How To … Storno – bei der Eventstornierung nicht im Regen stehen

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Location gebucht, Catering organisiert, die Band eingeflogen, das Programm steht, der Bühnenbauer baut die Bühne – und dann? Stornierung, Stornierung, Stornierung. Der Alptraum für jeden Veranstalter: Trotz vieler verkaufter Tickets hat der Eventorganisator de facto keine Planungssicherheit. Der wirtschaftliche Schaden kann bis zum Totalschaden reichen.

Stornierung als Damoklesschwert über jeder Veranstaltung

Der oben beschriebene Fall von reihenweisen Absagen vor einer Veranstaltung ist das Horrorszenario für jeden Eventplaner. Insbesondere der wirtschaftliche Schaden kann immens sein, weil dem Veranstalter aus seinen Vertragspflichten mit Dritten hohe Kosten enstehen, denen plötzlich keine Erlöse mehr gegenüberstehen.

Die Gründe für eine Stornierung sind vielfältig

Die Gründe, warum man als Teilnehmer einem Event fern bleibt, mögen dennoch nachvollziehbar sein. Mal ist es der oft vergessene Hochzeitstag (oder war es doch der Geburtstag? – Egal, ich brauche jetzt dringend einen Blumenlieferservice), der erdrückende Workload auf der Arbeit oder ein grippaler Infekt, der regelmäßig ganze Kohorten von Teilnehmern niederstreckt.

Man hat das Gefühl, je spontaner die Absage stattfindet, desto triftigere Gründe (respektive fadenscheinigere Ausreden) werden ins Felde geführt. In Deutschland lebten vermutlich fünf Millionen Menschen weniger, wenn all die Schwiegermütter tatsächlich gestorben wären, wegen deren vermeintlicher Beerdigungen diverse Veranstaltungen abgesagt wurden. Vielleicht mag es ein Trost sein, dass sich das im Laufe der Jahrtausende wohl auch nicht geändert hat:

Die Menschen sind alle so geartet, dass sie lieber eine Lüge als eine Absage hören wollen. (Cicero)

Storno muss dennoch möglich sein

Grundsätzlich ist es aber keine Frage wert, ob man als Veranstalter die Möglichkeit zum Stornieren anbietet. Ein gutes Teilnehmermanagement setzt dies voraus und auch die Kundenzufriedenheit profitiert davon. Wichtig ist nur, wie man den Stornierungsprozess gestaltet:

  • Auf etwaige Stornierungskosten muss bei der Eventbuchung hingewiesen werden – am besten in den AGBs, um rechtlich abgesichert zu sein.
  • Stornierungskosten sind als Bearbeitungsgebühr zu verstehen und sollen etwa den finanziellen Aufwand, der mit der Stornierung verbunden ist, decken.
  • Es bietet sich an, die Höhe der Stornierungskosten ansteigen zu lassen, je kurzfristiger die Absage erfolgt.
  • Halten sich die Stornierungen in Grenzen und war die Veranstaltung ohnehin ein großer Erfolg, kann man hinterher immer noch auf die Storno-Gebühr verzichten.
  • Auch der Veranstalter sollte sich über die Rückabwicklung seines Events Gedanken machen. Ob wegen schlechten Wetters oder der Absage des Hauptredners – mögliche Risiken sind vielfältig.

Gute Veranstaltungssoftware sollte Stornierungen integrieren und automatisieren

Es ist also eine Frage des “Wie” und nicht des “Ob”. Veranstalter, denen die Bedürfnisse ihrer Kunden am Herzen liegen, setzen deshalb aktiv auf eine Veranstaltungssoftware mit integrierten sowie automatisierten Stornoprozess. Ihre Gäste und deren Schwiegermütter werden es Ihnen danken!