{"id":10111,"date":"2017-05-30T10:09:24","date_gmt":"2017-05-30T09:09:24","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.doo.net\/?p=10111"},"modified":"2018-05-11T12:52:09","modified_gmt":"2018-05-11T11:52:09","slug":"einlassmanagement","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/doo.net\/de\/knowhow\/2017\/05\/30\/einlassmanagement\/","title":{"rendered":"9 Tipps f\u00fcr ein Einlassmanagement, das jeden begeistert"},"content":{"rendered":"

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Wie wichtig bei einem Event ein gutes Einlassmanagement ist, haben Sie als Gast sicher bereits oft am eigenen Leib erfahren. Vor allem dann, wenn es irgendwo mal nicht so reibungslos lief und Sie bereits vor dem eigentlichen Programmstart genervt waren.<\/p>\n

Lange Wartezeiten, unangenehme Kontrollen, aufw\u00e4ndige Ticketchecks: Das sind echte No-Gos bei einer Veranstaltung. Zumal es doch so einfach ist, es besser zu machen.<\/p>\n

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Als Veranstalter k\u00f6nnen Sie aus Negativ-Erfahrungen zum Gl\u00fcck jede Menge lernen \u2013 und den Einlass f\u00fcr Ihr Event an vielen Stellen optimieren. Wie das geht und auf welche technischen M\u00f6glichkeiten Sie beim Einlassmanagement zur\u00fcckgreifen k\u00f6nnen? <\/span><\/p>\n

Wir erkl\u00e4ren es Ihnen anhand der folgenden 9 Tipps, die Ihnen vor, w\u00e4hrend und nach dem Event helfen.<\/span><\/p>\n

[\/vc_column_text][\/vc_column][vc_column width=”1\/2″][vc_single_image image=”10103″ img_size=”large” add_caption=”yes” alignment=”center” onclick=”img_link_large” img_link_target=”_blank” css=”.vc_custom_1496134399333{margin-bottom: 15px !important;margin-left: 15px !important;}”][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_separator]

1. Das Einlassmanagement auf die Besucherzahl abstimmen<\/h2>[vc_column_text]<\/p>\n

Wie immer im Leben gilt nat\u00fcrlich auch bei Ihrem Event: Vorbereitung ist alles.<\/p>\n

Eine der zentralen Fragen ist dabei die nach der Gr\u00f6\u00dfe des Events und folglich der Anzahl der erwarteten Teilnehmer. Daraus ergibt sich, wie viel Personal Sie vorhalten sollten und welche Anforderungen an einen z\u00fcgigen Ablauf beim Einlass gestellt werden. Eine Fachtagung mit 150 Teilnehmern ist einfacher zu handeln als eine Messe mit mehreren tausend Besuchern.<\/span><\/p>\n

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Am Ende gilt aber f\u00fcr beide: Lassen Sie Ihre Teilnehmer nicht unn\u00f6tig warten. Wer sich eine Stunde lang die Beine in den Bauch steht, bevor er reingelassen wird, verliert schon ganz am Anfang die Lust.<\/p>\n

Kalkulieren Sie deshalb lieber etwas gro\u00dfz\u00fcgiger \u2013 und sehen Sie einen Einlass mehr vor, als Sie eigentlich berechnet haben. Gerade zu Sto\u00dfzeiten wie etwa ganz kurz vor Veranstaltungsbeginn k\u00f6nnen Sie Besucherwellen somit ganz einfach abfedern. <\/span><\/p>\n

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2. Tickets auf die technischen Notwendigkeiten anpassen<\/h2>[vc_column_text]<\/p>\n

Dank zahlreicher technischer M\u00f6glichkeiten stellt ein z\u00fcgiges Einlassmanagement heutzutage keine H\u00fcrde mehr dar. Wichtig ist aber, dass Sie vorab Ihren Technikeinsatz planen \u2013 und das beginnt bereits bei den Eintrittskarten.<\/p>\n

Wollen Sie zum Beispiel auf eine m\u00f6glichst automatisierte G\u00e4steregistrierung setzen \u2013 egal ob \u00fcber Barcode-Scanner, RFID-Chips<\/a> oder Self-Service-Terminals \u2013 m\u00fcssen die Tickets auch daf\u00fcr geeignet sein. Um es simpel zu halten: Haben Sie auf Ihren Tickets keinen Barcode aufgedruckt, kann ihn Ihr Einlasspersonal auch nicht scannen.<\/span><\/p>\n

[\/vc_column_text][vc_single_image image=”9824″ img_size=”400×246″ add_caption=”yes” alignment=”center” onclick=”img_link_large” img_link_target=”_blank” css=”.vc_custom_1496138872442{margin: 30px !important;}”][vc_column_text] Gerade f\u00fcr Messen, auf denen neben dem Haupteinlass au\u00dfen auch noch jener innen zu Konferenzen, Workshops und Expertenrunden organisiert werden muss, bieten sich RFID-L\u00f6sungen an. Die Einlasskontrolle erfolgt mehr als doppelt so schnell wie beim eh schon recht schnellen Barcode-Scan<\/a>. Die Folge: Ihre G\u00e4ste nehmen das Kontroll-Prozedere bei weitem nicht so stark als Belastung wahr.<\/span> [\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

3. Zutrittsplanung auf die \u00f6rtlichen Verh\u00e4ltnisse abstimmen<\/h2>[vc_column_text] Bei aller Fokussierung auf die Gr\u00f6\u00dfe eines Events und die n\u00f6tige Technik werden mitunter ganz banale Dinge \u00fcbersehen \u2013 zum Beispiel die Frage, von wo G\u00e4ste so alles auf die Veranstaltung gelangen. In der Regel gibt es n\u00e4mlich nicht nur eine T\u00fcr, die ins Geb\u00e4ude f\u00fchrt. M\u00f6gliche Schlupfl\u00f6cher zu identifizieren geh\u00f6rt deshalb zu den Hausaufgaben eines jeden Veranstalters, die er vor dem Event zu erledigen hat.<\/span> [\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column width=”1\/2″][vc_column_text] Banal ist eigentlich auch die Frage, wie mit G\u00e4sten umgegangen wird, die das Veranstaltungsgel\u00e4nde kurz verlassen, aber wieder zur\u00fcckkommen wollen. Dennoch kommt es hier immer wieder zu Schwierigkeiten, die die Nerven der Teilnehmer strapazieren. <\/span> Deshalb: am besten von Anfang an eine Extra-Zutrittsm\u00f6glichkeit f\u00fcr bereits registrierte G\u00e4ste vorsehen. <\/span> [\/vc_column_text][\/vc_column][vc_column width=”1\/2″][vc_single_image image=”10102″ img_size=”large” add_caption=”yes” alignment=”center” onclick=”img_link_large” img_link_target=”_blank” css=”.vc_custom_1496135564471{margin-bottom: 15px !important;margin-left: 15px !important;}”][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_btn title=”How to \u2026 Das Einlassmanagement vor dem Event richtig vorbereiten” style=”outline” shape=”square” color=”orange” size=”lg” align=”center” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” button_block=”true” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fblog.doo.net%2F2017%2F06%2F01%2Feinlassmanagement-vor-dem-event%2F||target:%20_blank|” css=”.vc_custom_1496303582028{margin-top: 15px !important;}”]

4. W\u00e4hrend des Events Personal flexibel verteilen<\/h2>[vc_column_text]<\/p>\n

Wenn Ihr Personal geschult und der Einsatzplan erstellt ist, kann es auch endlich losgehen. Wichtig dabei: Ihr Plan ist nicht heilig, sondern muss an die aktuellen Gegebenheiten angepasst werden.<\/p>\n

Haben Sie mehrere Einl\u00e4sse, so werden Sie sicher am Anfang den Gro\u00dfteil Ihres Personals am Haupteingang postiert haben. Doch nicht immer folgen die Wege der Teilnehmer der von ihnen erdachten Theorie. Dann sollten Sie Ihr Personal entsprechend umverteilen.<\/span> [\/vc_column_text][vc_column_text]<\/p>\n

Denkbar ist etwa folgendes Szenario eines Kulturevents: Einlass A zeigt zu einer U-Bahn-Station hin, Einlass B zum Parkplatz der Location. An Einlass A m\u00fcssen vor allem zu den Ankunftszeiten der U-Bahnen gen\u00fcgend Mitarbeiter stehen, an Einlass B dann kurz vor Beginn des Events. Denn: Autofahrer kommen gern auf die letzte Minute \u2013 und wenn es schon auf dem Parkplatz Stau gab, sollte sich das nicht auch am Einlass wiederholen.<\/p>\n

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5. Mit Echtzeit-Statistiken den \u00dcberblick behalten<\/h2>[vc_column_text]<\/p>\n

Wie viele Teilnehmer haben sich auf Ihrer Konferenz bereits registriert, wie viele G\u00e4ste sind aktuell auf Ihrer Messe zugegen: Mit Echtzeit-Statistiken k\u00f6nnen Sie den \u00dcberblick \u00fcber Ihre Veranstaltung behalten.<\/p>\n

Spielend einfach funktioniert das mit einer Art ber\u00fchrungslosen Einlasskontrolle, wie sie mithilfe von RFID-Chips m\u00f6glich ist. Diese k\u00f6nnen in Wristbands oder Namensschilder integriert und von Terminals, wie sie unser Partner Chips at Work<\/a> anbietet, ausgelesen werden.<\/span> [\/vc_column_text][vc_column_text] Denkbar sind dar\u00fcber auch andere praktische Anwendungen. Wenn etwa das Namensschild oder das Band dem Teilnehmer bereits vorab zugesandt wurde, lassen sich auf diese Art VIPs oder Referenten identifizieren. Ihr Empfangsteam kann diese somit gezielt begr\u00fc\u00dfen, ohne dass sie sich am regul\u00e4ren Einlass anstellen m\u00fcssen.<\/span> [\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

6. Bereits den Einlass zum Event machen<\/h2>[vc_column_text] Nat\u00fcrlich lassen sich nicht immer Wartezeiten vermeiden. Gerade bei Tagungen ist es oft unerl\u00e4sslich, dass der Registrierungsprozess etwas umfangreicher ausf\u00e4llt \u2013 trotz eventuell vorab zugesandter Materialien und bereits erfolgter Abfrage von pers\u00f6nlichen Daten im Rahmen der Anmeldung.<\/span> [\/vc_column_text][vc_column_text]<\/p>\n

Eine L\u00f6sung, um erst gar keine Missstimmung unter den G\u00e4sten aufkommen zu lassen: Machen Sie einfach bereits den Einlass zum Erlebnis. Gestalten Sie den Empfangsbereich einladend, bieten Sie ein Begr\u00fc\u00dfungsgetr\u00e4nk an und sehen Sie Stehtische vor, an denen Ihre Teilnehmer bereits erste Kontakte kn\u00fcpfen k\u00f6nnen.<\/p>\n

[\/vc_column_text][vc_btn title=”How to \u2026 Mit perfektem Einlassmanagement auf dem Event punkten” style=”outline” shape=”square” color=”orange” size=”lg” align=”center” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” button_block=”true” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fblog.doo.net%2F2017%2F06%2F08%2Feinlassmanagement-auf-dem-event%2F||target:%20_blank|” css=”.vc_custom_1496914912463{margin-top: 15px !important;}”][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column]

7. W\u00e4hrend des Events Daten zu Besucherstr\u00f6men sammeln…<\/h2>[vc_column_text] Nach dem Event ist vor dem Event: Und so raten erfahrene Veranstaltungsplaner dringend an, w\u00e4hrend des Events flei\u00dfig Daten zum Einlassmanagement zu sammeln. Warum? Damit Ihre n\u00e4chste Veranstaltung noch besser wird.<\/span> [\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column width=”1\/2″][vc_column_text]<\/p>\n

Mit Eventmanagement-Softwares wie jener von doo<\/a> lassen sich jede Menge n\u00fctzliche Daten erfassen:<\/p>\n