How to … Einlassmanagement – Der erste Eindruck zählt

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OnSite-Management ist eine Wissenschaft für sich. Veranstalter wollen die volle Transparenz über ihre Teilnehmer und ein hohes Maß an Sicherheit. Die Teilnehmer hingegen wollen möglichst schnell und einfach das Veranstaltungsgelände betreten. Wir verraten Ihnen wie Sie beide Bedürfnisse miteinander vereinen, warum ein guter Start in das Event so wichtig ist und wie Sie mit ein paar einfachen Hilfsmitteln Ihr Einlassmanagement optimieren können.

Was Sie bei der Einlasskontrolle unbedingt vermeiden sollten

 

Ein Paradebeispiel dafür, wie man zwar die Sicherheit beim Einlass erhöht, jedoch dabei die Interessen der Gäste aus den Augen verliert, zeigte jüngst das Live Nation Festival. Zusätzlich zu Metalldetektoren und Taschendurchsuchungen wurden dort Sicherheitsfirmen zur Unterstützung engagiert, die Absperrzäune erhöht und strengere polizeiliche Maßnahmen angeordnet. Jeder Teilnehmer muss bereits am Eingang diese Kontrolltortur über sich ergehen lassen. Was eher nach Flughafen-Security-Check oder Quarantäne klingt, wird für die Teilnehmer zur Farce.

Mit Hilfe von “Airport-Style Fast Entry Lanes” bemüht man sich aber dennoch den Einlassprozess effizient zu gestalten. Solch hohe Sicherheitsmaßnahmen sind sicherlich bei Großveranstaltungen nicht fehl am Platz, trotzdem gibt es viele gute Gründe sowie einige Mittel und Wege das Einlassmanagement kundenfreundlicher zu gestalten.

Warum gutes Einlassmanagement so wichtig ist

 

Schnellere Prozesse

Jeder kennt es: Ist der Start erst einmal verschlafen, zieht sich diese Verzögerung durch den restlichen Prozess. Gewinnen Sie kostbare Zeit durch effizientes OnSite-Management, indem Sie den Einlass optimieren. Je schneller Ihre Teilnehmer die Location betreten umso eher können Sie Personal vom Eingang abziehen und für andere Aufgaben einsetzen. Außerdem gewinnen Sie Zeit und können sich (besser) auf nachfolgende Veranstaltungspunkte konzentrieren. Sparen Sie kostbare Energie, denn schließlich ist der Einlass erst der Anfang Ihres Events.

Geringere Durchlaufzeiten

In der Industrie strebt jeder Unternehmer nach der kürzesten Durchlaufzeit für seine Produktion. Warum also nicht auch in der Veranstaltungsbranche? Die Durchlaufzeit ist nach weitläufiger Definition die Zeitspanne, die von Beginn der Bearbeitung bis zur Fertigstellung eines Vorgangs benötigt wird. Dabei ist es wichtig nicht nur die “Bearbeitungszeit” zu betrachten sondern auch die “Rüstzeit” und die “Liegezeit”. Wie lange dauern also die Vorbereitungen zum Einlass? Wie lange die Durchführung? Und wie hoch sind die Wartezeiten? Nur die gleichzeitige Optimierung aller Komponenten wird Ihre Durchlaufzeit am Einlass nachhaltig reduzieren.

Positive Erfahrung für die Besucher

Niemand liebt es, in der Schlange zu stehen. Bedenken Sie, dass der Hauptindikator für Erfolg in der Zufriedenheit der Gäste liegt. Sorgen Sie also dafür, dass Ihre Gäste sich schon ab dem Zeitpunkt wohl fühlen, an dem Sie Ihre Veranstaltung betreten. Gehen Sie sogar noch einen Schritt weiter und machen Sie den Einlass selbst zum Event. Nutzen Sie die neuesten Technologien, wie zum Beispiel E-Tickets, RFID oder Wristbands und begeistern Sie Ihre Gäste damit, wie einfach und schnell der Einlass von Statten geht.

Positives Feedback für den Veranstalter

Wenn Sie eine Event Management Software wie doo benutzen, die Teilnehmerkommunikation und Social-Media-Integration beinhaltet, dann können Sie Ihre Teilnehmer ohne großen Aufwand in Promotoren verwandeln. Zufriedene Gäste werden ihre positiven Erfahrungen weitererzählen und Ihnen somit neue Gäste bescheren. Alles was Sie dafür tun müssen ist eine Wohlfühlatmosphäre zu erschaffen und ihnen das Verbreiten von Informationen zu erleichtern. Fügen Sie Ihrer Homepage Sharing Buttons für Social Media hinzu, bloggen Sie über das Event oder posten Sie live auf der Veranstaltungsseite sowie in den Sozialen Netzwerken. Interagieren Sie mit Ihren Gästen off- und online bereits von Beginn an!

Vier einfache Hilfsmittel für perfektes Einlassmanagement

 

Nachdem Sie nun wissen, warum ein gutes Einlassmanagement so wichtig für den Start in die Veranstaltung ist, bleibt nur noch die Frage offen, wie man es umsetzen soll. Egal ob Rock-Festival oder Ärztekongress, im Folgenden verraten wir Ihnen unsere vier Geheimtipps für eine moderne und schnelle Abwicklung des Einlasses.

Line Managemenet

Stimmen Sie die Anzahl Ihrer Stationen zum Scannen der Tickets immer mit Ihrer Teilnehmerzahl ab. Planen Sie generell mit mehr Check-In-Gates als notwendig. Unsere Eventprofis empfehlen im Allgemeinen einen Check-in auf 100 Menschen.

Zusätzlich ist es sinnvoll mehrere Einlassorte über die Location verteilt zu installieren. Indem Sie zwei oder drei Gates haben, werden die Warteschlangen und -zeiten auf ein überschaubares Maß reduziert. Wichtig ist nur, dass vor Ort genügend Platz zur Verfügung steht.

Außerdem hilft es, Gäste bereits vorab (z.B. via Social Media) mit Informationen zu versorgen und über den Einlassprozess aufzuklären. Aber auch während des Einlasses schätzen es Ihre Gäste, wenn Sie immer über die restliche Wartezeit informiert sind. Lassen Sie sie nicht im ungewissen, denn gut geschulte Teilnehmer sind oftmals schon die halbe Miete.

Software

Werden Sie “Tech-y”: Event Management Software ist extrem hilfreich, wenn es darum geht den Arbeitsaufwand im Ticketing und der Eventerstellung sowie -registrierung zu minimieren. Die meisten Tools erlauben es Ihnen bestehende Teilnehmerlisten hochzuladen und automatische Einladungen und Newsletter zu verschicken. Damit ist der wesentliche Teil des Teilnehmermanagements auch schon abgedeckt.

Wenn Sie doo nutzen, bieten wir Ihnen zusätzlich eine smarte Lösung für die Abwicklung Ihrer Gäste vor Ort. Alle E-Tickets Ihrer Teilnehmer inkl. QR-Code lassen sich während des Einlasses einfach und digital mit jeder herkömmlichen Scan-App auslesen. Automatisch werden alle Informationen dann an Ihr Online-Profil weitergeleitet. In Echtzeit können Sie somit verfolgen, wie viele Teilnehmer bereits anwesend sind. Auch nach der Veranstaltung könnnen Sie online das Nutzerverhalten, Ihre Kampagnen und Kanäle analysieren. Eventmanagement ist heutzutage so einfach wie nie – ganz ohne analoge Gästeliste und manuelles Abhaken!

RFID

Gehen Sie noch einen Schritt weiter und kombinieren Sie die RFID-Technologie zur berühungslosen Identifizierung mit Wristbands oder Namensschildern. Diese enthalten einen integrierten Chip, auf dem sämtliche Ticketinformationen gespeichert sind. Beim Betreten der Event Location werden diese Daten automatisch und drahtlos ausgelesen. Dazu dienen mobile Lesegeräte, welche einfach am Eingang stationiert werden. Mit Hilfe von RFID-Technologie kann die Einlasskontrolle 2,5-mal schneller als ein Barcode-Scan durchgeführt werden. Bei mehr als 500 Teilnehmern entsteht somit ein Kostenvorteil von bis zu 500€ pro Tag. Zusätzlich kann RFID auch zum bargeldlosen Bezahlen oder zur Authentifizierung eingesetzt werden, und somit die Veranstaltungen zusätzlich aufwerten.

Zusammen mit unserem Partner Chips at Work bieten wir benutzerfreundliche und komfortable RFID-Lösungen für rasante Registrierung und Einlasskontrollen im Vorbeigehen. Die Teilnehmer erhalten bereits vorab das RFID Device zugeschickt, wodurch sie am Tag der Veranstaltung nur noch die Scanner passieren müssen und automatisch erfasst werden. So einfach geht das – keine Warteschlange, kein Personal und kein Betrug.

Mehr Personal

Bestimmen Sie einen Ansprechpartner für Probleme. Diese Person sollte immer direkt am Schalter vor Ort sein. Jeder Gast, der ein Problem hat wie falsch geschriebene Namen auf dem Ticket oder fehlende RSVPs, kann ohne Umstände an diesen Troubleshooter heran treten und individuelle Hilfe erfragen. Seien Sie stets präsent und hilfsbereit. Dadurch eliminieren Sie potentiellen Stau an anderen Stationen und ersticken etwaige Problemfelder schon im Keim.

Indem Sie einen Kundenservice-Schalter nahe dem Ticket-Schalter positionieren, rationalisieren sie ihren Check-in-Prozess. Aber Vorsicht: Lassen Sie Ihren Gästen beim Einlass auch genügend Freiraum. Ein guter Kundenservice ist hilfsbereit aber unauffällig!

Fazit

 

Halten Sie die Warteschlangen auf Ihrer nächsten Veranstaltung unter Kontrolle, indem Sie diese Tipps bei der Planung berücksichtigen. Wenn Sie gut vorbereitet sind, ausreichend Einlass-Gates installiert und Ihren Check-In-Prozess optimiert haben, dann werden Ihre Gäste glücklich und zufrieden in das Event starten. Bald schon twittern sie dann darüber, wie schnell die Warteschlange voran geht und nicht mehr darüber, wie lange sie warten mussten.

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