Die Planung eines Events ist zeitaufwändig und mit Kosten verbunden. Umso wichtiger ist es deshalb, dass am Event-Tag alles rund läuft. Hier kommt das Onsite-Management ins Spiel, dem eine genauso große Bedeutung zugemessen werden sollte, wie der Planungsphase vor dem Event.
Am Event-Tag sind viele Faktoren zu berücksichtigen, damit alles nach Plan verläuft. Die folgenden 6 Tipps helfen dabei, dass am Tag der Veranstaltung alles glatt geht und das Event ein voller Erfolg wird.
Beim Onsite-Management dreht sich alles um die Vorbereitung der Event-Location am Tag der Veranstaltung. Der Onsite-Manager kümmert sich darum, dass die Event-Location den vorher festgelegten Vorgaben entspricht, dass alles an der richtigen Stelle aufgebaut wird, die Dekoration stimmt, die Security eingewiesen wird und auch der Einlass reibungslos funktioniert.
Daneben ist er für das Event-Personal verantwortlich. Er kümmert sich darum, dass genügend Servicekräfte vorhanden sind und diese bestens auf das Event vorbereitet sind. Des Weiteren koordiniert er das Personal, damit die Event-Teilnehmer ein optimales Event-Erlebnis erhalten.
Damit ein Event bei den Teilnehmern in bester Erinnerung bleibt bedarf es einer guten Vorbereitung. Denn am Event-Tag sollte nichts schiefgehen. Der Schlüssel liegt darin, Wartezeiten zu minimieren, das Programm klar zu kommunizieren und das Teilnehmer-Engagement möglichst hoch zu halten.
Die nachfolgenden 6 Tipps sollen dabei helfen, ein Event-Onsite-Erlebnis zu schaffen, das alle begeistert.
Eine Security beim Eingang stellt sicher, dass nur eingeladene Gäste bzw. Personen mit Eintrittskarte die Event-Location betreten können. Damit die Teilnehmer aber nicht in einer langen Schlange auf ihren Einlass warten müssen, sollte das Einlassmanagement optimiert sein.
Hierbei hilft es, wenn von den Teilnehmern bereits vorab während des Einladungsprozesses und der Registrierung die nötigen Daten abgefragt werden. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, um Print-Tickets zu vermeiden und den Einlass zu beschleunigen.
Hierunter fallen z. B. Ticket-Scanner, Badge-Drucker oder die biometrische Gesichtserkennung. So haben die Teilnehmer ihr Ticket ganz bequem auf ihrem Smartphone und dadurch auch schnell zur Hand.
Der Vorteil eines Online-Check-ins liegt darin, dass die Teilnehmerzahl am Tag des Events bereits vorab relativ genau ermittelt werden kann. Natürlich gibt es noch den ein oder anderen No-Show-Kandidaten, aber auch diese können in der Planung berücksichtigt werden. Anhand der dadurch im Voraus ermittelten Zahlen kann die Location-Ausstattung nochmals überprüft werden, damit auch ausreichend Tische, Stühle oder sonstige Event-Materialien, wie Programmhefte, Freebies etc. vorhanden sind.
Die meisten Menschen lieben es, etwas geschenkt zu bekommen. Ist es dann auch noch qualitativ hochwertig, schön designed und nützlich, ist die Freude doppelt so groß. Für einen guten Event-Start bieten sich deshalb leicht zu transportierende Beutel mit ansprechenden Merchandise-Produkten an.
Diese Freebies wirken sich von Anfang an positiv auf das Teilnehmer-Engagement aus und vermitteln den Teilnehmern einen ersten guten Eindruck vom Event. Bereits im Eingangsbereich können diese an die Teilnehmer verteilt werden.
Es ist wichtig, alle Mitarbeiter, die während des Events vor Ort arbeiten werden, mit ausreichend Informationen zum Event zu versorgen. Jeder sollte wissen, um was es bei dem Event geht. Wenn es sich um ein Unternehmens-Event handelt, sollten die Event-Mitarbeiter auch mit der Marke sowie den Produkten vertraut gemacht werden bzw. Auskunft geben können, wo die Event-Teilnehmer weiterführende Informationen erhalten.
Außerdem sollten sie die Location bestens kennen, um Teilnehmerfragen, wie nach den Toiletten oder nach bestimmten Vorführräumen, beantworten zu können. Des Weiteren sollten sie wissen, wo welche Programmpunkte stattfinden. Denn nur so kann das Event-Team Kompetenz und Professionalität ausstrahlen.
Diese Einarbeitung bzw. Einführung sollte außerdem rechtzeitig genug erfolgen, damit alle Informationen ohne Zeitdruck vermittelt werden können und es möglich ist, Rückfragen zu klären. Hilfreich und praktisch für die Event-Mitarbeiter ist es außerdem, ein Merkblatt mit allen häufig gestellten Fragen zu erstellen und ihnen dieses auszudrucken und auszuhändigen. So kann dort bei Bedarf nachgesehen werden.
In der Event-Planungsphase wurde fleißig über das bevorstehende Event berichtet und Informationen über das Datum, die Location und das Programm geteilt. Auch während des Events sollte man weiter auf Social Media aktiv sein und mittels Live-Posting von der Veranstaltung berichten.
Vor allem visuelle Medien, wie Fotos oder Videos, regen die Teilnehmer dazu an, die Beiträge zu kommentieren oder auch selbst etwas darüber zu posten. Event-Apps wirken sich ebenfalls positiv auf das Teilnehmer-Engagement aus. Die Event-Management-Software doo bietet beispielsweise gemeinsam mit der Event-App EventMobi den Vorteil, dass Teilnehmer einfacher miteinander interagieren und networken können. Außerdem lassen sich mit einer Event-App Live-Umfragen initiieren.
Sowohl Onsite-Manager, Event-Planer, als auch die Event-Mitarbeiter sollten gute Laune verbreiten und den Eindruck vermitteln, selbst Spaß an der Veranstaltung zu haben. Dies wirkt sich positiv auf die gesamte Stimmung eines Events aus, wodurch sich die Teilnehmer gleich noch mehr wohlfühlen.
Auch bei eventuell auftretenden Beschwerden ist es wichtig, immer freundlich und hilfsbereit auf die Teilnehmer einzugehen und ihnen das Gefühl zu geben, dass sie verstanden werden und man sich um das Problem kümmert.
Eigentlich wurde doch alles bis ins kleinste Detail geplant: Die Mitarbeiter hinsichtlich des Registrierungsvorgangs geschult, die neuste Technik verwendet und eine Online-Registrierung angeboten.
Erscheinen alle Teilnehmer aber plötzlich zur gleichen Zeit, kann es trotz umfangreicher Vorbereitungen manchmal längere Schlangen vor dem Eingangsbereich geben. Damit die Wartezeit nicht auf die Stimmung schlägt und die Teilnehmer nicht bereits genervt die Event-Location betreten, können folgende Aktionen helfen:
Event-Management-Softwares, wie doo, können beim Onsite-Management unterstützen. Neben dem Event-Marketing und dem Einladungsmanagement erleichtert das Programm auch die Online-Registrierung sowie den Check-In-Vorgang.
Für Onsite-Manager besonders interessant sind hierbei folgende Funktionen: Einlass via App, das Tracking der Anwesenden, der Ausdruck von Namensschildern sowie die Abstimmungs-, Feedback- und Networking-Funktionen.
Melanie Krug ist Digital Marketing Manager und bei doo unter anderem verantwortlich für die Lead-Generierung und die spannenden Contents, die Event-Verantwortliche bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Dafür identifiziert sie die Trends und Tipps der Event-Branche.