Mit E-Tickets den Einlass intelligent managen

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Die Fragen “Wer hat noch nicht bezahlt?”, “Wer von den Teilnehmern ist überhaupt anwesend?” oder “Wie viele Personen befinden sich auf dem Veranstaltungsgelände?” haben sich schon viele Organisatoren bei Veranstaltungen gestellt. Dabei lassen sich doch in Verbindung mit QR-kodierten E-Tickets effiziente Lösungen finden, die das Einlassmanagement wesentlich vereinfachen. Unsere Eventprofis erklären welche Vorteile elektronische Tickets für Veranstalter und Teilnehmer bieten sowie wie man sie in Kombination mit einer Event Management Software effizient einsetzt.

Ohne E-Tickets wird der Einlass zur Tortur

Gerade bei größeren Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmerzahl nicht mehr so ohne Weiteres überblickt werden kann, steht man als Veranstalter vor gewissen Herausforderungen. Bisweilen handhaben viele Veranstalter es so, die angemeldeten Personen in analogen Teilnehmerlisten zu erfassen, auf denen der Besucher beim Einlass mühsam gesucht, hoffentlich gefunden und anschließend abgehakt wird. Die Folge sind meterlange Schlangen am Eingang und eine ungeduldige Meute. Wenn beim Einlass dann in der mehrseitigen Teilnehmerliste verzweifelt um- und wieder zurückgeblättert wird, wenn die alphabetische Reihenfolge von Namen Probleme bereitet oder man ganz auf der Teilnehmerliste vergessen wurde, dann ist der Gast schon vor dem eigentlichen Event bedient und unzufrieden.

Die Anzahl, wie viele Personen dann tatsächlich die Schwelle zum besagten Event überschritten haben, verliert man als Veranstalter nun völlig aus dem Blick. Unter´m Strich bleibt: Ein solches Einlassmanagement wird seinem Namen nicht gerecht, ist zeitaufwendig, personalintensiv und für den Besucher garantiert nicht vergnügungssteuerpflichtig. Spätestens an dieser Stelle sollte jedem Eventmanager klar werden, dass es Zeit für eine elektronische Lösung ist.

Vorteile für den Veranstalter

Elektronische Tickets mit QR-Codes sind hierfür die beste Alternative – und zwar sowohl für den Veranstalter als auch die Teilnehmer. Vor allem die Eventmanager profitieren von höherer Planbarkeit und Sicherheit:

  • Es wird sicher gestellt, dass Tickets auf keine Weise vervielfältigt werden können. Jedes QR-kodierte Ticket verliert nach erstmaligem Scannen seine Gültigkeit. Eine andere Form der Entwertung entfällt.
  • Man behält stets den Überblick darüber, wie viele Teilnehmer sich am Veranstaltungsort befinden und welche Personen anwesend sind. Dies bietet zudem weitere Vorteile bei der Ex-Post-Evaluation der Veranstaltung. Dazu werden ganz einfach automatische Listen in Excel oder als PDF generiert bzw. sind online einsehbar.
  • Aufwand, Personal und Kosten werden gespart, dadurch dass eine einzelne Person mit einem einfachen Smartphone Scanner genügt, um den Einlass zu organisieren (oder gar ein vollautomatischer Scanner, ähnlich wie an einem Flughafen).

Vorteile für den Teilnehmer

Auch der Teilnehmer profitiert gleich mehrfach von E-Tickets. Für ihn stehen vor allem die Usability und Zufriedenheit im Vordergrund:

  • Wartezeiten werden erheblich verringert und lange Schlangen eliminiert.
  • Ein reibungsfreier, sicherer und schneller Eintritt am Veranstaltungsort wird garantiert.
  • Tickets können bequem auf dem Smartphone gespeichert werden und müssen nicht als Ausdruck vorliegen.
  • E-Tickets sind jederzeit und überall abrufbar.

Ohne Event Management Software keine E-Tickets

Wer jetzt nun all diese Vorteile nutzen und E-Tickets für seine Veranstaltung integrieren will, der kommt an einer geeigneten Management Software nicht vorbei. Anbieter wie doo helfen dabei, die Hürden bei der Event-Erstellung zu minimieren und Teilnehmer elektronisch zu managen. Dazu zählt auch der automatische Versand von elektronischen Tickets per Mail.

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Jedes dieser E-Tickets enthält neben den persönlichen Angaben des Teilnehmers und Veranstaltungsinformationen eine elektronisch auslesbare Einheit – meistens in Form eines QR-Codes. Dieser Code kann dann mit jeder handelsüblichen kostenfreien Scan-App (Unsere Eventprofis empfehlen Scanbot) ausgelesen werden. Automatisch wird der entsprechende Gast in der digitalen Teilnehmerliste als anwesend markiert. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass bei Veranstaltungen mit einer Größenordnung von bis zu 500 Teilnehmern das Einlassmanagement  je nach verfügbaren Personal vom Veranstalter selber abgewickelt werden kann. Bei Events wie Messen oder Konferenzen, die darüber hinaus gehen, sollte ein Drittanbieter für das OnSite Management herangezogen werden, um den Einlass möglichst schnell und effizient zu steuern.

Als Online Event Management Software stellt doo deshalb neben der gängigen Abwicklung via E-Tickets zusätzlich eine Partnerlösung bereit für ein reibungsloses Einlassmanagement bei Großveranstaltungen.

Fazit

Zusammen mit der Möglichkeiten zur Online-Anmeldung sowie Online-Bezahlung bieten E-Tickets ein Rundumpaket für Eventplaner, die somit das gesamte Einlassmanagement kostengünstig und effizient auslagern können. Alles in allem ergibt das ein professionelles Einlasssystem, das für die zeitgerechte Planung und Durchführung eines Events nicht fehlen darf und Ihren Teilnehmern einen zufriedenen Start in das Event ermöglicht.