf einer Messe zus\u00e4tzliche Workshops anbieten, f\u00fcr die es Sonderrechte bedarf?<\/p>\n

Der Umfang der Einlasskontrolle ist dabei stets eine Abw\u00e4gungssache zwischen Mehrwert und Nerven der G\u00e4ste. Denn jeder zus\u00e4tzliche Check wird als unangenehm empfunden.<\/span><\/p>\n

[\/vc_column_text][vc_column_text] Je mehr Einlass-Checks Sie f\u00fcr n\u00f6tig erachten, desto eher k\u00f6nnen sich moderne RFID-Systeme lohnen. Zu- und Austritte werden dann \u00fcber spezielle Gates automatisch erfasst. Vorteil: keine langen Wartezeiten und entspannte G\u00e4ste. Nachteil: Die Technik hat ihren Preis. <\/span> [\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

Fazit<\/h2>[vc_column_text]<\/p>\n

Vorbereitung ist alles. Mit dem Einlassmanagement vor dem Event zu beginnen ist deshalb unabdingbar.<\/p>\n

Je besser die Abl\u00e4ufe dabei sitzen, je passgenauer das Personal geschult und eingesetzt wird und je sinnvoller technische Hilfsmittel wie Barcode-Scanner, RFID-Chips und Eventmanagement-Softwares eingesetzt werden, desto reibungsloser l\u00e4uft der Einlass.<\/p>\n

Ein Gro\u00dfteil der Arbeit geschieht dabei im Voraus. Teilnehmerdaten f\u00fcr Kongresse sollten zum Beispiel schon im Zuge des Registrierungsprozesses bei der Anmeldung erfasst und dann zur Einlassplanung genutzt werden. Wer wei\u00df, wie viele G\u00e4ste kommen und wann sie eintreffen, kann seinen Empfang entsprechend organisieren.<\/span><\/p>\n

[\/vc_column_text][vc_btn title=”Teil 2 der Reihe: Einlassmanagement auf dem Event! ” style=”outline” shape=”square” color=”orange” size=”lg” align=”center” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” button_block=”true” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fblog.doo.net%2F2017%2F06%2F08%2Feinlassmanagement-auf-dem-event%2F||target:%20_blank|”][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Damit am Einlass alles glatt l\u00e4uft, braucht es ein gut organisiertes Einlassmanagement vor dem Event. Diese 8 Punkte m\u00fcssen Sie daf\u00fcr kennen! <\/p>\n","protected":false},"author":7,"featured_media":10102,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[34],"tags":[14,16],"class_list":["post-10116","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-eventmanagement","tag-event-management","tag-how-to"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10116","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/users\/7"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=10116"}],"version-history":[{"count":10,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10116\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":11284,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10116\/revisions\/11284"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/media\/10102"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=10116"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=10116"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=10116"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}